如何提高基層單位人事檔案管理水平

龔鋼

人事檔案是機關、社會團體和企事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映個人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考利用的文件材料。人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在選人用人、人才流動、職稱評聘、工資調整、參加社會保險等方面起著依據作用。加強人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，對于開發人才資源，加強人才隊伍建設，促進各項事業和工作的順利開展有著不可低估的作用和意義。

改革開放以來，隨著多種所有制經濟組織的出現和人才流動的頻繁，也發展了由人才流動服務中心管理人事檔案等新型的社會化管理方式。但在許多機關、社會團體和國有企事業單位仍保持著單位管理人事檔案的傳統模式。由于長期以來傳統觀念的影響，加之人事檔案的保密性與封閉性，各類基層單位在人事檔案管理工作方面，容易滿足于固有的模式和思路，思想不夠解放，創新不夠力度，導致存在著一些落后的狀況和亟待加以解決的問題。

一、目前基層單位人事檔案管理水平落后的表現

1.人事檔案內容比較陳舊，利用效率不高。人事檔案袋里多是一些程式化的填表材料，缺乏個性特征。人事檔案是個人綜合信息的一個縮影，應該能反映人才全面、真實、立體的情況。然而，目前的人事檔案大多數材料只能反映一個人的姓名、出生時間、學歷、畢業學校及專業、政治面貌、工作經歷、工資變動等基本情況。機關、事業單位雖然年年都有年度考核材料，但多是千篇一律的套話、空話，內容較為貧乏，真實客觀的評價剖析材料少。缺乏反映個人性格特征、職業傾向、愛好專長、創造發明、學術研究、技術成果、管理才能、道德誠信等方面的內容。

2. 人事檔案歸檔整理不及時，案卷質量不高。很多基層單位由于人手緊張，業務不精，對于人事檔案的鑒定整理和裝訂編目工作往往依靠臨時從外面聘請檔案整理人員進行突擊整理。這樣就造成了逐年補充進去的人事檔案材料要在檔案袋中堆積散放相當一段時間，不及時整理補卷裝訂編目，容易散失。由不熟悉本單位業務和人員狀況的臨時工突擊整理立卷，無法促進和保證人事檔案材料形成和歸檔過程中的書寫規范、手續完備、去偽存真、完整齊全這樣的案卷質量。同時，也使本單位檔案管理員對自己的管理對象和管理業務更加生疏，自身的人事檔案管理水平難以提高。

3.人員配備上不夠重視，專業素質不高。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選合適的人員。主要表現在基層機關用人還是傾向于政治條件而忽視專業素質，而在有些基層企事業單位用人又會很隨意的安排照顧病弱對象，缺少配備專業知識豐富、專業素質較高的專職檔案管理人才。造成基層單位負責人事檔案管理工作的人員通常都是“半路出家”，而且還要兼任其他工作，這樣人事檔案管理就未必是他的工作重心，兼職檔案管理員沒時間熟悉人事檔案業務，學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識，更沒有時間去研究探討人事檔案管理的理論和創新，工作難免只能流于應付事務。還有些基層單位內部人員輪崗頻繁，管理人員不穩定。熟悉人事檔案業務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。

4. 硬件設備跟不上發展，管理手段也相應滯后。許多基層單位沒有相應的專門庫房，人事檔案就隨管理人員鎖放在日常的辦公場所文件柜中，沒有先進有效的防火、防盜、防濕、防蟲的措施和設備。許多基層單位人事檔案的管理手段還較為原始粗放，以傳統介質、手工勞動為主，重復性勞動較多。雖然有的部門已開發推行了人事檔案管理軟件，但這些軟件也僅僅是滿足于檔案目錄管理等，上下級之間、各部門之間的人事檔案信息無法實現有效、便捷地共享，影響檔案管理工作效率的提高。

5.人事檔案的開發利用程度不高，服務意識不強。人事檔案利用工作大多處于被動服務狀態，等待領導及有關部門需要來查閱和提供，缺乏主動精神，利用材料很大程度上局限于人事、勞資、紀檢部門需要查閱的黨團材料、簡歷、工資等方面，而真正滿足專業和業務需要進行發現人才、選拔人才、推薦人才，為人才資源的開發利用服務的作用沒有充分發揮起來。

