檔案工作者信息素養與檔案管理范式的轉變

羅梓元

一、當前檔案管理范式的發展和轉變

檔案管理工作具有強烈的時代特征，不同的歷史時代決定著檔案管理的內容和方式。縱觀我國檔案管理發展的歷史，先后經歷了檔案史料管理、檔案實體管理、檔案信息管理和檔案知識管理四種管理范式。

目前，傳統的手工操作方式正在向自動化方式轉變，多種現代信息技術尤其是計算機技術應用到檔案管理工作之中，伴隨而生的大量電子文件逐步成為檔案信息的主要傳播形態，信息技術轉化成為提升檔案管理效率最直接的要素；以網絡為基礎的檔案信息平臺初步建立，數字檔案館成為信息管理新的組織單位和功能單元。檔案信息管理打破了原有的全宗、年代、機構和專題、專案等界限，追求更大范圍信息的收集、儲存和輸出，信息資源共享將成為現實。而我國的檔案管理正處于由檔案實體管理向檔案信息管理、知識管理的過渡階段，檔案管理的理念、模式、方法還沒有重大突破，這就要求檔案工作者對此要有清醒認識，調整自己的思維定勢和價值取向，在原有的基礎上作進一步深入研究，以全面推進和實現從傳統的檔案史料管理范式、實體管理范式向信息管理范式、知識管理范式的轉變。而對此產生直接影響的關鍵因素之一的，是檔案工作者的素養，尤其是信息素養。

二、現代檔案工作者信息素養的主要內容和特征

所謂“信息素養”（Information Literacy）即“信息文化”，也譯為“信息素質”，信息素養概念通常包含三個層次：意識層面、知識層面和技術層面。在檔案管理領域，信息素養包含了以下幾個方面的內容特征：

（一）信息觀念素養

信息觀念在信息素養中居于先導地位，關系到檔案人員對檔案工作信息的接受和理解，指檔案人員對信息的初步認識以及在檔案工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。

（二）信息意識素養

1、信息資源意識

信息資源是一種可以再生的資源，信息資源不僅可以提高人類開發利用物質和能量資源的效率，而且可以推動人類經濟與社會的持續發展。培養檔案工作者的信息資源意識，可以使檔案工作者在觀念上重視對信息資源的管理和開發利用，并在檔案管理工作中，運用資源管理理論、知識管理理論和信息技術手段，實施對檔案信息資源的科學管理與有效開發利用。

2、信息環境意識與信息倫理意識

人類所處的生存與發展環境除了自然生態環境以外，還有一個信息環境。檔案工作者，應該對所處的信息環境狀況有一個較為清醒的認識，具備科學正確的檔案信息倫理觀念，從而達到預防與治理的效果，保證我國檔案工作運行的正常秩序。

3、信息安全與信息產權意識

社會活動各個領域的競爭歸根到底是信息與信息力的競爭。強化檔案工作者的信息安全意識可以幫助他們形成科學的信息產權意識，有效解決檔案管理中可能出現的各種知識產權保護問題。

4、信息交流與信息管理意識

檔案工作者是否具有較強的信息交流參與意識，不僅影響著其與他人的融洽程度，而且還決定著其信息能力的高低，并對檔案工作的社會化發展和檔案部門的形象宣傳產生影響。

（三）信息能力素養

1、運用信息工具的能力

這是信息時代必須放在首要位置的一種能力，檔案人員要掌握計算機理論知識和運用技能，熟練使用各種現代信息工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

2、檔案信息的獲取能力

長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館（室） 所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

3、檔案信息的鑒定、評估能力

把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作者的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估信息的能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

4、檔案信息的加工、提煉能力

信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求，這就要求提高檔案工作者對檔案信息的加工、提煉能力。

5、檔案信息的交流、傳播能力

檔案工作者的信息交流能力不僅包括傳統的文字和口頭表達能力，還需具備在互聯網上進行交流的各種能力，如應用外語與國外同行交流的能力以及應用各種相關的現代技術信息的能力等。

三、培養和提高現代檔案工作者的信息素養

（一）制定明確的培養目標

培養目標既是培養現代檔案工作者信息素養的出發點，也是檔案人才信息素養的評價標準。培養目標至少應包括以下五個方面：一是高效獲取檔案信息；二是正確處置檔案信息；三是創造性開發利用檔案信息；四是自主創新式學習信息知識；五是信息行為高尚規范。

（二）創建良好的培養環境

檔案人才信息素養的培養是一項創新性很強的工作，需要各種環境的協調配合。一是要營造先進的思想認識環境；二是要創造良好的軟硬件環境；三是要完善和落實規章制度，良好的制度環境是檔案人員信息素養培訓的有效保證。

（三）突出信息技能的教育和訓練

檔案人員信息素養的培養，關鍵在于提高其信息技能。一是進一步掌握網絡技術，善于借助網絡掌握檔案工作的時事動態信息，利用網絡掌握數據庫的寶貴資源，提高檔案工作效率；二是掌握基本的軟件操作，并爭取在工作實踐中能夠發揮其最大效能。

（四）加強交流，促進合作

檔案工作者應充分利用一切機會，積極聽取關于信息專業的各種新技術、新進展、新動態報告和專題講座，參加相關的研討會和經驗交流會，擴大視野，把握整個信息學科和信息業發展的脈博，而不僅是把目光局限在檔案專業內部。通過舉辦形式多樣的學習班、研討班，研究解決檔案信息化建設過程中遇到的問題，從而有效地推動檔案信息化事業的發展。

能否發揮檔案文化資源服務于政治、經濟、社會建設的作用，固然與檔案工作的體制改革、經費投入、科學管理及社會支持等因素有關，但在很大程度上還取決于檔案人員素質的高低，尤其在信息技術對檔案管理作用不斷增強的今天，在檔案管理方式轉型時期，檔案人員的信息素養顯得更為重要。因此，必須大力培養和提高檔案人員信息素養，促進檔案信息的開發利用。