論鄉鎮衛生院檔案管理工作現狀

楊恒寶，楊金亮

摘 要：本文對現階段鄉鎮衛生院的檔案管理工作狀況進行總結分析，其主要問題體現在檔案管理意識淡薄、管理技術及設備更新不足、檔案管理制度不夠健全等方面。繼而針對其發展現狀，提出檔案管理工作的創新性改進措施，具體包括：建立健全檔案管理制度，提高檔案管理與利用的自覺性；更新檔案管理硬件設備，對檔案管理者進行系統培訓；構建衛生院網絡管理體系，加大對檔案資源的開發利用等。

關鍵詞：鄉鎮衛生院；檔案；管理；工作現狀

檔案管理是鄉鎮衛生院管理工作中必不可少的組成部分，在衛生院發展過程中具有重要的意義。健全有序的檔案管理工作是推動衛生院日常工作正常運轉、促進其醫療工作及醫學研究深入發展的助推器。因此，鄉鎮衛生院應當提高對檔案管理工作的重視度，深入分析檔案管理工作的現狀，并積極尋求與探索創新性的改善措施，以提高衛生院的檔案管理工作水平。

1 鄉鎮衛生院檔案管理工作現狀分析

目前我國各鄉鎮衛生院管理工作往往側重于醫療管理、人事管理與行政管理等方面，在檔案管理方面則明顯關注不足，缺少完備而有效的檔案管理制度，也未形成較為全面與系統的衛生院檔案管理體系。統觀各鄉鎮衛生院檔案管理的工作現狀，我們可以將其基本問題歸納為以下幾個方面。

1.1 檔案管理意識淡薄，檔案利用率有待提高

鄉鎮衛生院對于檔案的價值缺乏認識，在檔案工作方面的利用意識與管理意識都較為淡薄，因此往往會忽略或輕視檔案管理工作，沒有意識到檔案管理工作在衛生院管理工作可以發揮多么重要的作用。鄉鎮衛生院對檔案本身以及檔案管理重視不足，因此造成了衛生院內檔案資源的開發與存儲工作都處于一種匱乏的狀態。這不僅體現在檔案資源開發與儲備的不足，而且表現為衛生院對檔案的利用效率較為低下，由此造成衛生院管理工作稍顯拖沓，效率不高。

1.2 檔案管理技術及設備更新不足，管理方法有待改善

不少鄉鎮衛生院的檔案存儲與保管缺少足夠的空間，甚至在某些情況下，原有檔案用房會被騰出來用作醫療用房，導致檔案空間嚴重不足。檔案管理的硬件設施更新不足，設備較為落后，同時缺乏現代化的檔案管理技術與方法。隨著計算機網絡與信息技術的發展，網絡技術也滲透到鄉鎮衛生院的管理工作中。很多鄉鎮衛生院充分利用計算機管理技術，對管理工作起到很大的促進作用。但在衛生院工作中，現代信息管理技術在檔案管理工作中的運用卻非常少。檔案管理工作無論在硬件設備還是信息技術、管理方法方面都沒有跟上時代發展的步伐。

1.3 檔案管理制度不夠健全，工作人員專業水平有待提高

鄉鎮衛生院中沒有形成較為完善的檔案管理制度。檔案管理制度不健全，往往會導致檔案管理工作的檔案不齊全、分類不細致、利用效率低下。沒有嚴格的檔案管理制度來約束的檔案管理常會出現管理混亂與效率低下的情況。很多衛生院沒有將檔案管理工作納入到工作人員的考核過程中。而從事檔案管理工作的人員缺少專業人才，專業知識缺乏，業務水平不高。鄉鎮衛生院對檔案管理人員提供系統培訓的機會不多，因此他們在檔案管理工作中嚴重依賴往日的經驗，在思維方式及管理方法方面都更新不足，墨守成規，缺乏創新。

2 鄉鎮衛生院檔案管理工作的創新措施

2.1 建立健全檔案管理制度，提高檔案管理與利用的自覺性

鄉鎮衛生院應加強對檔案管理制度的建立，形成較為完善的檔案管理體系，推行衛生院檔案工作的規范化管理。檔案管理制度的制定與完善要依據我國檔案法的有關規定，并結合相應衛生院檔案管理辦法的相關規定，建立起一套既具有科學性又具有可行性的較為系統全面的管理制度。在一整套嚴密而科學的檔案管理制度下，鄉鎮衛生院還應該注重培養員工形成檔案意識，普及檔案知識，提高檔案的利用效率。鄉鎮衛生院的檔案管理工作，要嚴格遵循嚴密的檔案管理制度，發動工作人員的檔案管理意識與檔案利用意識，正確處理檔案管理與醫療管理、人事管理、行政管理的關系，切實發揮檔案管理在衛生院管理工作中的作用。

2.2 更新檔案管理硬件設備，對檔案管理者進行系統培訓

鄉鎮衛生院需要技術更新檔案管理的硬件設備，引進先進的檔案管理經驗與技術方法，提高大綱管理水平，實現檔案管理的現代化。在硬件設備更新方面，衛生院要及時提供相應的管理設備，比如足夠的檔案管理空間、防濕防潮防蟲的空調設備或其他設備，提供計算機設備推進檔案的信息化管理。在軟件更新方面，衛生院應大力推進檔案資源的數字化，利用先進的計算機基礎建立系統的檔案管理數據庫，既豐富了檔案儲存方式與方法，實現檔案管理的自動化，又能提高檔案利用效率，節約檔案提取及傳遞的時間。另外，衛生院應對檔案管理人員進行集中的系統培訓，為檔案工作者提供更多的學習機會，或者安排各衛生部門之間進行集中學習培訓，或定時組織不同部門與醫院之間的學習交流活動，促進工作人員之間相互學習與借鑒經驗，交流專業知識與技能。鄉鎮衛生院可以通過系統培訓與學習交流活動，更新與提高從業人員的專業知識與業務技能，提升其檔案管理的專業素質及整體水平。

2.3 構建衛生院網絡管理體系，加大對檔案資源的開發利用

鄉鎮衛生院可以構建一種網絡化逐級管理的體系，比如，院長或副院長直接領導，以辦公室主任作為負責人，檔案管理人員為具體操作人員，形成一個檔案管理三級網絡體系，實行集中領導、分級負責與統一操作的檔案管理體系。這樣的網絡管理體系的建立，既有利于各級部門進行統一領導、有效監督，又能提高檔案工作人員的工作積極性，提高檔案管理工作的效率。此外，衛生院應積極鼓勵檔案工作人員加大檔案資源的開發力度，增加檔案資源的開發方法，拓寬資源開發渠道，比如可以在不同衛生院或醫院之間進行檔案資源的網絡聯接，實現院與院之間部分檔案資源的共享。檔案資源的開發與管理最終是為了提供檔案信息資源，實現檔案資源利用的最大化，提高檔案利用效益。

檔案管理在衛生院工作中的有效利用，既可以促進行政工作與人事管理工作的進行，又可以為衛生院臨床醫療以及科學研究工作提供服務。鄉鎮衛生院應該提高對檔案管理工作的重視，合理地開發與利用檔案信息資源，完善檔案管理制度，提高檔案工作效率，使檔案資源發揮其最大的作用，推進衛生院各項工作的發展。

作者簡介

楊恒寶（1977—） ，男，畢業于濱州醫學院中醫專業，山東省委黨校研究生在讀?，F任山東省鄒平縣碼頭鎮衛生院院長，從事院日常業務及檔案管理等工作十幾年