怎樣確保網(wǎng)絡條件下辦公室自動化系統(tǒng)的安全可靠運行

王雯

摘 要：隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展和社會的進步，網(wǎng)絡技術(shù)已經(jīng)廣泛的應用于人們的日常生活和生產(chǎn)中。網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展對辦公室的建設(shè)造成很大的影響，傳統(tǒng)的辦公室逐漸被全新的網(wǎng)絡化自動辦公室模式代替，辦公室的自動化使用網(wǎng)絡技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦公，極大的提高了工作效率。本文重點介紹了自動化辦公室的特點及辦公室自動化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡；辦公室自動化；建設(shè)

隨著網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能適應新環(huán)境的要求，為滿足社會發(fā)展的需求，辦公室自動化的建設(shè)規(guī)模越來越大，在網(wǎng)絡條件下，辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)代辦公室建設(shè)重中之重。辦公室自動化能有效的改善辦公條件，提高辦公室的工作效率，辦公室自動化具有文字處理功能、圖形處理功能、聲音處理功能、日常事務處理功能、局域網(wǎng)絡功能等諸多優(yōu)點，自動化辦公模式對現(xiàn)代辦公室有極其重要而意義。

1 辦公室自動化

1.1 辦公室自動化的概念

辦公室自動化的英文名為Office Automation，縮寫為OA，是近年來新型的辦公理念，辦公室自動化是指通過網(wǎng)絡信息處理系統(tǒng)自動化的處理辦公室事務，辦公自動化的范疇比較廣闊，只要在在傳統(tǒng)的辦公室中使用各種新技術(shù)、新設(shè)備進行辦公工作都屬于辦公室自動化的范圍。

1.2 辦公室自動化的特點

辦公室自動化是應用計算機網(wǎng)絡技術(shù)代替人工處理辦公是的日常事務，辦公室自動化具有文字處理功能、圖形處理功能、聲音處理功能、日常事務處理功能、局域網(wǎng)絡功能等特點。文字處理功能是指辦公室自動化具有辦公文件的編輯、修改、儲存、打印等功能，極大的提高了辦公人員文件管理能力；圖形處理功能是指辦公人員可以通過網(wǎng)絡技術(shù)對一些圖形進行分析、處理，根據(jù)圖形的變化趨勢做出正確的判斷；聲音處理功能是指辦公人員可以利用自動化辦公設(shè)備進行遠程通話；日常事務處理功能是指辦公人員可以利用自動辦公設(shè)備處理一些日常的工作事務，如日常郵件的管理、會議的安排等；局域網(wǎng)絡功能是指通過網(wǎng)絡技術(shù)建立一個局域網(wǎng)，將各部門的辦公室關(guān)聯(lián)到局域網(wǎng)中，實現(xiàn)各部門的資源共享，方便各部門的信心交流。

2 辦公室自動化建設(shè)的原則

在建設(shè)自動化辦公室時要堅持辦公室的規(guī)范性原則、先進性原則、完整性原則、實用性原則、可靠性原則。

2.1 規(guī)范性原則

辦公室的自動化系統(tǒng)要有規(guī)范、系統(tǒng)的操作流程，因此在建設(shè)自動化辦公室時，要遵守辦公室的規(guī)范性原則，只有保證辦公室的規(guī)范性，才能確保辦公室的文件管理、日常事務處理、信息處理、會議管理等有一個良好的運作平臺，才能滿足辦公室日常工作的需求。

2.2 先進性原則

辦公室自動化的建設(shè)要有較高的出發(fā)點，要采用先進的技術(shù)及設(shè)備進行辦公室自動化建設(shè)，確保自動化辦公室的長期運作，避免因技術(shù)或設(shè)備落后等問題造成的辦公室自動化系統(tǒng)的淘汰，造成自動化辦公室的無效建設(shè)。

2.3 完整性原則

為確保辦公室自動化的有效工作，必須建立一個完整的自動辦公系統(tǒng)，只有自動辦公系統(tǒng)的信息處理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)能滿足辦公室的日常工作需求，才能保證辦公室自動化的正常工作，因此，在進行辦公室自動化建設(shè)時要嚴格的遵守完整性原則，確保辦公室自動化系統(tǒng)的有效運行。

2.4 實用性原則

在構(gòu)建辦公室自動化系統(tǒng)時，要確保辦公室自動化系統(tǒng)的實用性，不能為了節(jié)省投資使用一些不切實際的設(shè)備，辦公自動化系統(tǒng)的編碼、功能、數(shù)據(jù)庫、信息管理中心等要有良好的擴充性，確保在未來的發(fā)展中，辦公室自動化系統(tǒng)的正常運行。

