優化檔案管理 服務企業科學發展

常源

韶關供電局是廣東電網公司直屬大二型企業，擔負著韶關三區七縣（市）的電網規劃建設和電力供應任務。檔案是企業聯系過去和未來的一個重要信息紐帶，是企業管理工作的重要組成部分。做好檔案的管理工作，對韶關供電局深化創先管理、促進企業實現可持續發展、和諧發展、協調發展有著重要的現實意義。

統一思想，全面認識檔案管理的重大意義

檔案工作是對檔案進行收集、整理、保管和利用的一系列活動，真實記錄著社會各項實踐活動，為人類文明進步發揮了重要作用。電力企業檔案管理工作對于服務地方經濟社會發展、服務社情民生、服務企業科學發展都具有重要的現實意義。

檔案工作是服務經濟社會的重要手段。檔案蘊含著豐富的市場經濟規律，科學管理并有效使用檔案，對于發展社會主義市場經濟、提升全社會民生幸福指數、推進重大項目建設、提高企業經營管理水平等都具有積極作用和重要意義。同時，借助檔案可充分利用前人的成果，實現知識創新特別是科學技術創新，最大限度地解放和發展生產力。近年來，我國的電力行業得到了空前的發展，其中電力工程的建設起到了重要的支撐作用。電力工程項目檔案是電力工程項目建設過程中從項目醞釀、決策到建成投產（使用）中形成的、應當歸檔保存的文件。包括從電力建設項目（工程）立項、審批、勘察設計、施工、安裝調試、生產預備到竣工投產全過程形成的，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力工程項目檔案無論是在電力工程項目維修、擴建、改建還是遷移或者毀棄等工作中都有著關鍵的作用，可以說電力工程項目檔案管理的好壞直接關系到電力工程項目效用的發揮，無論是對經濟效益還是對社會效益都有非常重要的意義。

檔案工作是服務社情民生的重要平臺。檔案工作與群眾生產生活息息相關，尤其是各類民生檔案更與廣大市民的福祉密切相連。只要我們牢固樹立為群眾生產生活服務的意識，走近群眾生活，貼近群眾需求，積極構建覆蓋服務群眾的檔案利用體系，不斷探索檔案工作惠及民生的有效途徑和方式，檔案工作就會在服務群眾中體現造福人民的價值。檔案工作通過地方志、黨史和地情宣傳，加強了與人民群眾的聯系，起到了以史育人、以史惠民的作用。電力行業作為國民經濟重要的基礎性行業，電力企業中的工程項目檔案在電力工程項目維修、擴建、改建、遷移或者毀棄等工作中都有關鍵的作用。電力工程項目檔案不僅是電力工程建設過程的真實記錄，是工程竣工驗收、生產運行、維護改造和擴建等工作的依據；同時也在很大程度上集中反映了黨和國家服務社情民生、地方黨委政府施政改革、電力企業服務客戶群眾的一系列重要舉措，做好電力企業檔案管理工作，對于進一步服務好社情民生有著重要的現實意義。

檔案工作是豐富企業文化的重要途徑。檔案是人類文化遺產的重要組成部分，記載著一個國家、一個地區的發展歷程，對人類文明的傳承、創新和發展具有重要作用。電力企業經歷了“兩改一同價”、主輔分離等一系列改革，歷經了一次次抗臺風、斗冰雪、抗洪澇等自然災害，確保了諸如奧運會、大運會等重要活動的保供電，形成了“特別能吃苦，特別能戰斗、特別能勝利”的寶貴精神。電力企業中的檔案記錄著電力企業成長、發展、壯大的歷史，是我們寶貴的精神財富和智慧結晶，也是電力企業文化的源泉活水，激勵著一代又一代電力人不斷前行。我們要充分認識檔案工作所肩負的歷史使命，以對歷史負責、對未來負責的態度，扎實做好這一平凡而偉大的事業，為時代記錄歷史、為文明傳承薪火、為企業奉獻精神。

