高校財務窗口高效服務模式探索

裴華　黃顯官

【摘 要】 隨著高校辦學規模的擴大，多校區辦學的情形非常普遍，于是因財務事項激增而帶給財務人員的壓力隨之增大，報賬人浪費大量的時間和精力去處理賬務，領導對于頻繁零星的審批簽字也很反感，為此迫切需要探索一種方便高效的財務窗口服務模式，根據代理制的原理，設置專職賬務核算員代為處理、實施財務單證封閉式運行。

【關鍵詞】 高校財務； 窗口服務； 高效

中圖分類號：F812.2 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）18-0100-02

隨著高校辦學規模的擴大，隨之而來的財務事項也相應增長，眾多的教職員工、學生及外單位人員（以下簡稱為報賬人）通過財務窗口辦理各項事務，包括政策咨詢、賬務及個人信息查詢、報賬（包括借支、報銷、沖賬等）、現金繳存和領取、索取相關憑證和報表等，面對數量巨大的服務對象和紛繁復雜的服務內容，財務窗口該如何高效地應對呢？

一、目前窗口報賬模式存在的弊端分析

為了應對大量增長的財務事項，許多高校為此均作了有益的嘗試，主要有如下三種較為常見的模式：開辦多個寬敞的財務報賬大廳，安排盡可能多的財務人員進行前臺服務；使用自動排號機，自覺維持秩序但每天的人數總量有人為限制；進行網上分類預約，讓雙方均準備充分且時點較為確定，但也進行了人數總量限制，盡管這些方式能夠起到一定的作用，但更多的是從方便財務人員的角度為出發點，為報賬人利益考慮的較少。

上述財務窗口業務處理模式，面對參與其中的各方主體，均有不滿情緒。

一是財務人員：在報賬人的注目下緊張地處理業務，神經處于一種高度緊張狀態，工作量大、心理壓力大，容易出現疲勞和差錯；與報賬人直接接觸，容易出現沖突；大量現金收支，容易出現差錯。

二是報賬人：不熟悉賬務處理流程，容易出現錯誤；很多時間浪費在找領導審批簽字的環節上，在多校區辦公的情況下尤其顯得特別費時費力（需要審批簽字的環節多、不容易在自己空閑的時點找到繁忙的審簽人）；在財務窗口報賬時，等待時間過長，甚至有時得跑上好幾趟（每天財務窗口限制人數上限以及需要多次補充完善資料等原因所致）；現金收支時，容易出現遺失和差錯。

三是審簽人：當審簽人被報賬人當面糾纏、求情時，許多事拉不下人情面只有違背制度違心同意；面對似是而非的事項時，缺乏財務參考意見，難免會出現錯誤；總是被零星不斷的報賬人審簽請求所打攪，不利于工作的開展。

一般情況下，報賬人需要自行找領導審批簽字，在這種操作方式下，還存在以下兩點較為嚴重的隱患和風險：一是原始單證被涂改、更換、加塞、抽留等；二是仿冒領導簽字。

二、高校財務窗口高效服務模式的構建

（一）引入代理制原理

為了減少窗口等待人數，可以借用代理制度的原理，采用一人代為多人代理處理事務，借用該思路可以作如下設計：各院（系）指定1—2名賬務核算員專職辦理本院（系）所有人的賬務，減少眾多人員大量的重復勞動，提高辦事效率。該名賬務核算員需要經過財務部門的集中培訓（最好是有財務學歷或者財務工作經歷的），掌握高校財務基本知識及本校財務內容及其運行特點、熟悉財務事項流程、把握初審單證內容及要求，其工作職責可以簡單概括為：

1.對本院（系）需要報銷的人員進行財務單證填報指導。許多教職員工專心于教學和科研之中，很難抽出時間去學習財務知識，因此在處理賬務時就顯得很吃力，此時就需要身邊有專業人員進行指導，而賬務核算員正好可以派上用場，指導他們正確填寫單證、準備必備的材料等。

2.初審財務單證。經過培訓的賬務核算員實際上成為了財務部門向前延伸服務的站點，他們可以應用已掌握的財務知識對報銷單證進行初審，對于不合格的，就地及時處理，避免上交財務部門后退回所造成的時間浪費。

3.建立流水賬務。為了達到部門賬務清晰、有據可查的目的，賬務核算員需要按照財務部門的統一要求建立格式統一、規范的流水賬，便于查詢和統計。

4.交存或分發現金。部門涉及到現金交存或者分發時，賬務核算員可以進行集零為整統一辦理，避免分散、零星情形下的差錯。

5.與其他部門核算員交換單證，完成本部門領導簽字后交給下一簽字部門或者直接提交財務部門。許多的報銷事項需要多部門間的簽字，為避免報銷人找人困難的窘境，凡是出現這種情況時，一律由部門核算員之間進行單證交換，接收部門完成本部門簽字后按流程交給下一簽字部門或者財務部門。

