論如何靈活運(yùn)用期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬

摘要：隨著ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃）的推動(dòng)與發(fā)展，財(cái)務(wù)管理做為核心組成模塊，在企業(yè)現(xiàn)代化管理起到關(guān)鍵作用。本文針對(duì)電算化結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中普遍存在的正確率低、靈活性欠缺等亟待解決的若干問(wèn)題，結(jié)合我院實(shí)際教學(xué)情況，在定義公式、選擇類(lèi)型以及查漏補(bǔ)錯(cuò)等方面提出部分改進(jìn)意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：靈活性 定義公式 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬

為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體的目標(biāo)，會(huì)計(jì)軟件的嫻熟運(yùn)用成了未來(lái)財(cái)務(wù)電算化發(fā)展的大勢(shì)所趨。我們學(xué)院在初級(jí)、中級(jí)電算化人才培養(yǎng)過(guò)程中，曾經(jīng)就用友及金碟等多個(gè)品牌會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行授課與考證。學(xué)生們?cè)诓僮鞒跏荚O(shè)置、日常處理、期末報(bào)表等基礎(chǔ)功能環(huán)節(jié)中無(wú)阻礙，但在期末結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中普遍出現(xiàn)靈活度不夠的情況，重復(fù)結(jié)轉(zhuǎn)、遺漏、錯(cuò)轉(zhuǎn)、結(jié)轉(zhuǎn)出不金額狀況頻發(fā)，再次突顯靈活運(yùn)用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，提高會(huì)計(jì)電算化效率的重要性。

會(huì)計(jì)軟件操作中，通過(guò)日常憑證錄入及外部接口傳輸?shù)榷鄻觼?lái)源將產(chǎn)生了大量原始數(shù)據(jù)，期末進(jìn)行轉(zhuǎn)賬時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)如果采用手工結(jié)轉(zhuǎn)的方式，不僅工作量巨大，而且原始的查找賬簿，并從中提取的方法已經(jīng)完成不適用。特別是費(fèi)用分配、分?jǐn)偂⒔Y(jié)轉(zhuǎn)，成本結(jié)算，工資及稅金計(jì)提等這些多種類(lèi)別的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，除了有規(guī)律的周期性出現(xiàn)，還具有每期的摘要、憑證類(lèi)別、借貸科目、金額來(lái)源與定義公式可以固定設(shè)置的特點(diǎn)，這促使我們財(cái)會(huì)人員要熟練掌握軟件提供給我們的期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能，并且能靈活操控。運(yùn)用預(yù)先設(shè)置轉(zhuǎn)賬憑證，定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證內(nèi)容并自動(dòng)生成，將重復(fù)的工作單一化，極大減輕勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，還能產(chǎn)生防錯(cuò)堵漏的效果。

成功定義一個(gè)正確完整的轉(zhuǎn)賬憑證是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的基礎(chǔ)，在用友U8中往往我們采取了多種定義的方式，向?qū)健⒆远x、對(duì)應(yīng)式等。其中向?qū)阶詣?dòng)轉(zhuǎn)賬是由軟件自行設(shè)置好憑證格式，系統(tǒng)能引導(dǎo)用戶(hù)自動(dòng)完成，操作非常簡(jiǎn)單，需要用戶(hù)設(shè)置的僅有憑證類(lèi)別與轉(zhuǎn)出科目等基本項(xiàng)目，所以生成的類(lèi)別也僅局限于損益結(jié)轉(zhuǎn)與匯率調(diào)整等。自定義結(jié)轉(zhuǎn)由于它的用戶(hù)設(shè)置內(nèi)容包含轉(zhuǎn)賬序號(hào)、憑證類(lèi)型、轉(zhuǎn)賬類(lèi)型、摘要、科目代碼、借貸方向、金額計(jì)算公式等，涵蓋憑證內(nèi)容各各方面，而且又能區(qū)分日常轉(zhuǎn)賬與期末轉(zhuǎn)賬，所以運(yùn)用范圍非常之廣，幾乎包攬了所有類(lèi)別轉(zhuǎn)賬憑證。雖然這種自動(dòng)化結(jié)轉(zhuǎn)具有事半功倍的效果，但是在設(shè)置過(guò)程中有一定難度，憑證方向、科目、類(lèi)型除了滿(mǎn)足借貸記賬法“有借必有貸，借貸必相等”等規(guī)則外，公式設(shè)置的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性更是重中之重。