二、如何提高基層單位人事檔案管理水平

1.強化檔案意識，建立健全工作機制。首先，應該加強對各級領導的宣傳力度，明確法律責任，真正樹立起檔案意識，加強對人事檔案管理工作的領導，完善人事檔案工作機制，建立完善的檔案管理制度體系，使基層單位人事檔案管理有法可依，有章可循，逐步走向科學化、制度化的軌道。其次，還應該加強對廣大干部職工人事檔案意識和知識的宣傳，既要破除人們對人事檔案的神秘感，又要糾正人事檔案棄檔無所謂的錯誤認識，使干部職工認識到在當前改革開放的新時期，人事檔案在人才開發、人才推薦、人才流動中的重要的作用，自覺關心維護人事檔案的完整和安全。讓干部職工能夠了解到更多的關于人事檔案管理的政策文件、規章制度，自覺遵守有關人事檔案管理制度。

2.努力提高檔案管理人員的專業素質。對于基層單位而言，在選配人事檔案管理人員時，要有一個德才選拔標準的要求，要挑選既在政治素質和道德品德上作風正派、遵紀守法，能保守秘密、愛崗敬業、樂于奉獻，又要有一定的檔案專業基礎知識人員從事人事檔案管理工作。同時要關心和支持檔案管理人員開展工作，對兼職管理人員要在工作時間上給予保證。在工作上要多關心，在政治上要多關懷。在加強政治思想教育外，還要積極為他們提供培訓和學習機會。對于人事檔案管理工作人員來講，要能做到干一行愛一行鉆一行，加強自身業務的鉆研學習，提高自身專業素質和管理水平，解決自身“半路出家”、專業性不強的問題。對于上級業務主管部門應定期舉辦相關的專業知識培訓班，組織人事檔案管理人員學習最新的有關政策文件，熟悉人事檔案管理各項規定和制度，了解業務知識，交流工作經驗和心得，促進各基層單位檔案管理人員的理論水平和業務能力的提高，以適應新形勢發展的要求。

3.充實人事檔案內容，提升其利用價值。加強人事檔案內容建設，充實人事檔案內容，擺脫千篇一律，探索個性化特色，結合個人信用檔案，提高綜合服務和利用價值，這也是當前人事檔案工作中需要探索和重視的問題。在原有規定的人事檔案材料歸檔要求和范圍基礎上，增加增強反映個人的政治素質、品德作風、情操修養，反映個人的智力性格、身體素質、專業特長、創造發明、學術成果和業務能力等方面的材料內容。如經過人才測評機構測試的評價結論等。不僅應歸檔在本單位形成的材料，還應注意收集本人在社會上的活動表現材料。同時，當今社會對于個人征信系統在社會經濟生活日益顯現其重要性。如果將人事檔案與個人信用檔案有機結合起來，及時通過與相關部門的信息關聯，收集個人信用記錄入檔，聯合征信，資源共享，達到能夠更全面、更立體、更科學的考察一個人，那么人事檔案的價值將得到更加充分的體現，全社會也將對人事檔案工作予以更高度的重視。

4..利用現代化管理手段，提高檔案管理工作效率。社會不斷進步，人事檔案管理工作也要與時俱進，實現科學發展。要改變陳舊落后的管理方式和手段，逐步實現人事檔案管理的科學化、現代化。要創造條件建立必要的專用庫房，增添自動消防設備和溫濕度控制設備，改善人事檔案保管環境，延長人事檔案保存使用壽命；逐步擺脫傳統的繁瑣勞動，創造優質、高效的工作條件，利用縮微攝影、復印掃描設備，建立數字檔案和多媒體檔案。檔案管理專業科研部門要在不斷學習掌握現代檔案管理理論的基礎上，開發研制適用于基層單位的實用便捷的人事檔案管理軟件，對人事檔案實行動態化管理和維護，大大提高檔案管理工作的效率，快速準確地為人才開發、人才推薦和經濟建設服務。

5.加強對基層單位人事檔案工作的督查指導。上級主管部門和檔案業務部門要加強對人事檔案工作的指導，切實把它列入議事日程，擺上重要位置，經常到基層一線去指導檢查人事檔案管理人員的工作，根據其工作實績及時提出表揚、批評與建議，反饋群眾的意見和要求。組織部門和檔案業務部門應該互相合作，因地制宜地對人事檔案管理人員加強培訓，采取“走出去、請進來”的方式，組織他們到人事檔案管理先進的基層單位參觀學習，采取集中授課、座談交流、一對一輔導等方式，定期解剖“麻雀”，手把手地進行傳、幫、帶，幫助他們提高業務水平。endprint