醫院聲像檔案管理中存在的問題及措施

梁雁容

摘 要：聲像檔案由于具有圖文并茂和形象直觀等特點，被廣泛應用在醫院管理工作中。隨著科學技術的發展，醫院聲像檔案數量也有了一定的提高，但存在著多頭管理、職責不清、收集缺失、記錄不完整、制作不齊全、制度落實不到位和管理不規范等問題。只有建立健全聲像檔案收集、管理、開發和利用制度，建立與其他信息管理融合的一體化管理模式，才能解決這些問題，進一步推進醫院聲像檔案管理的發展。

關鍵詞：醫院管理；聲像檔案；信息管理；檔案管理

中圖分類號：G275.6 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）05-0096-02

醫院已經成為當今社會中不可缺少的基礎設施，所以加強和提高醫院的管理水平是十分必要的，而要做好醫院的管理工作，就必須先做好醫院的檔案管理。在數字化飛速發展的今天，醫院普遍使用聲像檔案作為信息的載體，這有助于使用和查閱，但隨著聲像檔案的增多，傳統的管理模式已經不適合當下的發展，且出現了很多問題，以下就這方面進行討論分析。

1 醫院聲像檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員專業素質較低

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如，照片底片需要同時歸檔，影像要輔以文字說明，如果歸檔不及時，會給日后整理和查閱帶來很大的麻煩。檔案管理人員專業素質有限，對聲像檔案的管理心中無數，通常將聲像檔案與一般紙質檔案同等對待。此外，管理方式落后，不能借助現代手段進行管理，多數停留在簡單的收集、保管階段，縮短了聲像檔案保管壽命，也影響了對其的使用。

1.2 記錄不完整，制作不齊全

記錄醫院重大社會活動、重要會議、醫療和教學科研中的照片、錄像等各類載體聲像檔案制作不完整、不全面。特別是醫院的重點基建項目的聲像檔案，主要包括項目開工前的原景、招標會議、奠基儀式和竣工驗收等。但在實際中，往往只在基建工程開工或竣工時舉辦儀式，缺少從工程的前期、中期和后期等環節全面拍攝的資料，造成聲像檔案不完整。

1.3 制度不完善，管理不規范

在聲像歸檔的收集范圍和移交時間等方面，沒有制訂符合案管理模式的具體要求，加之歸檔不及時，部分聲像沒有附加文字說明或有些說明則缺少時間或內容，這給日后整體和查找工作帶來很多問題。此外，涉及聲像檔案的部門較多，各部門為了方便自己使用，不愿將聲像檔案移交給其他部門，任意處置材料，致使聲像損傷或丟失。

2 提高醫院聲像檔案管理的措施

聲像檔案管理是醫院前進和發展的見證者，它不僅記載了醫院的發展歷史，更重要的是反饋信息提供參考。隨著醫療衛生體制和社會醫療保險制度改革的不斷深入，對醫院檔案工作提出了新的要求。因此，要做好醫院聲像檔案管理工作，促進醫院檔案事業的發展，就必須探索出一種醫院聲像檔案管理的新模式，以提高管理水平。

2.1 增強聲像檔案管理的意識

聲像檔案工作不僅是宣傳部門的工作，更是各單位甚至全社會的工作，各級領導都要充分重視聲像檔案工作。我們可以從以下幾方面努力：①做好聲像檔案的宣傳工作。使醫院領導和職工能夠廣泛關注該工作，提高各級領導和相關人員的意識，營造良好的工作氛圍。②要善于抓住機遇。抓住機遇，結合重點目標、中心工作，通過已有檔案和實際案例，發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。③注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的專業知識和技能的培訓，為保管好聲像檔案管理奠定基礎。④作為醫院領導者，要注重人才的培養，多途徑提高檔案管理人員素質；檔案管理者要明確自身責任，加強專業培養，提高聲像檔案管理水平。

2.2 明確聲像檔案的收集范圍和方法

在醫院日常工作中形成且能真實反映本院各項工作活動的聲像檔案或有價值的磁盤或光盤等都屬于檔案的收集對象。主要包括：①文體文件，主要是通過計算機文字處理形成的正式電子文件；②通過數碼相機拍攝的圖像文件；③各種會議或重要活動通過視頻設備拍攝的動態圖像文件；④多媒體文件。

2.3 健全聲像檔案管理的規章制度

強化聲像檔案的規范管理，從收集、整理、歸檔、移交和借閱等方面對產生的聲像材料規范、統一管理，防止分散流失。設立統一數據庫，方便各部門使用和下載各類照片、音頻和視頻資料。任何人不得將聲像檔案據為己有，聲像檔案人員崗位變動時，要嚴格辦理移交手續。實行分級管理，對珍貴的歷史資料列入保護范圍；醫院組織的重大活動、會議，檔案人員應全程參與，負責攝影錄像的人員要積極配合，共同做好各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動聲像檔案的完整、全面。

