加強(qiáng)行政村檔案管理的有益嘗試

劉正義+史芬霞

村級(jí)檔案是行政村黨組織、村委會(huì)及群團(tuán)組織、村集體組織在其工作中直接形成的，對(duì)國家、集體、社會(huì)和群眾具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是農(nóng)村政治、經(jīng)濟(jì)及其他各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的真實(shí)記錄和反映。對(duì)行政村而言，盡管自制自發(fā)的文書檔案不多，但一些集體經(jīng)濟(jì)合同、土地承包、轉(zhuǎn)租合同及村莊規(guī)劃建設(shè)、宅基地審批、基層黨建、社會(huì)治安等直接涉及到群眾利益的文書檔案資料還是比較多的，抓好行政村檔案的管理，對(duì)全面推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)具有十分重要的作用。

為進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)村黨風(fēng)廉政建設(shè)，規(guī)范行政村檔案管理，元氏縣結(jié)合上級(jí)有關(guān)政策在全縣積極推行“村檔縣代管”管理模式，即將行政村的檔案由縣檔案館集中統(tǒng)一代管，有效促進(jìn)了村級(jí)檔案的規(guī)范管理，為推進(jìn)基層政權(quán)黨風(fēng)廉政建設(shè)、排解矛盾糾紛、促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮了重要作用。

一、行政村檔案管理的現(xiàn)狀及管理路徑分析

從行政村檔案管理的現(xiàn)狀來看，由于各級(jí)對(duì)檔案管理重視不夠、經(jīng)費(fèi)不足、專業(yè)人員少等原因，導(dǎo)致農(nóng)村檔案管理不到位，極易出現(xiàn)村級(jí)檔案丟失、缺損等現(xiàn)象。甚至有相當(dāng)部分村就沒有檔案管理意識(shí)，更沒有安排檔案管理人員，檔案資料往往隨著村干部和當(dāng)事人的變換而丟失。同時(shí)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理在檔案室建設(shè)、設(shè)備配置、人員素質(zhì)、管理制度等方面也存在較大差距，如果在每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)再建一定規(guī)模的行政村檔案室，則在資金投入、人員配置等方面，也是一項(xiàng)數(shù)額不小的投入。

鑒于以上情況，為避免村級(jí)檔案丟失、缺損，更好地維護(hù)群眾的合法權(quán)益，促進(jìn)農(nóng)村干部廉潔自律，維護(hù)農(nóng)村穩(wěn)定；同時(shí)，為節(jié)約投入，提高管理的集約化水平，元氏縣緊緊圍繞 “關(guān)注民生、服務(wù)基層”的職責(zé)要求，在石家莊市“村檔鄉(xiāng)代管”政策的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持開拓創(chuàng)新，科學(xué)謀劃，將“村檔鄉(xiāng)代管”政策進(jìn)一步發(fā)展為“村檔縣代管”政策，充分利用縣檔案館的場地、設(shè)備、人員，對(duì)行政村檔案進(jìn)行規(guī)范管理，利用較少的投入，盡可能地提高了行政村檔案的管理水平。

二、“村檔縣代管”制度的主要內(nèi)容

在“村檔縣代管”工作中，元氏縣建立了三項(xiàng)基本制度。一是行政村檔案“村所有、縣代管”制度。行政村檔案的所有權(quán)歸本村所有，由縣檔案館設(shè)立專門的檔案庫房為各行政村代管檔案，縣檔案館負(fù)責(zé)行政村檔案的保管及進(jìn)行數(shù)字化處理等工作。二是按時(shí)移交制度。規(guī)定各村每年5月底以前，將整理好的前一年檔案移交縣檔案館代管，或交由檔案館代為整理后進(jìn)館代管。三是依法查閱利用制度。村委會(huì)及村委會(huì)以上的單位利用檔案，憑單位介紹信及村委會(huì)介紹信，經(jīng)檔案局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案館人員提供查閱，閱檔后介紹信留檔案館保存；本行政村村民利用檔案，需持本人身份證和村委會(huì)介紹信，經(jīng)檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；執(zhí)法、執(zhí)紀(jì)部門調(diào)閱檔案，需持單位介紹信，方可到檔案館辦理有關(guān)查閱利用手續(xù)。查檔人員需在指定地方等候，不得進(jìn)入檔案庫；查閱檔案時(shí)，查閱者提供情況后，由管理人員操作查閱，任何人不得私自翻閱摘要檔案；給查閱者出具的證明、復(fù)印件，由檔案館簽字蓋章后生效。

三、在推進(jìn)“村檔縣代管”制度中的主要做法

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)力推進(jìn)，確保工作扎實(shí)開展

實(shí)行“村檔縣代管”是一項(xiàng)開拓性、創(chuàng)新性較強(qiáng)的工作，工作的難度、量度也都比較強(qiáng)，單靠檔案部門一家難以抓到位、抓出成效。為切實(shí)將此項(xiàng)工作抓出成效，元氏縣相繼出臺(tái)了《元氏縣政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)檔案局〈關(guān)于行政村檔案管理實(shí)施意見〉的通知》、《縣紀(jì)委、縣監(jiān)察局、縣檔案局關(guān)于實(shí)行村檔縣代管制度的通知》等文件，明確提出了由縣紀(jì)委牽頭，檔案局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)具體承辦，有關(guān)部門配合，集各方之力，推動(dòng)這項(xiàng)工作的扎實(shí)開展。

