基于儀器設(shè)備的實(shí)物管理環(huán)節(jié)淺談固定資產(chǎn)管理

張淑華　趙麗娜

摘要：儀器設(shè)備的實(shí)物管理是固定資產(chǎn)管理的重要組成部分，但也是整個(gè)固定資產(chǎn)管理中的薄弱環(huán)節(jié)。本文通過對(duì)目前科研事業(yè)單位實(shí)物管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析。提出了保證賬-賬-物相符、物盡其用的管理建議。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn) 儀器設(shè)備 實(shí)物管理

一、引言

固定資產(chǎn)是科研事業(yè)單位的重要經(jīng)濟(jì)資源，也是完成各項(xiàng)科研任務(wù)的基礎(chǔ)條件，具有使用周期長(zhǎng)、使用地點(diǎn)分散、管理鏈條長(zhǎng)、管理難度大等特點(diǎn)。如何積極采取措施，改進(jìn)管理方法，提高管理效率，使得固定資產(chǎn)管理做到科學(xué)化、自動(dòng)化、規(guī)范化，本文從儀器設(shè)備的實(shí)物管理角度出發(fā)，針對(duì)固定資產(chǎn)中儀器設(shè)備實(shí)物管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的賬物不符、賬-賬不符、管理流程不順暢等問題，剖析了實(shí)物管理中問題存在的主要原因，并提出了解決的方法。為進(jìn)一步加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理提供借鑒意義。

二、儀器設(shè)備實(shí)物管理現(xiàn)狀及問題

在儀器設(shè)備實(shí)物管理環(huán)節(jié)，臺(tái)賬的管理是首要的，也是最基礎(chǔ)的，臺(tái)賬的精準(zhǔn)，關(guān)系到科研事業(yè)單位挖掘固定資產(chǎn)潛能的準(zhǔn)確與否，只有在摸清“家底”的前提下，才能做到真正意義上的提高儀器設(shè)備的完好率、使用率；才能為固定資產(chǎn)投資、折舊提供真實(shí)的依據(jù)。

為了檢驗(yàn)儀器設(shè)備臺(tái)賬準(zhǔn)確與否，我們對(duì)某科研事業(yè)單位儀器設(shè)備進(jìn)行了全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)分為前期、中期和后期。前期包括資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門、使用部門對(duì)賬；中期包括現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物核對(duì)、問題記錄；后期包括對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析、提出問題解決建議、按程序完成審批流程，最終實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備賬-賬相符、賬-物相符。

通過盤點(diǎn)我們發(fā)現(xiàn)，一些儀器設(shè)備財(cái)務(wù)有賬但資產(chǎn)無賬、資產(chǎn)有賬但財(cái)務(wù)無賬；還有有賬無物、有物無賬的現(xiàn)象。究其原因，是因?yàn)橐恍﹥x器設(shè)備已流轉(zhuǎn)但賬目沒有任何信息變更；也有些儀器設(shè)備并非固定資產(chǎn)但也在賬多年；也有使用部門申請(qǐng)報(bào)廢流程審批完畢，但財(cái)務(wù)部門沒有及時(shí)銷賬；甚至有些儀器設(shè)備已經(jīng)投入使用多年，其資產(chǎn)仍然以零值形式掛在賬面上。可以把這些問題分為7類如圖1所示，其中突出問題有三種，一是資產(chǎn)部門進(jìn)行零值上賬；二是已報(bào)廢，但未銷賬；三是標(biāo)識(shí)不符。

通過對(duì)這些問題的深入剖析，暴露出固定資產(chǎn)管理中的主要病因出于以下幾個(gè)方面：

（一）固定資產(chǎn)人員隊(duì)伍建設(shè)力量不足

由于近年來儀器設(shè)備管理中更換人員頻繁，導(dǎo)致交接管理出現(xiàn)漏洞、管理沒有延續(xù)性。新進(jìn)人員因缺少專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)的培訓(xùn)。業(yè)務(wù)知識(shí)掌握的不夠扎實(shí)，業(yè)務(wù)上手慢。

（二）職責(zé)不清，儀器設(shè)備管理互相脫節(jié)

在儀器設(shè)備的管理過程中職責(zé)分工不明確，流程不清晰。責(zé)任規(guī)定不具體，責(zé)任劃分中出現(xiàn)“幫助實(shí)施…”、“或也可以”字樣，導(dǎo)致實(shí)際操作中，互相推脫任務(wù)、逃避責(zé)任的情況發(fā)生。如固定資產(chǎn)管理的一個(gè)部門統(tǒng)一下發(fā)設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃、工時(shí)記錄任務(wù)，但年終統(tǒng)計(jì)使用率、完好率又由另外一個(gè)部門完成。使用率和完好率的完成過程監(jiān)管卻成了管理流程中的疏忽環(huán)節(jié)。

