淺談檔案利用工作與實際效益

曲娜

摘 要：檔案的收集和管理是現代檔案工作的根本目的，主要要求除了安全保存和不使其散失外，還是為了利用與開發。而在現在檔案信息開發利用中，存在著傳統式的服務形式和不重視這兩大問題外，在這里和大家一起探討嚴重影響著檔案信息的資源開發與利用和檔案事業共同問題。

關鍵詞：檔案；傳統開發；現代利用

檔案利用工作包括了解和熟悉館室藏檔案信息的內容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；分析和預測社會對檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發展規律；向檔案用戶介紹和報道館室藏中相關的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務；向檔案用戶提供他們所需的相關內容。

1.在目前的實際工作中，在檔案信息的資源開發和相關信息反饋工作中仍存在以下問題

檔案利用數據統計的局限性。不求實際效益，檔案管理部門，在年終要求基層檔案工作人員編制年報，了解當年的檔案利用情況時，最總統計的自是幾個具體數據，如利用人，利用檔案及復印數據資料等，而不通過檔案信息資源的開發與利用工作，獲得的社會效益和經濟效益就自然十分有限。收集檔案主要是利用數據，雖然能反映檔案的利用情況，但這種反應是表面現象，說明不了檔案真正為經濟社會和經濟建設帶來的價值和效益。反過來說，統計數據只能揭示事物具體現象，而不能揭示檔案如何利用的實質，即實際效益。這是檔案部門普遍面臨的一個問題。

2.在檔案館使用的同時，要求其填寫利用目的，而不是深層次了解，失去檔案利用和信息及時反饋的機會

我認為問題主要體現在以下兩個方面：

第一，將檔案的具體開發與利用工作，可分兩個階段。首先來看，又可稱初級階段，即檔案的使用者在查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案使用過程中，這時的具體情況只反映檔案利用情況；其次，又可稱為高級階段，即檔案使用者通過利用在學習、工作、生產等社會實踐中的使用，會不同程度的產生一定的社會效益和經濟效益，也就是體現了檔案的作用和價值，并通過信息反饋而最終獲得。而這種信息的取得，事先要求使用者必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并將其記錄詳細并備案，以備日后后續調查。

第二，信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

3.在工作中，檔案的使用應在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫

3.1在利用方面。編研工作滯后性，使得檔案分類工作遠遠跟不上檔案信息資源的開發利用需要。因為，利用單位不了解館藏情況，即你館藏中究竟有些什么資料可供社會利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求，結合館藏實際，有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料，提供社會利用。然而，各地各級檔案館編研工作滯后，跟不上社會發展和經濟建設的需求，影響檔案信息資源的開發與利用。

3.2在使用方面。檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷（冊）檔案，但該年數百人次、數百卷（冊）檔案，有什么社會效益和經濟效益呢？卻一無所知或知之不多。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進行跟蹤調查。調查收集檔案利用實際效益，主要有以下作用：

3.3在挖掘方面。有利于了解和掌握檔案利用信息，進一步擴寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調查和收集，可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義現代文化建設服務。

4.除上述所說的之外，我認為在使用過程中應在開發利用檔案信息資源多做文章，獲得檔案實際效益的基本做法

4.1認真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各館在檔案查（借）閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填。

4.2把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫的太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。

4.3分發檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發一張檔案利用信息反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要怎么寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。

4.4及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。

5.提供咨詢服務和網上查詢

提供咨詢服務。這種服務形式是檔案館室工作人員以檔案為依據，以自己所掌握的業務知識和專業技術知識為基礎，對查詢者提出的問題進行解答，或指導利用者獲得有關某一方面檔案的線索，利用工作做活后，檔案館室會接到各種情況的咨詢業務，有一般咨詢，也有專門性咨詢；有事實性咨詢，也有知識性咨詢；有專題研究性咨詢，也有信息性咨詢。

檔案信息上網。是檔案館室將有關工作信息等和可公開利用的檔案內容上局域網、城域網或廣域網（因特網），用戶只要按照有關要求或程序，點擊鼠標就可以查閱所需檔案、檔案工作等方面的信息。

綜上所述，檔案利用是必要的，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以便進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。