6.在逐步進行院（系）成本核算的趨勢下，進行院（系）成本核算。加強高校的成本核算，實施“收入—成本—利潤—個人所得”的核算模式是高校發展的必然要求，這是一種促進節約、提升效益的必由之路，為此賬務核算員就需要建立部門的收入—成本賬目，為全面、準確核算奠定基礎。

（二）弱化前臺處理，強化后臺處理

為了減少與眾多報賬人面對面造成的等待與被等待壓力，建議弱化前臺處理，強化后臺處理，該方案的核心內容就是盡量減少前臺的業務量，將更多的業務轉變為后臺處理，財務前臺的形式審核和后臺的實質處理有機結合，這樣對于財務人員和報賬人員均有好處。

（三）實施財務單證內部封閉運行簽字

為了進一步節省報賬人的時間和精力，各部門領導簽字完結的單證交由財務部門進行封閉運行處理，即部門賬務核算員將初審合格的單證交到財務窗口，窗口財務人員進行要素和形式的完整性審核，收下審核通過的單證，不滿足條件的退回補充和完善。財務部門將初審合格單證簽署財務意見后，分批批量分送至相應的校級領導審批簽字，待校領導簽字完畢后返回財務部門，其中領導簽署“同意”的部分留由財務部門進行賬務處理；領導簽署“不同意”或者需要補充資料的，則退回相應部門的核算員，待完善后重新報審。

實施財務單證內部封閉運行可以實現下述更為優化的目的。

1.為報賬人節省時間和精力，便于領導批量處理。校級領導面對需要審批簽字的財務單證量十分巨大，而他們的事務也最為繁忙，報銷人很難順利地找到領導，耗費大量的時間和精力；而作為領導來說，被報賬人頻繁地打攪，也很頭疼，而一旦采用了上述單證內部封閉運行的話，則可以解除雙方的煩惱。

2.防止單證丟失。個人辦理簽字的過程中，如果沒有得到及時的處理，在多校區、多點來回奔忙中，很容易丟失單證，一旦丟失，將會引來更大的麻煩，而單證封閉運行則可以避免該缺點。

3.防止產生單證被涂改、更換、加塞、抽留和冒名簽字。根據高校已經被查處的多例典型案例可以看到單證被涂改、更換、加塞、抽留和冒名簽字等犯罪行為，主要原因就是單證在報賬人手里停留時間過長導致自行處理的空間較大、簽字程序有空子可鉆等，所以有必要將原始單證予以隔離，切割掉報賬人弄虛作假的機會。

4.領導可以有充分的時間聽取財務審核意見，進一步減少差錯和誤解。有時候，領導面對報賬人不合規的單證和業務，本不該同意的，但是在面對求情、虛假掩飾、狡辯的情形下，違心地給予了放行；有時候，面對政策界限不明了的時候，本該聽取財務審核意見，但由于報賬人的催促，一些違規的事項在時間緊迫的情況下就此逃過了應有的監督，而采取上述措施之后，就可以有效地避免不利情形的產生。

（四）減少現金流轉，逐步實現無現金報賬

關于資金支付的處理，財務部門對單證齊全、審批簽字手續完整的單證進行賬務處理后，需要進行資金結算的，按照這樣的原則處理：銀行轉賬部分，按照報賬人提供的賬號直接轉賬；現金部分，由財務部門開具現金支票到銀行，由銀行按照財務部門提供的清單轉入個人公務卡（其中屬于部門經費的，則轉入部門賬務核算員的銀行卡）。

現金的收入則由經辦人或者部門核算員統一繳存到單位賬戶，盡量減少現金往來。面對諸如集中收取學雜費的情況，一般聯系開戶銀行上門服務，由銀行直接代收現金或者轉賬。

（五）強化財務內部管理，樹立高效的服務理念

實施上述方案后，財務窗口前臺賬務處理功能將被弱化，窗口服務內容將會簡化為以政策咨詢、信息查詢、資料索取等為主，盡管如此，我們仍然需要將精干的人員派到前臺服務，派到前臺處理業務人員需要滿足以下條件：對業務熟悉、全面掌握財務政策、辦事利索、具有親和力、具備應急處置能力等。

實施該方案后，財務人員擺脫了辦事者現場的直接督促，不再有現場的壓力和緊張的氛圍，但我們不能因此拖延處理業務，相反應當強化財務內控制度，強調對各環節限時處理的硬性要求，決不能拖延。

上述服務模式在應對多個校區辦學的問題上更具優勢，它無需投入大量的資金建設報賬大廳，只需設置相應的票據收集點即可，收集后及時送回財務總部處理，這樣就節省了大量的人力和物力。

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