淺談職業(yè)技術院校的教學檔案管理

郭桂玲

教學檔案是指在教學管理和教學實踐過程中形成的具有保存價值的各種不同載體的文件材料。教學檔案是職業(yè)院校檔案的重要組成部分，是檔案工作的主體、核心和重點。科學、系統(tǒng)、規(guī)范的教學檔案，真實地記載著教學工作的內容、方法、途徑和效果，是衡量教學工作管理水平和教學質量的重要標尺，是指導教學工作、改進教學方法、促進教學交流、提高教學質量的重要信息資源，同時也是事后查證、研究和處理教學問題的依據(jù)。尤其是在職業(yè)技術教育各級各類教育教學評估中，教學檔案是支撐整個評估指標體系的主要佐證材料，起著無可替代的憑證作用。如何根據(jù)教學規(guī)律和教學工作需要，結合職業(yè)技術教育自身的特點，探索行之有效的教學檔案管理方法，對于教學管理工作以及檔案管理工作都具有十分重要的意義。

一、教學檔案的收集

教學檔案的收集工作是教學檔案管理工作的前提和基礎。沒有及時、準確、完整的材料收集，教學檔案管理就成了無源之水，無本之木。做好收集工作，一是要建立健全檔案管理的規(guī)章制度，明確各級管理人員的工作職責，明確教學檔案的收集范圍，明確檔案材料的級別與類別；二是要加強教學檔案重要性的宣傳，提高全員檔案意識，使教學檔案的積累、利用成為師生的自覺行為；三是要加強各方面的溝通，保證收集渠道的暢通；四是要遵循教學檔案的自然形成規(guī)律，做到廣泛收集和重點收集相結合，定期收集和日常收集相結合，集中收集和查漏補缺相結合，確保收集的材料系統(tǒng)、準確、齊全。例如，在按照教學檔案歸檔范圍廣泛收集的同時，要重視對體現(xiàn)教學特色的名師教學材料、體現(xiàn)辦學特色的實習實訓材料、重要教學影像材料、多媒體教學材料等進行重點收集；在每學期末進行定期收集的同時，要重視在日常教學管理過程中專項工作結束時，如新生登記、教學檢查評比、教學改革等材料及時進行收集；在教學檔案利用、移交時，及時發(fā)現(xiàn)缺漏，補齊材料。

二、教學檔案的整理

教學檔案整理就是通過分類、組合、排列、編號、編目等工作程序，以“件”為單位，將處于雜亂無章的材料進行條理化、系統(tǒng)化，組成有序體系的過程。它是教學檔案管理各工作環(huán)節(jié)中的重點。教學檔案整理工作不僅是一項復雜細致的工作，同時也是一項專業(yè)性較強的工作。做好這項工作，一方面要對本校的教學主旨、教學管理制度、教學組織過程、教學活動流程等情況有全面、清晰、準確的認識和把握，了解其形成規(guī)律，清楚其產生過程，明白各材料之間的有機聯(lián)系，明確歸檔范圍，從而確保教學檔案材料能夠客觀真實地反映教學管理和教學活動的全過程，反映教學管理水平和教學質量；另一方面要熟練掌握教學檔案的整理標準和質量要求，確保教學檔案的系統(tǒng)性、準確性、真實性和完整性。例如，教學文件材料如何分類、案卷標題如何擬寫、卷內文件如何排序、文件材料的質量要求等。教學文件材料只有經過了嚴謹、規(guī)范、細心的整理，才能為教學管理提供高質量的服務。

三、教學檔案的管理方式與利用

1.分級管理和分類管理相結合，是目前職業(yè)技術院校教學檔案管理采用的普遍方式。

分級管理，就是根據(jù)行政管理層次的劃分，在綜合檔案室統(tǒng)一管理的情況下，在教務處設立教學檔案管理部門，對教學檔案實行校、處兩級管理。綜合檔案室制定相應的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的立卷歸檔原則、歸檔要求、歸檔范圍、保管期限及歸檔流程等做出明確的規(guī)定。凡是在教學管理和教學實踐過程中形成的對工作有永久或長期保存價值的文件材料，由文件形成單位立卷整理后，定期向綜合檔案室移交。綜合檔案室集中統(tǒng)一、分門別類進行保管和利用。凡是教務處及各專業(yè)系（部）在教學管理和教學實踐中形成的對教務處、各專業(yè)系（部）工作有保存價值的文件材料，由教務處集中統(tǒng)一保管和利用。分類管理，就是根據(jù)檔案管理對象的特點，將教學檔案分門別類進行管理，一般分為以下幾類：一是綜合管理類，主要包括上級主管教育部門下發(fā)的指導性、指令性文件，教育教學工作規(guī)劃、總結，教學質量評估材料，規(guī)章制度，會議記錄，統(tǒng)計報表等；二是學科與實驗室建設類，主要包括專業(yè)設置、學科及專業(yè)建設論證審定材料，實驗室、實習實訓場建設材料等；三是招生與就業(yè)類，主要包括招生計劃、總結，新生錄取材料及新生名冊，畢業(yè)生就業(yè)去向統(tǒng)計、就業(yè)總結，畢業(yè)生質量跟蹤調查和信息反饋材料等；四是學生學籍類，主要包括在校生花名冊、學籍變更材料、學生成績總冊、學生獎懲材料等；五是課堂教學與實踐教學類，主要包括各專業(yè)教學大綱、教學計劃，各級各類教育教學評比、競賽材料，實驗、實習計劃、總結等；六是教材建設，主要包括自編、主編的教材及教學參考書、實習指導書、習題集等。從教務處教學檔案管理看，主要是各專業(yè)學期授課計劃、教學工作進程安排、課程安排、教師任課安排、教案、評教評學材料，教師工作量登記、試卷及分析等。處級教學檔案可不分類，按條目進行管理。

采用分級管理與分類管理相結合的管理模式，不僅有利于教學檔案的利用，而且緩解了案卷數(shù)量增加對檔案庫房的壓力，優(yōu)化了檔案的室藏內容。

2.網(wǎng)絡化信息服務管理，是職業(yè)技術院校教學檔案管理的發(fā)展方向。

隨著人們對檔案利用需求的不斷增加，以及信息技術和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展和應用，以服務為目的的網(wǎng)絡化信息服務教學檔案管理模式，已勢在必行。比如，檔案管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的建立，不僅提高了工作效率，節(jié)約了人力物力，同時，也建立起了網(wǎng)絡服務平臺，拓寬了教學檔案的服務渠道，提高了教學檔案的利用廣度、深度和利用效率。管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，給檔案管理者提出了更高的思想要求、檔案業(yè)務能力要求、掌握利用信息技術和網(wǎng)絡知識的要求。

總之，在職業(yè)技術院校教學管理工作中，教學檔案發(fā)揮著舉足輕重的作用。積極促進教學檔案管理的制度化、科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，使教學檔案更有效地服務于職業(yè)技術教育，是檔案管理者的職責。