城市建設檔案運用中存在的困境與優化對策

摘 要：城市建設檔案具有重要的科技價值、文化價值、經濟價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創造經濟效益，還能促進城市的發展與建設。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運用出現了許多新的困境，如缺乏信息化建設、保密程度低等。通過建立專業隊伍，完善相關法律法規，并借助社會力量，可以在一定程度上促進城建檔案的運用與發展。

關鍵詞：城市建設檔案；城市建設；信息化

城市建設檔案是一個地區最基本、最重要的資料，它代表的是一個城市的歷史、發展印記，同時也是一代又一代人的記憶，它是該地區綜合管理水平高低和城市建設規劃的質量優劣的反映。城市建設檔案涉及土地、房產、交通、人防、園林、環保、水利、氣象、地質、地震等各個方面，跨度較廣，各項城市建設工作都必須基于城市建設檔案展開工作，城市建設檔案的運用因為實踐中的復雜性有其固有的特點。

1 城市建設檔案運用的特點

1.1 綜合性

城市是一個相互交錯、互相影響的綜合體，每一項因素都和另一項因素緊密相連，在運用城市檔案時，必須綜合運用城市建設檔案，交通、園林、水利、環保等等一個都不能少。城市建設的設計、施工等都必須以各方面的現狀資料為基礎，適應城市建設綜合性的需要。

1.2 成套性

科技檔案的利用都具有成套性的特點，城市建設檔案尤為明顯。城市建設中的每一項工程都有其配套的方案圖、現狀圖、說明書，這些材料在運用中必須成套的使用，以更好地了解該工程運行的現況，當涉及到幾十年的歷史時，成套性資料的對比分析，將會直接影響到現行城市建設的規劃。

1.3 專業性

城市建設檔案包含了很多專業方面的檔案，因為專業檔案針對性強，經濟效益高。在制定城建檔案時，收集檔案、編寫參考資料時需要特別考慮專業需求，方便技術人員隨時查閱使用。

2 城市建設檔案運用中存在的困境

2.1 城建檔案管理混亂導致檔案利用率低

城市建設檔案是伴隨著城市的發展和社會進步而產生的，它記錄了一個城市從無到有的過程，它也是了解一個城市發展的最佳手段。但是在城市建設檔案建立及管理的過程中，因為涉及面廣，專業性較強，導致城建檔案管理過程中出現了諸多問題。

我國城建檔案發展較晚，且因技術限制，使得城建檔案未引起人們的足夠重視，利用率偏低；而新的標準的差異導致城建檔案難以被運用到實踐中，如工程項目建設的標準的差異，適用范圍及相關術語的差異，案卷構成及組卷方式的差異，乃至于竣工圖章的格式差異都給檔案管理帶來了困難。城建檔案管理的混亂致使檔案利用度出現了困境。

2.2 城建檔案服務手段、信息化建設落后

在電子媒介時代里，知識更新速度及傳遞速度都達到了一個新的高度，與此同時，城市建設的速度也不斷加快，城建檔案信息的利用范圍不斷擴大、頻率不斷增加，城建檔案利用者都希望在較短的時間內查閱到準確完整的城建檔案資料，這種需求對城建檔案工作者的服務效率、信息化都提出了新的挑戰。

現實中的城建檔案提供的服務方式仍然比較單一，多以文獻服務為主，且主要是以文獻為主，較少提供二次、三次服務，智能服務及咨詢服務層面發展比較緩慢；此外，在服務過程中，城建檔案未發揮主動性，向公眾提供檔案服務的宣傳，如宣講會、講座、展覽等宣傳活動，仍然是按部就班的被動為有需求的公眾服務。

城建檔案的信息化發展嚴重滯后于時代發展及公眾需求。城建檔案的形式仍然以紙質檔案為主，僅有少部分實現了數字化，電子化管理嚴重不足，缺乏信息化建設。

2.3 城建檔案信息公開與檔案保密的對立

城市建設檔案中保存的是每一個城市規劃、建設的詳實的文件資料，這些資料不僅是一個城市的文化基礎、基本財富，同時也和國家、城市的安全息息相關，如果城市建設檔案被泄露出去，被不法分子利用，會對城市安全及利益帶來致命的影響。因此，城建檔案的保密工作則顯得尤為重要。另一方面，《檔案法》規定，要分批分期地向社會工作開放檔案，發揮城建檔案的價值。

保密工作和信息公開的對立，導致城建檔案在運用過程中規章制度及信息公開程度變得錯綜復雜，現實操作中往往因為兩者之間的利益陷入矛盾之中。

3 城市建設檔案運用的優化對策

3.1 提高公眾的檔案意識，增加利用率

提高城建檔案的利用率和服務的核心在于提高公眾使用城建檔案的意識及需求，在市場經濟時代，只有增加需求才能刺激事物的發展，城建檔案的發展也一樣。

城建檔案館及工作人員應該竭盡所能為公眾提供城建檔案的宣傳。首先通過宣傳城建檔案的價值及其運用，提高城建檔案的利用率，并根據公眾的反饋改進城建檔案的服務與管理工作；其次，在宣傳的過程中，通過案例、影片等現場形式向公眾宣傳檔案保密的重要性。

3.2 建設城建檔案專業隊伍，提高工作人員專業素質

城建檔案運用過程中，出現困境的核心在于城建檔案工作人員專業素質的缺乏所引發的的問題。

城建檔案中涉及到了城市規劃、建設過程中方方面面的因素，現實工作的復雜性要求所有的檔案人員必須具備相應的業務素質及專業能力。因此，城建檔案館首先應該建設具有專業理論知識背景的工作隊伍，吸收兼具軟件開發和檔案專業知識的復合人才，提高城建檔案隊伍的素質，以此促進城建檔案運用的信息化建設；其次，根據工作中的不同職業的特殊情況，需要定期開展業務培訓，發揮工作人員的積極性，總結歸納工作中出現的新問題，并提出合理的改進建議，保障城建檔案服務態度和專業能力的雙向提升。

3.3 借助社會力量，增強城建檔案的專業性

城建檔案涉及范圍之廣及工作強度決定了城建檔案工作需要耗費巨大的人力、物力、財力，且專業性強。縱然城建檔案的工作人員具備專業的知識，但是對于城建檔案中具體的某項事物的分析能力、研究能力仍然比較欠缺。

解決這一問題最好的措施就是引進社會力量，尋求社會專業人士的幫助，或者是學術科研機構、企業、相關組織建立合作關系。以此為基礎，在城建檔案運用的宣傳、服務、管理等方面借助社會力量及專業人士的幫助，一方面可以節省城建檔案館人力、物力、財力，另一方面可以提高城建檔案的質量、專業性及后續的研究與利用。

3.4 完善法律機制，保障檔案信息安全

隨著城建檔案工作的發展，城建檔案迫切需要相應的法律作保障，尤其是涉及到國家機密、城市安全的檔案，相關部門需要盡快制定相應的法律機制，推動城建檔案運用的發展。

首先，應該健全城建檔案的管理體制，建立有約束力的規章制度，規范城建檔案的管理工作；其次，法律部門要制定城建檔案保密的原則及信息公開的法律的執行細則，并向公眾普及，幫助公眾建立檔案法律意識，熟悉檔案利用過程中應該注意的細節問題，避免因為無知而犯錯；最后，法律部門應完善城建檔案的監督機制，強化檔案管理機構的權威性，讓人們從觀念上真正重視城建檔案執法，加強執法過程中工作職責的履行力度，避免執法不力的現象發生。

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作者簡介

方婷，杭州市西湖區住房和城鄉建設局，館員。