人才檔案管理的意義與實效策略

林 琳 （雙遼市人才交流開發(fā)服務(wù)中心 136400）

各行各業(yè)都有屬于自己的檔案及管理系統(tǒng)，而人才管理中心作為當(dāng)?shù)卣匾獧n案收集、管理部門，其重要地位不言而喻。同時，我們也清晰地認(rèn)識到檔案對于人才培養(yǎng)、流動及成長的重要性不容置疑，但如何有效的開展管理工作卻需要我們從業(yè)人員的重視及不斷的自我提高管理水平。為了能更好地共同進步及經(jīng)驗交流，本文筆者試圖通過檔案的起源、特點、人才檔案管理的意義以及有效實施人才檔案管理的策略加以交流。

一、檔案的起源

關(guān)于檔案的起源，有著不同的觀點。我們的祖先利用“結(jié)繩”與“刻契”的方法加以輔助自己的記憶。“結(jié)繩”就是指通過繩子上打結(jié)通過結(jié)的大小、多少的不同等表示出不同的含意，代表不同事件。古書有這樣的記載：“古無文字，結(jié)繩為約，事大，大結(jié)其繩，事小，小結(jié)其繩。”而“刻契”就是在木頭上刻出各種符號、標(biāo)記，以表示不同的含意。通過“結(jié)繩”與“刻契”的分析，我們可以看出其已經(jīng)具備了記事、備忘、信守、憑證等檔案雛形的基本義，可以認(rèn)定是檔案的雛形，可謂最原始的檔案形式。但是，檔案的一般意義含義是指人類社會在進入階級社會之后，辦隨著文字產(chǎn)生與應(yīng)用而逐漸形成的相關(guān)文件材料。社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，人們開始出現(xiàn)了自己私有的財產(chǎn)，階級分化也逐漸形成。與此同時，文字被人類發(fā)明出來，這時為了社會生產(chǎn)與國家管理的需要，文字作為溝通與保持的信息得到了空前的發(fā)展。這時，這些文字資料就已經(jīng)成為名副其實的檔案了。總之，由此可以看出檔案產(chǎn)生與文字有著非常密切的聯(lián)系，它是人類社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。同時，檔案的產(chǎn)生是人類社會本身發(fā)展的需要，與人類社會發(fā)展緊密相連。

二、檔案特點

不同時期的檔案都有著自己的獨特特點，但對于檔案的特點而言可以概括為四個方面：第一個特點是檔案資料的來源上具有一定的廣泛性。檔案與其它文獻(xiàn)之間的比較上，檔案的來源的面更加廣泛性，且極具分散語言豐富。第二個特點是檔案在形成上具有一定的條件性。我們知道檔案是一些文件材料通過有條件的轉(zhuǎn)化而形成的，并不都是一切有原始記錄的檔案。同時，檔案必須是一些辦理完畢并對日后具有一定查考價值的文件材料。第三個特點是檔案的載體具有一定的多樣性。檔案在其物質(zhì)載體形式上是多種多樣、不斷演變與發(fā)展的特點。不管是那種制成材料的檔案，也不管是采用如何的記錄形式或者方法，但只要其符合一定的條件，都是可以成為有參考價值的檔案。第四個特點是檔案在記錄上具有較高的原始性。原始性是檔案特點中最為明顯的特點，也體現(xiàn)出了檔案最為本質(zhì)的特征。檔案所具有的原始記錄性特點也是檔案和其它文獻(xiàn)的最為顯著的區(qū)別所在。總之，在檔案管理工作中，認(rèn)清檔案的特點是促進檔案從業(yè)人員工作效率的前提與保證。

三、人才檔案管理的意義

人才檔案管理是指單位在人事工作管理中所形成的記述與反映個人經(jīng)歷、德才等一系列方面的情況，并且按照相關(guān)規(guī)則的要求給予整理、保管，從而以備后期的查考的文件材料。在社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，檔案管理的有效性對每一種活動開展、記錄與管理，以及對文字、圖片、音像等材料的規(guī)范整理與檔案建立，是對歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是對工作有效地指導(dǎo)。在管理中人才檔案管理是一項很重要的基礎(chǔ)工作，也是個人經(jīng)歷與社會實踐上的真實記錄，是思想品德、業(yè)務(wù)能力與工作實績的真實性反映，是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據(jù)。同時，作為人才管理與服務(wù)中心其檔案管理工作的有效與否將間接性地影響當(dāng)?shù)氐恼巍⒔?jīng)濟生活的發(fā)展。因此，重視人才檔案管理工作有著舉足輕重的作用，其有效性的高低直接或間接地影響單位及當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟的發(fā)展。

四、提高人才檔案管理實效的策略

1.實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，檔案管理要突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲模式，并在管理上實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。人才檔案管理的信息化實現(xiàn)必須是建立在計算機信息系統(tǒng)的有效開發(fā)與運用。計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，有效解決在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子人才檔案的安全。實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化要重視電子人才檔案的真實性問題。通過檔案管理的真實性問題實現(xiàn)，才能更好、更便捷地促進人才發(fā)展。

2.構(gòu)建高質(zhì)量專業(yè)化的檔案管理人員

現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備同樣也需要人加以操作，換句話講人才檔案工作信息化是需要通過人加以實現(xiàn)。為此，人在檔案管理的地位始終是無法替代的。事實證明，任何工作得以順利地完成，都需要一個強有力的合作團隊，人才市場的檔案管理工作也同樣如此。我們知道人才市場管理在工作量上是比較大的，其工作過程中所涉及人員數(shù)量非常多，檔案涉及事項范圍非常廣。因此，我們需要一批具有較高專業(yè)化的檔案管理人員。只有這樣，我們的人才檔案管理工作才能更上一層樓。

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