明晰現狀，找到檔案管理工作的薄弱環節

當前，廣東電網公司深化創先如火如荼地開展，提出了“五星四區三梯隊”的發展模式，韶關供電局作為西北片區地市供電局，其中大部分縣級子公司處于第一、第二梯隊，離廣東電網公司星級供電局下屬的縣級子公司的差距還較大。檔案管理作為服務中心的一項重要工作，一方面要正確認識檔案管理工作現狀，明確定位、擺正位置、發揮優勢、補齊短板；另一方面也要正確認識檔案管理工作面臨的新形勢、新任務、新變化，面對挑戰、抓住機遇、促成發展。

韶關供電局檔案室成立于1988年，負責文書、科技、會計、合同、實物、聲像等各門類檔案的綜合管理，負責履行對下屬單位檔案工作的監督指導職能，統籌計劃實施本公司檔案基礎管理建設，主要包括：檔案基礎業務，檔案學術與科研、教育培訓與宣傳，檔案信息化工作的建設。目前，韶關供電局檔案庫藏結構多樣化，各門類檔案情況如下：文書檔案1 552卷及單份文件7 241件，科技檔案8 470卷，會計檔案3 048卷；合同檔案2 107件，實物檔案253件。

檔案室成立以來，韶關供電局檔案管理工作堅持圍繞中心、服務大局，各級領導干部高度重視，各級管理人員認真履職，全局廣大員工積極參與，檔案管理工作取得很好的成績，總體表現在上級單位考核排名中靠前。特別是2010年以來所取得的成績尤為顯著，500 kV韶關坪石B電廠接入系統工程順利通過了省檔案局組織的檔案專項驗收，還被推薦為國家檔案局“全國建設項目檔案管理示范工程”，韶關供電局110 kV前進變電站通過了市檔案局組織的檔案管理專項驗收。

但是，我們也要清醒地認識到，在新形勢下，韶關供電局檔案管理還面臨許多新挑戰，檔案管理工作特別是工程項目檔案管理工作仍存在許多薄弱環節，檔案管理的總體水平與上級主管單位、韶關市檔案局的要求還存在一定差距。主要體現在幾個方面：一是對做好工程項目檔案管理工作的重要性認識不足，意識不強，長期以來都較為普遍的存在“重現場、輕材料”的現象；二是檔案管理工作思路不清晰，存在如檔案資料不及時、不準確、不完整、不真實等問題；三是包括工程項目的管理單位、設計單位、施工單位、監理單位、設備物資供應廠商等相關單位對檔案管理的重視程度不平衡，差距較大，直接影響了工程檔案管理工作的效率和質量。以上問題，需要檔案管理人員好好反思，認真總結，并針對性地制訂有效的管控措施，落實整改。

抓住重點，科學規范開展檔案管理工作。檔案工作是一項繁雜、嚴謹、細致、枯燥的工作。當前，韶關供電局檔案管理工作千頭萬緒，既要在時間緊、任務重的情況下具體推進各項工程建設，又要確保高質量的做好工程檔案的收集、整理、分類、鑒別、入庫等相關工作，程序復雜，涉及面廣，必須要抓住重點，科學規范地開展檔案管理工作。

注重強化責任意識，提升檔案管理人員工作責任感。要規范做好檔案管理工作，必須進一步強化責任意識，全面改善“重現場、輕材料”的現象。工程檔案資料主要來源于計劃、基建、物資等具體從事工程建設的部門，在檔案管理工作中，要做到明確分工，強化職責。作為檔案管理工作第一責任人，要負起責任，從嚴把關，對檔案管理工作加強指導、督促和檢查；各基建、計劃、物資等部門要具體負責，相互配合，全面參與，至少要明確一名檔案管理工作的負責人，確保檔案工作時時有人抓、件件有人管。