計(jì)提壞賬準(zhǔn)備公式定義就具有典型代表性，它既要考慮按照實(shí)行備抵法下，年末應(yīng)收賬款余額提取比例，又要考慮事先已經(jīng)提取的壞賬準(zhǔn)備基數(shù)。設(shè)置公式中除了包括取數(shù)公式、比率及運(yùn)算公式，相關(guān)科目與方向正確也缺一不可。所以我們?cè)谲浖僮鳌翱傎~--期末--轉(zhuǎn)賬--自定義公式”菜單，定義取數(shù)函數(shù)如下：QMJ（1131，月）×5‰—QMD（1141，月）。QM代表的是期末，J代表借方，D代表貸方，1131與1141分別是應(yīng)收賬款與壞賬準(zhǔn)備一級(jí)科目代碼。公式表達(dá)意思很明確，用應(yīng)收賬款的本月（一般計(jì)提在年底）期末借方余額的千分之五的比例減去壞賬準(zhǔn)備本月期末貸方余額，實(shí)際是被減數(shù)代表的是本年按備抵法中應(yīng)收賬款余額比例計(jì)算的需要計(jì)提的準(zhǔn)備額，減數(shù)代表本年內(nèi)到目前為止壞賬準(zhǔn)備的剩余留存，二者之差就是還需要計(jì)提的數(shù)量。

函數(shù)所在的轉(zhuǎn)賬分錄若有輔助核算，則必須定義了具體的輔助項(xiàng)。借貸科目的公式即可以都采用相同公式定義，也可以事先設(shè)置好一個(gè)方向，另一個(gè)方向選擇函數(shù)CE（），即取借貸差額來(lái)實(shí)現(xiàn)借貸平衡。比率值也可以使用0.005常數(shù)，為檢驗(yàn)正確與否，還可以試編后修改。這種自動(dòng)設(shè)置方式通過(guò)簡(jiǎn)單的字母代替了方向，直接的科目代碼利于賬簿中取數(shù)，計(jì)算公式的延續(xù)，省略了人工計(jì)算的繁瑣與失誤。無(wú)形之中提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)獲取與處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，提高會(huì)計(jì)核算的水平與質(zhì)量，同時(shí)也減輕財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)強(qiáng)度。

實(shí)際操作中學(xué)生由于對(duì)自動(dòng)定義程序不熟悉，操控靈活度下降。出現(xiàn)公式設(shè)置錯(cuò)誤提示，生成不了金額，甚至重復(fù)表內(nèi)取數(shù)，同一張憑證反復(fù)生成幾張的情況，要想避免諸如此類(lèi)現(xiàn)象，教學(xué)中要從以下幾個(gè)方面入手查缺補(bǔ)漏：一是要在期末結(jié)轉(zhuǎn)前將以前輸入的憑證全部記賬，賬簿形成余額，便于公式取數(shù)，比如期間損益、制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)；二是在每次定義生成轉(zhuǎn)賬憑證后，就及時(shí)將其審核記賬，避免余額仍然存在的現(xiàn)象，也避免了重復(fù)結(jié)轉(zhuǎn)的情況，比如匯兌損益；三是要依從會(huì)計(jì)核算步驟，轉(zhuǎn)賬憑證也有先后次序，有些憑證主要依賴(lài)于別的轉(zhuǎn)賬憑證產(chǎn)生的結(jié)果，例如計(jì)提壞賬、調(diào)整匯率生成記賬后，才能結(jié)轉(zhuǎn)損益，完成稅收及分配之后，才可以結(jié)轉(zhuǎn)到末分配利潤(rùn)。四是要善于輕車(chē)簡(jiǎn)從，類(lèi)似結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)時(shí)，與其定義雙方公式=QM（3131，借或貸），還遠(yuǎn)不如設(shè)置對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)來(lái)得更加便捷，憑證內(nèi)容均不用過(guò)多選擇與設(shè)計(jì)，只需要設(shè)定轉(zhuǎn)出與轉(zhuǎn)入雙方科目，實(shí)現(xiàn)完整性自動(dòng)余額結(jié)轉(zhuǎn)。

自動(dòng)轉(zhuǎn)賬在會(huì)計(jì)憑證填制過(guò)程中雖然具有一勞永逸的特點(diǎn)，但它的定義的確有一定的難度與技巧，授課中特別要針對(duì)不同類(lèi)別結(jié)轉(zhuǎn)，注重對(duì)學(xué)生分析能力培養(yǎng)及靈活性的操作的訓(xùn)練，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性，完成后續(xù)報(bào)表工作。近幾年來(lái)，通過(guò)階段性教學(xué)，學(xué)生們逐漸掌握期末自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的內(nèi)涵與特點(diǎn)，在省、市會(huì)計(jì)電算化技能競(jìng)賽及會(huì)計(jì)三科上機(jī)聯(lián)考中都取得較好的成績(jī)。

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