2、完善制度，強(qiáng)化督導(dǎo)，確保工作規(guī)范有序。

除了嚴(yán)格執(zhí)行上述的三項(xiàng)基本制度外，元氏縣檔案局還依據(jù)有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)制定了行政村檔案收集、分類、保管、保密、利用等各項(xiàng)制度，進(jìn)一步規(guī)范了“村檔縣代管”工作。在推進(jìn)工作過程中，縣檔案局還結(jié)合縣紀(jì)委及縣委、政府兩個(gè)督查室，加強(qiáng)了對(duì)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)推進(jìn)工作情況的督導(dǎo)、調(diào)度，形成了工作合力，促進(jìn)了工作的有序開展。

3、強(qiáng)化服務(wù)，規(guī)范整理，確保檔案的質(zhì)量和查閱方便

縣檔案館開辟了行政村檔案專門庫房存放行政村檔案，并配備密集架、微機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)及各類檔案保管設(shè)施。在檔案的整理上，檔案館抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干深入各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；對(duì)自身不具備整理能力的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村，則把檔案移交至縣檔案館，由檔案館人員幫助整理。在檔案用品的使用上，由檔案館把關(guān)使用合乎規(guī)范的檔案用品，確保了檔案整理的質(zhì)量；對(duì)整理好的檔案由檔案館專業(yè)管理人員按照《國家檔案局第8號(hào)令》的規(guī)定，進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔、數(shù)字化等，紙質(zhì)文件裝盒存入檔案館農(nóng)村檔案代管專庫。

四、元氏縣“村檔縣代管”舉措實(shí)施一年多來，已初顯效果：

第一，在投入方面，節(jié)約了投資，實(shí)現(xiàn)了集約化建設(shè)。“村檔鄉(xiāng)代管”需要各鄉(xiāng)鎮(zhèn)建檔案室、配置檔案用品及微機(jī)、配備專業(yè)管理人員等，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)投資至少10萬元，而將各村檔案由縣檔案館統(tǒng)一集中存放管理，比各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分散存放管理，在庫房建設(shè)、人員配置、設(shè)備購置等各方面都減少了投資數(shù)量，僅此一項(xiàng)全縣可節(jié)約150余萬元，在人、財(cái)、物各方面實(shí)現(xiàn)了集約化建設(shè)。

第二，在管理的水平方面，提高了管理的質(zhì)量。進(jìn)行檔案管理是縣檔案館工作人員的本職工作，縣檔案館與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室相比無論在管理人員的政治覺悟和業(yè)務(wù)素質(zhì)及穩(wěn)定性、館庫的硬件建設(shè)等方面，還是在管理制度的建設(shè)方面，都有明顯的優(yōu)勢，因此對(duì)行政村檔案的接收、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都保證了能夠按照相關(guān)規(guī)定規(guī)范操作，提高了檔案管理的質(zhì)量和水平，有利于行政村檔案的安全保管和科學(xué)有效利用。

第三，在對(duì)基層政權(quán)建設(shè)的作用方面，有力促進(jìn)了農(nóng)村黨風(fēng)廉政建設(shè)、矛盾糾紛化解及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，這也是“村檔縣代管”對(duì)基層建設(shè)帶來的最重要的作用。實(shí)行“村檔縣代管”制度，將行政村檔案及時(shí)移交存入縣檔案館，并在檔案管理、移交及查閱、利用等方面嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)制度。首先，杜絕了因?yàn)橹饕I(lǐng)導(dǎo)和工作人員的變更，而發(fā)生隨意藏匿、丟棄、涂改檔案資料的現(xiàn)象，確保了檔案資料的如實(shí)、長久保存及隨時(shí)查閱利用。其次，將檔案及時(shí)移交入縣檔案館長期保管，這一政策本身對(duì)基層干部和各項(xiàng)重大活動(dòng)的當(dāng)事人也是一種警示和約束，從制度上督促和警示當(dāng)事人規(guī)范操作，堅(jiān)持依法、依規(guī)、公正運(yùn)作，增強(qiáng)了農(nóng)村干部的自律意識(shí)，有效預(yù)防了違紀(jì)違法事件的發(fā)生。再次，由于檔案保管規(guī)范有序，便于以后查閱利用，既能為有關(guān)部門、村集體和村民查閱檔案提供便利，又為維護(hù)群眾和集體的合法權(quán)益提供有效依據(jù)，特別是為信訪辦理、案件查處、群眾糾紛處理等工作提供了檔案依據(jù)，促進(jìn)了基層社會(huì)穩(wěn)定及和諧鄉(xiāng)村的建設(shè)。去年以來，縣檔案館協(xié)助縣紀(jì)委對(duì)11個(gè)村的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了審查；幫助村集體和基層群眾查閱土地承包、宅基地、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)協(xié)議等檔案資料100余件，促進(jìn)了30余起矛盾糾紛的解決。

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