注重檔案隊伍建設，努力提高自身檔案管理水平。針對當前各相關單位對檔案管理的重視程度不平衡，我們要加強對檔案管理的宣傳，努力提高全員的檔案管理意識。在隊伍建設方面既要有年富力強的中堅力量和經驗豐富的老同志，也要注重挖掘朝氣蓬勃的年輕人來更新血液、充實力量。要注重學習培訓，開展檔案管理人員的專業知識及業務培訓，建立檔案室、項目部、施工方的三級培訓，通過舉辦不同層次、不同類型的培訓班，幫助檔案管理人員不斷增強檔案管理的知識和技能，將學到的理論知識用于實踐工作中去。要加強學習和交流。一方面要“走出去”，到兄弟單位去學習先進的檔案管理經驗和技術；另一方面要“請進來”，多邀請上級部門對檔案管理工作進行檢查、指導。

加強落實檔案管理工作，確保工作不流于形式。韶關供電局對工程檔案管理工作都有詳細的部署和要求，是規范管理行為的重要依據。但只有工作部署和提出要求還不夠，關鍵在于落實，要確保檔案管理工作不流于形式，不止于表面；要建立健全考核機制，獎優罰差；要全面實行持證上崗，充分調動檔案工作者的積極性、主動性、創造性，在檔案管理工作中要營造“比學趕幫超”的良好氛圍。要關心檔案工作者的工作和生活，檔案工作者雖然不在一線工作，但他們在幕后勤奮耕耘，無私奉獻的精神，更需要我們各級領導干部去關注、去肯定。

要理清思路，在檔案管理各環節中做到“全、嚴、實”

檔案管理工作看似簡單，實則千頭萬緒、復雜繁重，清晰的思路是做好工作的基本前提，要根據檔案管理工作的實際情況，經常研究，采取有針對性的措施，及時跟進并嚴格按照要求收集相關資料，完善審核程序，提升鑒別、分析能力，嚴把入庫關口。要根據上級要求進一步修訂完善的檔案管理制度和業務指導書，在檔案管理各環節中做到“全、嚴、實”，提高檔案管理水平。

首先，工程檔案管理各項工作都要按照要求做到全面、及時、準確。要做到材料收集全面，要做到檔案管理全過程協調，要將工程檔案管理貫穿于工程建設的全過程，做到工程檔案管理與工程建設同步。設計、施工、監理單位要明確任務，落實責任；檔案管理部門要注意跟進，強化考核。

其次，要完善制度保障，做到嚴格管理。各單位在與參建單位簽訂項目有關設計、施工、監理、調試、物資供應、設備監造、咨詢服務合同時，要按照上級單位相關制度和政策明確檔案有關事項，要根據上級單位“三個發展”“登高計劃”“一體化、創先進”等具體要求促進檔案管理水平提升。要強化懲處機制，要從細著手，從嚴把關，一旦發現工程檔案資料存在不客觀、不真實的問題及因此對工程建設和韶關供電局造成不良影響的，要堅決追究相關責任人的責任，確保工程檔案的真實性、完整性和嚴肅性。

最后，對工程檔案材料要認真審核把關，保障項目各階段資料客觀真實。工程檔案資料記錄著工程的設計、施工、監理全過程，不允許有絲毫虛假，要求檔案管理人員按照檔案管理制度針對資料一項項審核，重點要關注縣級子公司、配網工程、消防工程、線路工程等薄弱環節的檔案管理，不斷加強督促、檢查、指導、考核，發現差錯按照程序予以糾正，防止“帶病”材料在整理時進入檔案。

做好檔案規范管理工作，既要堅持“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的原則，又要勇于嘗試和探索新的檔案管理手段，想方設法將最先進、最科學的檔案管理理念和措施應用到實際工作中去，做到推陳出新，高效管理。只有致力于推進科學規范的檔案管理，才能使檔案管理工作成效與企業的管理需求實現無縫連接，為創建國內檔案管理先進供電局而努力。

（責任編輯：陳海峰）