（三）管理手段落后，系統(tǒng)功能不完善

例如：儀器儀表的計(jì)量檢定計(jì)劃單獨(dú)在一種管理系統(tǒng)中執(zhí)行，沒有統(tǒng)一錄入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)中；另外，儀器設(shè)備的報(bào)廢手續(xù)是在管理系統(tǒng)中進(jìn)行，而儀器類中的計(jì)算機(jī)在新機(jī)器的發(fā)放時(shí)還是使用紙質(zhì)的《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》。由此可見，儀器設(shè)備管理沒有統(tǒng)一的操作模式。目前用于記錄儀器設(shè)備臺(tái)賬的資產(chǎn)管理系統(tǒng)也只能起到一個(gè)入賬、銷賬的變更。再有，實(shí)物的盤點(diǎn)工作也處于技術(shù)落后狀態(tài)，需要逐一實(shí)物人工核對(duì)，手動(dòng)抄寫變更信息，再統(tǒng)一整理到Excel中，確認(rèn)無誤后，才能逐臺(tái)變更系統(tǒng)內(nèi)的信息。

三、加強(qiáng)儀器設(shè)備管理的對(duì)策分析

（一）練“精鷹”—建設(shè)固定資產(chǎn)人員隊(duì)伍

提高管理人員對(duì)固定資產(chǎn)的重視，積極開展人員的培訓(xùn)甚至基本專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)、懂專業(yè)、會(huì)管理的專職資產(chǎn)管理隊(duì)伍。同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管力度，儀器設(shè)備管理落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理獎(jiǎng)懲并施，促進(jìn)積極、主動(dòng)、負(fù)責(zé)的兼職管理團(tuán)隊(duì)的形成。

（二）抓“龍頭”—掌握資產(chǎn)最全信息

資產(chǎn)驗(yàn)收是資產(chǎn)管理的“龍頭”，是確保資產(chǎn)信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵所在。資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，實(shí)物管理部門對(duì)報(bào)銷單確認(rèn)蓋章，采購(gòu)部門才能實(shí)施報(bào)銷，然后實(shí)物管理部門和財(cái)務(wù)部門同時(shí)對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行上賬。在入賬的時(shí)候，雙方要建立統(tǒng)一的資產(chǎn)身份識(shí)別碼，如統(tǒng)一編號(hào)或者內(nèi)部編號(hào)，方便資產(chǎn)在賬-賬核對(duì)時(shí)的信息確認(rèn)。

（三）控“鳳尾”—清除賬目殘留

對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行及時(shí)的報(bào)廢處置，及時(shí)銷賬確保賬目的有效性，最終完成資產(chǎn)管理的閉環(huán)。因此，在各使用部門申請(qǐng)資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，財(cái)務(wù)部門與實(shí)物管理部門統(tǒng)一報(bào)廢條件，各使用部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)，走完報(bào)廢流程，雙方同時(shí)進(jìn)行賬目信息更新。當(dāng)使用人員調(diào)動(dòng)、部門兼并有資產(chǎn)需要轉(zhuǎn)移時(shí)，要保證物動(dòng)卡動(dòng)、卡隨物走。由使用部門發(fā)起儀器設(shè)備變更申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，實(shí)物管理部門、財(cái)務(wù)部門同時(shí)做資產(chǎn)賬目變更。在實(shí)物管理過程中要制定實(shí)物管理部門與財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行核對(duì)賬目的流程。這樣才能使得固定資產(chǎn)的賬、物、卡相符。

（四）調(diào)“經(jīng)絡(luò)”—建設(shè)信息化系統(tǒng)

利用現(xiàn)代化手段，實(shí)施完整、統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息化管理，不僅能節(jié)省大量的人力、增大管控范圍，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，還可利用信息系統(tǒng)在固定資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)發(fā)揮重要作用，如管理員在系統(tǒng)中下發(fā)盤點(diǎn)計(jì)劃，把相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入掃描槍中，在實(shí)際盤查中，進(jìn)行信息核對(duì)，盤點(diǎn)結(jié)束后，再統(tǒng)一把數(shù)據(jù)導(dǎo)入到信息系統(tǒng)之中。再有，利用信息系統(tǒng)對(duì)涉密筆記本進(jìn)行管理時(shí)，采用一人拖期歸還資產(chǎn)超出一個(gè)星期，使用人所在部門借用程序全部封閉。如需借用必須辦理更為復(fù)雜的審批程序。利用這種方法，使得設(shè)備借用歸還都能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。實(shí)現(xiàn)了“要我歸還”到“我要?dú)w還”的轉(zhuǎn)變。我們需要加速開展管理系統(tǒng)建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的信息化管理。

四、結(jié)束語

在固定資產(chǎn)的實(shí)物管理環(huán)節(jié)，對(duì)于目前出現(xiàn)的問題，后續(xù)要做到入賬信息完整、報(bào)廢及時(shí)銷賬、實(shí)物管理部門定期與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行信息核對(duì)更新、再進(jìn)一步利用信息化手段對(duì)儀器設(shè)備中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。通過嚴(yán)格控制儀器設(shè)備的“龍頭”、“鳳尾”，不僅可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的賬-賬-物相符，還可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的合理支配和利用，最大限度的發(fā)揮固定資產(chǎn)在科研事業(yè)單位中的作用。

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