2.5 可靠性原則

在建設(shè)自動化辦公室時，要充分的考慮辦公自動化系統(tǒng)的安全性和可靠性，防止重要的機密文件丟失，自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和信息庫要有備份系統(tǒng)，只有授權(quán)的用戶才能進入信息管理中心查詢信息，為保證系統(tǒng)的可靠性，必須建立系統(tǒng)安全日志，對訪客的訪問時間進行記錄。

3 辦公室自動化建設(shè)的意義及存在的問題

3.1 辦公室自動化建設(shè)的意義

辦公室自動化能讓辦公人員快速、準確的處理各種信息，有效的提高辦公效率，在網(wǎng)絡條件下，運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)建設(shè)自動化辦公室，極大的提高了辦公室的現(xiàn)代化管理水平和服務水平，辦公室自動化具有處理事務快、信息儲備量大、科學性強、保密能力強等諸多優(yōu)點，極大的提高了文件的管理能力和保密狀況。辦公室自動化能積極的輔助辦公室的各項事務順利的開展，對現(xiàn)代辦公室工作有極其重要的意義。

3.2 辦公室自動化建設(shè)存在的問題

目前，辦公室自動化建設(shè)中存在一定的問題，影響了辦公室自動化的建設(shè)。長期以來，人工辦公的模式已經(jīng)深入人心，一些辦公室工作人員很難接受辦公自動化的辦公方式，造成自動化辦公同傳統(tǒng)辦公相沖突。由于辦公室自動化的管理制度不健全，導致辦公室自動化系統(tǒng)的安全性受到影響，自動化辦公系統(tǒng)收發(fā)、處理、存儲的信息具有很高的利用價值，如果辦公室自動化系統(tǒng)的安全得不到保障，將嚴重的制約辦公室自動化的發(fā)展。在計算機網(wǎng)絡化背景下，一些黑客經(jīng)常利用網(wǎng)絡技術(shù)攻擊辦公室自動化系統(tǒng)，導致文件信息泄露，造成嚴重的損失。

4 辦公室自動化建設(shè)中存在的問題處理措施

4.1 安全保障措施

為確保辦公室自動化系統(tǒng)安全的運行，單位可以利用自動化操作系統(tǒng)、電子郵件、數(shù)據(jù)庫、應用系統(tǒng)提供的安全控制體系等嚴格的控制使用用戶，單位要在辦公室自動化設(shè)備上安裝相關(guān)殺毒軟件，對重要的機密文件在傳輸工程中，要加密處理，防止信息的泄露，為確保文件的安全傳輸，單位應該建立獨立的內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)，盡量減少單位的網(wǎng)絡系統(tǒng)同外部網(wǎng)絡的關(guān)聯(lián)。

4.2 完善辦公室自動化規(guī)章制度

辦公室自動化系統(tǒng)和其他的管理軟件系統(tǒng)不同，辦公室自動化系統(tǒng)處理的文件具有一定的法律效力，因此，單位要建立完善的辦公室自動化管理制度，保證單位辦公室自動化的正常運行，通過嚴格的規(guī)章制度，減少因工作人員操作失誤造成的文件信息泄露，確保單位辦公室自動化系統(tǒng)的良好運作，有效的提高辦公室工作效率。

4.3 建立專業(yè)辦公室自動化工作人員

辦公室自動化系統(tǒng)具有很高的專業(yè)能力，由于傳統(tǒng)的辦公室工作人員大部分進行的是人工處理，很難適應自動化辦公系統(tǒng)，在運用辦公室自動化系統(tǒng)時，不能有效的處理事務，因此，單位要建設(shè)一支專業(yè)辦公室自動化工作人員，確保辦公室自動化系統(tǒng)的良好運作，避免因為確少專業(yè)的操作人員而不能有效的運行。要注重辦公室工作人員的思想政治教育，強化工作人員的工作責任心，科學的對辦公室工作人員進行培訓，有效的加強辦公室工作人員的專業(yè)技能，提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，確保辦公室自動化系統(tǒng)的正常運行。

5 總結(jié)

辦公室自動化能讓辦公人員快速、準確的處理各種信息，有效的提高辦公效率，辦公室自動化能提高辦公室的現(xiàn)代化管理水平和服務水平，因此，單位要加強辦公室自動化系統(tǒng)的安全管理，建立完善的辦公室自動化規(guī)章制度，建立專業(yè)辦公室自動化工作人員，確保辦公室自動化系統(tǒng)的正常運行。

參考文獻

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