加強高校學籍檔案管理的思考

馬靜

摘 要：學籍檔案是學生在校學習情況的真實記錄，隨著社會的進步和發展，特別是改革開放以來，學籍檔案已成為人們就業、出國、提干、再學習等的重要組成部分。為維護其真實性，高校檔案部門必須加強管理，更好地服務于教學和科研、服務于社會。

關鍵詞：高校；學籍；檔案管理

高校的學生檔案包括學籍檔案、學生在校期間的獎懲材料、學生的學位論文材料、學生在校期間所要填寫的一些表格等，其中最重要的是學籍檔案。具體包括：學生學籍記錄表，新生入學登記表及各年級學生花名冊，學生在籍注冊表，學生學習成績表，學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表，對學生的獎懲文件及登記表，修訂學籍管理條例的各種文件，實習總結、畢業生論文，學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書，畢業生登記表、畢業生驗印表、檔案轉遞單、畢業證書的印刷編號及畢業、結業、延期畢業情況等。加強高校學生檔案管理，其關鍵就是加強學籍檔案管理。

一、完善學籍檔案的管理

1.增強檔案意識和服務意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度。除此之外，還要加強自身素質的建設，增強服務意識，踏踏實實地做好本職工作。在服務態度上，樹立良好的服務作風，要做到主動、熱情、和藹；在服務語言上，要做到有文明、有禮貌，為學生和社會服務。

2.加強隊伍建設，提高檔案管理水平。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加快了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德，不斷學習和掌握最新的檔案專業知識，全面提高自身素質。

3.學籍檔案及時收集整理。在高校教育大眾化的形勢下，高校學生在從入校到離校過程中形成的學籍檔案材料應立卷歸檔，此類材料立卷歸檔主要包括新生檔案材料立卷歸檔、學生檔案保管、學生檔案整理接收、學生檔案轉遞等主要內容。對于學生檔案的完整性、真實性，要求我們檔案管理員在收集檔案工作中，做到認真負責，對不齊全完整的檔案材料及時追要，嚴格執行歸檔的有關規定，應歸檔的必須及時歸檔。

二、開發檔案信息資源，做好學籍檔案的提供和利用

高校學籍檔案雖然是以往教學及管理活動的歷史記載，但它并非只有保存價值，它還以其特有的價值參與社會和教學等各種活動，并在其中發揮其參考、借鑒價值。對學籍檔案的管理，不能只滿足于整理、保存，要積極開展對檔案的研究，從大量的檔案信息中提煉出帶有規律性的、結論性的數據和資料，為學校和教學服務。如通過對受學籍處分學生檔案的研究，可總結學生思想教育中應注意的問題；通過計算機對學籍檔案的管理，還能準確、快速地查出畢業證、學位證等證件的真假，有力地打擊假證等。

目前，有人采取違法手段制造假證成風，買賣假文憑行為有禁不止。一些人為了找工作或提干，利用假文憑給用人單位和整個社會造成了巨大危害，嚴重影響了各行各業工作，我們學校在每年的學歷認證工作中都能遇到這些問題。因此，我們必須要加強學籍管理，在學歷認證工作中，認真把好關，履行崗位職責，為用人單位和社會提供真實的第一手材料，堅決杜絕造假學歷、假文憑的非法行為。

學籍檔案管理作為高校檔案工作的一個組成部分，應當在實踐中不斷摸索，總結經驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務，使檔案開發工作逐步走上規范化、制度化、科學化的道路。

三、加強培訓，提高業務能力

檔案人員的素質十分重要，如何選好人、用好人、是一門深奧的學問。對我們檔案館來說，要選拔優秀的人才來管理檔案，要通過雙向和多項選擇，按“德、能、勤、績”平等競爭，實行優勝劣汰，優化組合，讓有真才實學的人競爭上崗，充分施展其才能。

我們檔案館2007年實行了競爭上崗，現工作人員業務水平、工作能力都有了很大的提高，工作人員的責任心也大大增強了。但還有一些人員不是檔案專業人員，因此要多給他們一些外出參加培訓、考察、學習的機會，讓他們不斷開闊視野，及時更新知識，掌握好先進的技術，使他們在自己的工作崗位上不斷發揮自己才能，不斷挖掘潛力，為教學服務，為社會服務。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案是至關重要的。

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