檔案管理工作初探

（嘉興市文化館 314000）

企業(yè)檔案是企業(yè)的一種信息資源，也是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。這種信息資源真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)技術(shù)、企業(yè)科學(xué)研究和企業(yè)經(jīng)營等的一系列活動，在企業(yè)管理中發(fā)揮著巨大的作用?？茖W(xué)化規(guī)范化完善化的檔案管理，是企業(yè)管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展、成熟的同時，必須建立一套適應(yīng)本企業(yè)下列諸多特點的檔案體系：（1）企業(yè)業(yè)務(wù)特點；（2）企業(yè)規(guī)范化水平管理；（3）企業(yè)科學(xué)管理水平等。以此為企業(yè)的各項研究工作以及各項綜合業(yè)務(wù)創(chuàng)造基本條件，為增強(qiáng)企業(yè)規(guī)避和防控各種風(fēng)險的能力起到巨大的作用。

一、檔案工作的重要性

（一）檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)

檔案記錄歷史情況，是歷史的真實記錄，是后人了解歷史的第一手參考資料，是為機(jī)關(guān)工作、企業(yè)建設(shè)等提供的備查依據(jù)。（1）檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的，是對人類社會實踐活動的客觀真實的紀(jì)錄，是最真實最可靠的歷史憑證。（2）檔案印記著歷史的真實痕跡。比如，A，有些檔案是當(dāng)事人的親筆手稿；B有些檔案是某些機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署；C有些檔案是某些重要領(lǐng)導(dǎo)的重要批示；D有些檔案中蓋有歷史上某些重要人物或者制發(fā)機(jī)關(guān)的印信；E有些檔案是以錄像帶、錄音帶、照片等的形式存在的；F有些檔案是文件材料之類的，比如契約、合同等；G有些檔案是備忘錄等。無論何種形式的檔案，都具有巨大的憑證價值。

（二）檔案是宣傳教育的生動素材

改革開放以來，我國檔案事業(yè)的發(fā)展和變化巨大，各級檔案部門逐步改革創(chuàng)新，逐漸把檔案工作的重點轉(zhuǎn)移到為建設(shè)社會主義精神文明和物質(zhì)文明提供服務(wù)上來，尤其在我國出臺了《中華人民共和國檔案法》后，我國檔案工作體現(xiàn)出了越來越濃的法制色彩，我國相關(guān)部門加強(qiáng)了依法管理檔案和宏觀管理檔案的力度；各機(jī)關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實推進(jìn)，檔案在為社會各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。

（三）檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分

檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)。檔案是企業(yè)各項工作和員工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工、對企業(yè)的各個工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯。檔案工作也是企業(yè)的窗口，是檢驗企業(yè)整體管理水平的抓手，是企業(yè)廠務(wù)公開和民主管理的重要基礎(chǔ)，是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制，以及企業(yè)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人接受國家和社會審計、監(jiān)督和檢查的重要基礎(chǔ)。企業(yè)的檔案工作現(xiàn)在已不是僅限于加強(qiáng)對檔案自身的管理，而是立足于通過加強(qiáng)檔案管理來提升企業(yè)的整體管理水平

（四）檔案具有特殊功能

檔案的特殊功能主要是指檔案具有的人類社會其他的文獻(xiàn)資料不能替代的憑證價值和參考價值。檔案除了具備上述普通功能之外，還具備下列特殊功能。

憑證價值：檔案與其他文獻(xiàn)的區(qū)別在于檔案因為是記錄歷史的真賃實據(jù)，所以，檔案具有一定的法律效用。那么，檔案為何具有憑證作用呢？（1）檔案是人類在社會實踐過程中自然形成的，不是后人隨意杜撰的。檔案形成的自然性，決定了檔案記載的歷史情況的真實性和客觀性，賦予了檔案令人信服的歷史證據(jù)職能。（2）從檔案自身的物質(zhì)形態(tài)層面而言，檔案保留了當(dāng)事人諸如印信、親筆手稿等歷史真跡，有些檔案甚至還保留了當(dāng)事人的形象、聲音等，這些都賦予了檔案是確鑿的真憑實據(jù)的特性。

參考價值：檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真實地記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認(rèn)識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗。“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點在于它的可靠性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人在活動中形成的，人類的活動是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個人廣泛利用的資料。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

認(rèn)識了企業(yè)檔案管理工作重要性，就要求檔案管理從業(yè)人員提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和與時俱進(jìn)的時代意識，從而增強(qiáng)服務(wù)意識。檔案管理人員的素質(zhì)是決定檔案工作服務(wù)質(zhì)量好壞的關(guān)鍵。

檔案工作者的政治素質(zhì)包含下列三個方面：（1）檔案工作者的政治態(tài)度；（2）檔案工作者的政治理論水平；（3）檔案工作者的職業(yè)道德等。這就要求檔案工作人員必須做到下列幾個方面：（1）熱愛檔案工作，堅決貫徹執(zhí)行黨中央制定的《檔案法》；（2）對黨和國家的機(jī)密守口如瓶；（3）樹立正確的價值觀、人生觀、世界觀等，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律，尤其在涉及檔案工作的政策、方針等重大原則問題上，必須與黨中央保持高度的一致性。

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案人員履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實踐能力。檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識，即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)，比如文史知識、統(tǒng)計學(xué)、及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等，特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進(jìn)技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

三、結(jié)語

檔案工作是揭示檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。中央、國務(wù)院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)?！睓n案因為具有記錄歷史客觀真實情況的特點，而賦予了檔案價值的永恒性和檔案價值的無限性。我們要本著負(fù)責(zé)于歷史和負(fù)責(zé)于未來的從業(yè)態(tài)度來從事檔案工作，從整體上努力提高檔案工作的水平。相關(guān)部門要加大領(lǐng)導(dǎo)檔案工作的力度，依法建設(shè)檔案，依法管理檔案資源，并在管理檔案的過程中，積極推進(jìn)信息化檔案管理模式，鼓勵檔案部門創(chuàng)新式建設(shè)檔案、管理檔案，為檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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