淺談如何做好水利工程檔案管理工作

張穎昱

【文章摘要】

水利工程檔案是水利工程建設(shè)中，具有保存價(jià)值的聲像、文字以及圖表等不同類型的歷史記錄，能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)活動(dòng)與實(shí)際情況真實(shí)準(zhǔn)確的反映出來(lái)，是水利工程建設(shè)工作中必不可少的組成部分，因此對(duì)水利工程檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能更方便的為水利工程的建設(shè)管理進(jìn)行服務(wù)。本文結(jié)合具體的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)做好水利工程檔案管理工作的重要性以及如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析探討。

【關(guān)鍵詞】

工程檔案；水利；管理

社會(huì)的建設(shè)，科技的發(fā)展，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各種城市建設(shè)也在如火如荼的進(jìn)行著，其中水利工程的建設(shè)帶給人們的利益是難以言說(shuō)的，其中水利工程檔案的也有很大的作用。水利工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，會(huì)有很多的文檔資料、施工記錄、竣工驗(yàn)收資料、維修記錄等，這些資料可以全方位反映水利工程在建設(shè)過(guò)程中的的具體情況，在工程的質(zhì)量評(píng)定、管理維護(hù)等方面有很重要的信息價(jià)值。因此，將水利工程檔案的管理工作做好有很重要的意義。

1 建立統(tǒng)一的檔案管理制度

對(duì)水利工程檔案僅限統(tǒng)一管理，可以保證水利工程檔案的完整性和規(guī)范性。按照統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的方法建立檔案管理小組，對(duì)檔案進(jìn)行管理工作，形成檔案管理網(wǎng)。完善管理制度，修訂檔案管理責(zé)任制度，盡量做到職責(zé)分明。不管是在工程的各個(gè)階段還是單位的各個(gè)部門，都需要從組織上確保文件材料的完整性，使水利檔案管理工作達(dá)到了規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及完整化。

2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

2.1拓寬檔案的收集途徑

根據(jù)實(shí)際情況，我們發(fā)現(xiàn)其實(shí)水利工程的建設(shè)是十分復(fù)雜的。從最初的申報(bào)項(xiàng)目一直到最后的工程竣工，中間會(huì)有很多工作要做，因此也會(huì)有大量的資料文件，涉及到很多方面。如果工期比較長(zhǎng)，稍微有點(diǎn)不小心可能就有可能造成資料的遺失。有的小型的水利工程有可能施工要求比較急，而且工期比較短、文件數(shù)量不多，因此很容易被管理檔案的工作人員忽視。加上施工人員的組成比較復(fù)雜，在某項(xiàng)工程結(jié)束后，工作人員有可能會(huì)解散，而檔案資料也有可能會(huì)遺失。因此，為了使水利檔案資料的收集能夠完整，檔案管理工作人員應(yīng)該清楚的了解工程建設(shè)工作當(dāng)中，具體的操作程序以及工作流程，比如在分階段的工程中，需要掌握每個(gè)工作階段當(dāng)中會(huì)形成的文件資料、資料內(nèi)容等，從而進(jìn)行搜集：分階段收集的方法適用于建設(shè)周期比較長(zhǎng)的水利工程。對(duì)于大型的水利工程，檔案管理人員需要保持和建設(shè)部門及施工部門的聯(lián)系，方便及時(shí)了解工程的進(jìn)展?fàn)顩r，對(duì)檔案資料及時(shí)回收，盡量避免檔案材料的遺失，確保水利工程檔案的完整性和系統(tǒng)性；追蹤收集的方法適用于工程周期比較短、檔案材料形成快的水利工程，檔案管理人員需要主動(dòng)到施工現(xiàn)場(chǎng)了解工程的進(jìn)展情況，掌握工程建設(shè)信息，有針對(duì)性的搜集水利檔案資料，這種搜集檔案的方法不但速度快，而且質(zhì)量高，能夠保證檔案資料的完整性；強(qiáng)制性收集的方法適用于臨時(shí)機(jī)構(gòu)比較多的施工單位，水利工程申報(bào)以后，施工單位需要先交部分押金，到工程竣工以后，施工部門把整個(gè)檔案資料交給檔案管理部門后再退回押金，通過(guò)這種方法對(duì)施工部門進(jìn)行約束，確保檔案資料的完整性。

2.2對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

水利工程檔案管理人員需要有比常人更加全面的知識(shí)技能，對(duì)文書、科技等檔案都要能夠掌握應(yīng)用，最重要的一點(diǎn)是還要懂得水利工程檔案的類別類別檔案并且會(huì)對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行整理。為了使水利工程檔案的管理達(dá)到規(guī)范，需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們對(duì)水利檔案的形成過(guò)程、每個(gè)工程階段會(huì)形成什么樣的檔案資料有一個(gè)徹底的認(rèn)識(shí)與了解，從而在以后的檔案收集中有更為明確的方向目標(biāo)。根據(jù)檔案整理的要求，對(duì)檔案文件的書寫要求、制成材料進(jìn)行詳細(xì)講解使檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)容有所了解，從而更好的開(kāi)展自己的工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集整理。將培訓(xùn)與實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，可以更好的使得工作人員接受培訓(xùn)內(nèi)容，做到實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，為檔案的規(guī)范化、完整化提供保障依據(jù)。

2.3充分發(fā)揮已有檔案的作用

水利檔案文件的收集歸檔工作是為了利用檔案信息，提高檔案的管理工作。水利工程檔案的產(chǎn)生形成是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)所得的結(jié)果，通過(guò)對(duì)檔案資料的收集整理，使其成為檔案信息資源，然后通過(guò)檔案管理人員可以供給水利工作者進(jìn)行使用。檔案管理人員及時(shí)將檔案信息提供給有關(guān)部門或者水利工作者，讓他們從已有資料當(dāng)中尋找有用的信息，促進(jìn)水利工作的建設(shè)，從而更好的配合水利工程檔案的建檔工作。將檔案資料輸入電腦，可以隨時(shí)為有關(guān)部門或者人員提供系統(tǒng)全面的水利工程建設(shè)資源，還可以為水利工程的建設(shè)提供更大的幫助。因?yàn)樗麄兞私鈾n案歸檔所帶來(lái)的和好處和方便，因此在以后的工作當(dāng)中也會(huì)很積極的整理收集有關(guān)的檔案資料以及有關(guān)文件，主動(dòng)上交給檔案管理部門，在一定程度上保證了水利工程檔案的完整性和系統(tǒng)性，從而使水利檔案管理工作更好、更完整的開(kāi)展下去。

3 結(jié)語(yǔ)

實(shí)踐證明，水利工程檔案的管理是一項(xiàng)比較冗長(zhǎng)的工作，它的管理牽扯到工程從施工到竣工這個(gè)過(guò)程的方方面面，其中的檔案資料是一筆不可缺少的財(cái)富，因?yàn)樗菍?shí)踐積累的經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)用，因此必須受到關(guān)注和收集整理，以便在以后的建設(shè)工程中被他人借鑒使用。因此，水利檔案的管理部門必須嚴(yán)格管理檔案資料，努力發(fā)揮檔案資料的作用，獲得最大的利用價(jià)值。同時(shí)還要對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范管理，制定完善的制度，進(jìn)行科學(xué)合理的管理，保證檔案資料的完整性、連續(xù)性，為水利工程的建設(shè)發(fā)揮更大、更有效的作用。

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