高校測試中心實驗室資質認定中的檔案管理

蔡慧娟 孫蕊

【文章摘要】

檔案工作是實驗室資質認證的基礎依據，是認證體系有效運行的直接憑證和重要保證，因此，檔案管理在計量認證的過程中顯得尤為重要。本文從計量認證中檔案管理的現狀、存在的問題及如何完善檔案管理工作方面進行了探討。

【關鍵詞】

計量認證；檔案管理；信息化；檢測

1 檔案管理工作與計量認證的關系

檔案的本質屬性是原始性和歷史性。測試中心的日常檢測工作有大量的文件資料，是測試中心質量體系管理、運行及質量體系有效性、規范性的真實記載。檔案既是中心的原始材料和法律依據，也是獲得實驗室資質認定的前提條件和必要保證。所以，計量認證制定質量手冊、質量計劃和程序性文件、技術標準、作業指導書、操作規程等依據都來源于檔案。

計量認證的《文件控制程序》是對文件進行有效的控制和管理，它對文件和資料的批準、發布、保存以及更改都作了明確的規定。文件在修改時，要評審與標識，并再次批準和發布，確保使用有效版本。如需保留失效文件，加蓋“作廢”印章，對需保留的作廢文件和更改的文件進行標識。通過計量認證的質量管理體系不但能增強檔案管理人員的意識、提高檔案管理人員的素質，進一步優化檔案管理。

2 計量認證中的檔案管理現狀

實驗室資質認證體系中的檔案管理分為技術類檔案和管理體系文件檔案兩部分，兩部分互有交叉，相互關聯。

2.1技術類檔案包括儀器設備檔案和檢測報告

儀器設備從購買使用到報廢建立了儀器設備檔案，檔案里保存著每臺設備及其軟件的記錄。儀器設備管理員為每臺儀器設備也建立了檔案，并負責儀器設備檔案的管理。

檢測報告及其相關記錄包括檢測委托書或檢測合同、檢測任務單、檢測原始記錄和表格、檢測報告的復印件。檢測報告的保存期限一般為一個復評議周期（計量認證的評議周期為三年），檔案管理員以一年為周期，將檢測報告相關原始記錄和質量記錄進行分類歸檔再按照編號進行放置并保存，采取一定的保護措施，避免其丟失、損壞或霉變。

2.2管理體系文件檔案包括質量體系文件和人員技術檔案

質量體系文件分為四個層次：第一層次為描述質量方針、目標和管理體系的質量手冊；第二層次為描述實施管理體系、控制各要素所涉及的各個部門、各質量環節的程序文件；第三層次為供具體工作人員使用的作業指導文件及用作管理體系運行的證實性文件；第四層次為服務于上述管理體系及具體工作人員使用的質量控制記錄文本。

為滿足檢測要求及管理體系實施中所涉及和形成的質量文件，它們可以是文件形式，也可以是數字模擬、照片形式，既可以是書面文件、也可以存在于各種媒體中，還包括外部文件，如相關標準、規程、方法、參考文獻等。

由于計量認證中文件管理的歸檔涉及面廣，所以中心各個部門和實驗室分工合作。中心主任負責制定質量方針、質量目標，負責管理體系文件的審批和頒布；中心質量負責人負責組織人員，編寫和維護管理體系文件的審批和頒布；各有關檢測實驗室積極配合，中心業務辦公室匯總歸檔并保存。

計量認證中的要素有許多，人員、設備、設施和環境，其中人員是關鍵因素。中心檢測水平的高低大部分取決于檢測人員的素質和水平，所有檢測人員必須持證上崗。所以，中心為人員建立了檔案，并保證一人一檔。人員技術檔案包括人員的學歷、經歷、技能培訓狀況、考核記錄、資格證書、科研論著、表彰獲獎等。

檔案管理人員需要準確地將人員技術檔案進行整理、分類及登記；能夠將人員各類資質證書的復印件歸入個人技術檔案；同時及時技術管理層對技術人員的整體分析評價及時歸檔，保證中心人員的技術水準。

3 實驗室檔案管理存在的問題

實驗室檔案管理是計量認證的基礎性工作，是獲得實驗室資質認證的重要保證，是在質量體系認證中的直接憑證。通過計量認證，可以增強人們的檔案管理意識，可以進一步優化檔案管理，提高管理人員的素質，檔案管理積累財富。

盡管如此，CMA中的檔案管理仍然存在著以下三個問題。

第一：缺乏完善的CMA檔案管理制度和程序。日常的檔案管理工作中沒有具體的檔案管理制度和操作流程，歸檔的時間不固定，隨意性較強。

第二：CMA檔案管理人員建檔意識模糊，專業性較弱。中心實驗室沒有配備專職人員，歸檔基本都是兼職。

第三：CMA檔案現代化管理力度有待加強。中心實驗室的檔案管理工作目前手工查詢和人工服務手段仍占主導地位。另外，紙質的檔案對存放檔案的地方要求相對較高，房屋設施中要配置必要的防火，防水等工作。

4 完善計量認證中的檔案管理

4.1建立健全CMA中的檔案管理制度

中心建立起一個領導親自“抓”、各實驗室認真“管”、中心檔案部門負責“理”的良好的文件管理流程，實現從下至上的檔案收集，使文件程序化、制度規范化。同時，應當建立健全歸檔制度、借閱制度、保管制度、保密制度、鑒定與銷毀制度等，從而實現檔案的集中化管理，提高測試中心整體管理水平。

4.2建立一支專業素質高的CMA檔案管理人才隊伍

首先，增強管理人員的檔案意識，嚴格規范日常

工作標準，逐漸形成認真細致、負責的工作習慣。其次，中心領導要重視計量認證中的檔案管理，對技術人員和檔案管理人員要定期進行檔案管理知識的培訓。

4.3實現CMA檔案管理的信息現代化

從傳統的科學方式向信息化管理的方式轉變已經

成為實驗室檔案管理的必然趨勢，各室檔案管理員將相關的電子文件直接傳至中心檔案管理信息庫，集中定期與紙質檔案一起整理并納入中心檔案室，從而保證信息文件完整性。同時，檔案信息化管理不但能節約查詢時間，便于計量認證人員現場評定，還能夠提高檔案的利用率。

【參考文獻】

[1]莫若琦.《淺談檔案管理工作與計量認證的關系》 經濟與社會發展第6卷第4期，2008年4月

[2]宋穎.《實驗室計量認證中的檔案管理》科技情報開發與經濟第17卷第1期，2007年

[3]馬躍.《實驗室資質認定中檔案管理的重要性》環境科學與管理第37卷增刊，2012年12月

[4]曾艷.《高校實驗室資質認定現狀與發展》中國現代教育裝備第9期，2012年9月

[5]上海交通大學分析測試中心.《程序文件》計量認證內部文件，2012年10月