電子商務檔案管理存在的問題及對策研究

孟秋梅

【文章摘要】

隨著全球化進程的加快和互聯網技術的飛速發展，電子商務得到了飛速發展，同時在電子商務活動的過程中也形成了大量的電子檔案。與紙質檔案相比，電子檔案有其自身的特點。本文即在分析電子商務商務檔案管理存在問題的基礎上，提出相應的解決對策。

【關鍵詞】

電子商務；檔案管理；問題；對策

0 引言

電子商務是在開放的互聯網環境中進行的商務活動，即通過現代電子信息互聯網技術，實現各種商務業務活動的電子化。隨著電子商務的飛速發展，很多傳統商務活動中的類似紙質合同等手續，都將被電子文本取代，這就給傳統的檔案管理帶來了極大的挑戰。

商務交易過程主要分為準備階段、談判和合同簽署階段、履行交易和交易索賠四個階段。這四個階段都會產生大量的檔案文件，其中絕大部分電子文件將轉化為電子檔案。在現代網絡環境下，企業檔案管理人員的關注點不僅是企業內部網絡，還要擴展到本地區、國內甚至國際范圍。基于此，企業檔案管理人員不僅要做好企業內部檔案的收集和保管，還要了解企業對相關檔案信息的需求，改變工作方式，結合現代電子商務營銷模式進行企業電子商務檔案的管理，這就給企業檔案管理人員提出了新的課題和挑戰。

1 電子商務檔案管理存在的問題

不同于傳統的紙質檔案，電子商務檔案具有以下幾個特點：由于電子商務檔案是借助于現代電子信息技術，其必須通過計算機才能讀取。并且只要配備了計算機等辦公設備，電子商務檔案的處理和傳遞非常快捷，并且可以借助網絡環境實現信息共享。同時，對于電子商務檔案的保存環境和條件來說，其對溫度、濕度以及防磁性都有很高要求，但對保存場地的面積沒有太高的要求。

目前，電子商務檔案管理主要存在的問題主要有以下幾方面：

（1）與傳統的紙質文檔相比，電子商務文檔的管理相對復雜，加大了檔案管理人員的工作難度。一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務檔案的重要性，還是認為紙質文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔心加重自己的工作負擔，從思想上沒有主動的去注意電子商務文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計算機操作，不會正常使用計算機，這就影響到電子商務檔案的管理，無法解決電子商務檔案管理中遇到的問題。

（2）對原始檔案屬性的影響。檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現在檔案的內容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務活動中形成的檔案，不僅檔案內容容易被改動，而且其形式也可能發生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：

電子商務檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質檔案相區別的地方。隨著現代電子信息技術的飛速發展，電子商務檔案依存的環境也在不斷變化，只有通過調整電子文件才能適應不斷變化的環境，這就導致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務檔案可以根據需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術尚未完全普及，在電子商務檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務文檔的真假。

電子商務文檔的這些特點，使得我們無法用紙質文檔的標準和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。

（3）對檔案學理論的影響。電子商務文檔出現，也增加了檔案學理論研究的內容。傳統檔案學的研究對象主要是如何管理紙質文檔。電子商務文檔的出現，不僅會補充和完善原先的檔案學研究內容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現許多與電子商務檔案管理相關的研究課題。比如：如何保證電子商務檔案的原始記錄性、如何維護電子商務檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網絡信息安全技術保護電子商務檔案以及如何對電子商務檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學理論面對的新的課題。

2 電子商務檔案管理應采取的對策

2.1采取有效手段，保證電子商務檔案的原始記錄性

目前，保證電子商務檔案原始記錄性主要的技術手段有：信息加密技術、簽章認定技術、信息識別、身份認證、網絡防火墻等等。當然，僅僅依靠企業檔案管理人員利用這些技術手段是無法保證電子商務檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業信息技術人員的支持和配合。與此同時，還應盡快建立和完善電子商務檔案相關的管理制度，并將電子商務檔案管理納入到企業的辦公自動化和信息管理系統，確電子商務檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環節，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網絡保護技術和手段，也必須有完善的電子商務檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴格執行科學的電子商務檔案管理制度，才能從根本上保證企業電子商務檔案的原始記錄性。。

2.2提高企業的檔案管理人員的業務水平和專業素質

電子商務的飛速發展，產生了大量的電子商務文件，這就要求企業的檔案管理必須進行變革，以適應電子商務檔案管理工作的要求。企業檔案管理人員必須努力提高自己的業務水平和專業素質，學習電子商務檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務檔案管理工作的要求。因此，企業的檔案管理部門應當通過各種途徑，更新企業檔案管理人員的知識體系和知識結構，培養現代企業檔案管理人才，以適應現代電子信息時代電子商務檔案管理發展的趨勢。

2.3建立科學、合理的檔案管理體制

一個文件是否生效，其主要標志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業應將重要的電子商務文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩定性。因此，將電子商務文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉化為檔案后，歸檔保存兩套內容相同、載體不同的檔案，把紙質文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質檔案的卷內目錄備注項標明相應的電子商務檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務檔案目錄的備注項中注明相應的紙質文件的檔號及存放地址。

3 結束語

進入21世紀，隨著現代電子信息互聯網技術的飛速發展，整個社會已經進入了網絡經濟時代。在網絡環境下，出現了一種新的、以互聯網為依托的現代商務交易形式—電子商務。這就要求我們必須改變傳統的檔案管理思想和觀念，與時俱進，改革傳統的檔案管理模式和方式方法，使檔案管理工作迎合現代社會經濟發展的需要。

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