2.4 規范聲像檔案的整理、分類和編目

聲像檔案管理人員要懂得拍攝技術，并能夠及時發現有價值的聲像材料。重要的資料可以不按照規定隨時歸檔。基建項目類聲像檔案，只有將檔案管理滲透到基建項目建設管理全過程中，才能準確把握醫院原貌的拍攝范圍。重要活動要做好詳細的攝影計劃，活動結束后，參與錄像、攝影的人員要及時將各類聲像材料移交入專職檔案人員。規范聲像檔案整理，底片、正片和文字說明三部分缺一不可，綜合運用時間、地點、事由、人物、背景和攝影要素等。

2.5 實現聲像檔案的數字化管理

采用現代化的設備對檔案進行管理和開發，逐步實現文件電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化和文件管理動態化的現代化管理方式，是今后醫院檔案管理必然的發展趨勢。當前，醫院檔案管理工作面臨著新的挑戰，一方面，醫院檔案門類較多，尤其是較繁忙的醫療部門，需要保留大量的業務歸檔材料，比如有關部門、相關資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，占用庫房面積很大；另一方面，高科技的發展也使檔案載體更加豐富多樣，大部分醫院已經嘗試應用電子病歷。醫院檔案管理部門應借助現代數字、信息技術，進一步提高聲像檔案科學管理水平，按照相關技術規范，借助計算機技術實現聲像檔案數字化處理，將聲像檔案信息的存儲以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用，成為計算機可以閱讀并且在網絡中傳播的數字信號。endprint

2.6 積極開發聲像檔案的價值

聲像檔案管理的最終目的是為全社會提供服務，脫離了這個目的，檔案管理便失去了存在的意義和價值。因此，要全面開發醫院聲像檔案管理，使其在醫院發展中發揮應有的作用。加大檔案的宣傳，增加醫院員工和社會公眾對檔案事業的了解，提高檔案室的影響力，增進與公眾的親和力。在內部宣傳的基礎上，還要借助媒體廣告，比如通過檔案網站宣傳。此外，還要借助現代數字和信息技術，進一步提高聲像檔案科學管理水平。按照相關技術規范，借助計算機技術實現聲像檔案數字化處理，成為計算機可以閱讀并且在網絡中傳播的數字信號。在此基礎上，構建涵蓋多媒體影像、文本內容的計算機數據庫，建設數字化或虛擬的單位檔案館，實現資源共享、網絡傳播、遠程檔案查詢、方便管理、延長聲像檔案壽命等多種功能。可以從以下方面開發聲像檔案管理的價值。

2.6.1 憑證價值

“空口無憑，立字為證”對聲像檔案來說，這個“字”就是原來的形、聲、像。例如在科研工作過程中，科研攻關全過程、取得突破性進展的手術過程等聲像檔案可以提供其他門類檔案無法比擬的直觀效果。

2.6.2 教育價值

開發聲像檔案，制作宣傳畫廊、宣傳片等，作為醫德、醫風教育的教材，寓教于樂，有助于推動醫院的精神文明建設。

2.6.3 媒介價值

聲像檔案的參考價值、憑證價值，通過開發可以轉化為媒介價值，從而承擔社會功能，即通過新聞媒體宣傳醫院，傳遞醫療、科技信息，有效地提高醫院知名度，為醫院帶來社會效益和經濟效益。

3 結束語

總體來說，聲像檔案使查閱更加便捷，資料更加直觀。因此，要重視聲像檔案的發展，及時發現并解決聲像檔案管理中存在的問題，盡早建立健全醫院聲像檔案收集、管理、開發、利用制度和建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式，使醫院聲像檔案管理形成一定的規模，為醫院今后的工作作出貢獻。

參考文獻

[1]高艷艷.醫院聲像檔案管理中存在的問題與對策[J].中醫藥管理雜志，2008（10）.

[2]胡悅意.淺議醫院聲像檔案管理中存在的問題及對策[J].工會博覽·理論研究，2010（07）.

〔編輯：李玨〕

Hospital Problems and Measures that Exist in Audio and Video File Management

Liang Yanrong

Abstract： Because of illustrations and audio and video files visually， etc.， are widely used in hospital management work. With the development of science and technology， the number of hospitals has also been some audio and video files to improve， but there are multiple management， unclear， collect missing， incomplete records， production is not complete， the system may not be implemented and management is not standardized. Only by establishing a sound audio and video file collection， management， development and utilization of the system， the establishment of integration with other information management integrated management model， in order to solve these problems， to further promote the development of hospital management of audio and video files.

Key words： hospital management； audiovisual archives； information management； file managementendprint