對高校人事檔案收集工作的幾點思考

朱莎

摘 要：高校人事檔案的收集是人事檔案管理的一個重要環節，隨著教育體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，人事檔案管理人員應轉變思路，變被動收集為主動收集，變封閉式管理為開放式管理，堅持以人為本可持續發展的收集思路，與時俱進，把人事檔案收集工作做得更細、更全、便好，努力把人事檔案服務提高到一個新的水平，為學校的發展做出應有的貢獻

關鍵詞：高校；人事檔案；收集工作；思考

人事檔案收集工作是人事檔案管理的一項非常重要的基礎性工作，沒有人事檔案科學、系統的收集，就沒有完整的人事檔案內容，就會對整個人事檔案的質量有著極其重要的影響。

隨著教育制度的改革和高校教育的快速發展，近幾年人事檔案的收集工作面臨著新的考驗，一方面，為整合資源，提高辦學質量，一些高校之間進行了合并，在多校合并過程中，由于撤銷合并單位比較多，人員崗位變動較大，部分人事檔案材料在合并移交過程中出現了缺失和遺漏等情況；另一方面，對人才的重視已經成為高校內涵建設、求生存謀發展的重心，于是學校紛紛出臺政策吸納各類高學歷、高職稱的人才，在此過程中，這些高學歷高職稱人才的檔案流動性就增大，給檔案收集工作帶來一定的難度。在這樣的背景下，作為一名高校人事檔案工作者，應如何轉變思路，與時俱進地開展人事檔案收集工作呢？下面筆者將結合自己的工作對人事檔案的收集工作進行一些初淺的探討。

1 轉變思路，結合學校的發展積極開展檔案收集工作

1、變被動收集為主動收集。以往檔案管理人員的工作重心主要投在了檔案的整理、編目、規檔和查借閱方面，檔案材料是由開展業務方面的人員來負責移交，檔案管理人員因此形成坐等靠以及檔案不全和自己沒有責任這樣一些思想。所以檔案管理者必須具備良好的職業素質，作為一名人事檔案管理人員，既要耐得住寂寞，又不能安于寂寞，就是說，既要認真做好檔案的接收、編目、裝訂、歸檔等瑣碎工作，又要主動去克服工作中的隨意性，努力改變歸檔工作被動、不及時的現象，因為被動收集往往會造成一些檔案材料的不全。因此檔案管理人員應有目標有計劃地開展工作，可根據處內科室的業務分工，分別制定出人事處各科室的詳細歸檔材料目錄和移交時間，讓各業務科室明確自己在業務活動中人事檔案的收集和歸檔內容，使檔案收集工資規范化和系統化。

2、變封閉型管理為開放式管理。人事檔案工作不是閉門造車，不是僅僅起到整理和保管的作用，而應開放式地提供服務，并通過服務進一步促進人事檔案的收集和歸檔工作。例如職工在查閱親屬關系方面的需求比較大，那么在今后的收集過程中，對于個人親屬關系方面的材料，具有一定的保存價值又能為個人提供服務的資料就應該進行收集和歸檔。此外，人事檔案管理人員還應積極參與和配合各業務科室開展工作，及時地掌握和督促工作中形成的文件資料，并進行歸檔，這樣檔案的收集工作才能做得更細、更全、更好。

3、要堅持以人為本可持續發展的收集思路。一方面，人事檔案是為職工、為組織人事部門服務的，所以人事檔案的收集應“以人為本”。根據服務對象的需求和變化，將體現人們工作、生活狀態、智慧結晶的各種類型的檔案材料收集起來，并力求所形成材料的齊全完整，為收集工作拓展新的發展空間，以便更好地為學校和職工提供服務。另一方面，檔案的價值并非恒定不變，而是動態變化的，人事檔案的范疇是隨著學校的發展和相關工作的進一步規范而呈現動態地變化，在此過程也產生了一些新的文件材料，這些材料并沒有在原來的歸檔范圍之內，但具有保存意義和價值。因此，我們必須要有可持續發展的檔案收集理念，要能夠根據學校和國家的發展，與時俱進地將一些有價值的文件材料收入個人檔案里。例如，目前新招聘人員的人事檔案按國家要求要進行人事代理，交由人才中心管理，那么我們單位內收集的資料不要僵化在原來的范圍，可根據工作的需要，對個人有保存意義和價值的資料進行增加，如學歷學位、資格證書身份證復印件，人事代理合同書，高校教師資格申請書、獨子證申請表等資料都可進行收集和歸檔。

2 收集過程中的幾個重要環節

1、要建立健全人事檔案的收集制度。人事檔案工作應有計劃有總結，可結合學校的實際，建立健全人事檔案管理制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原則，實現人事檔案的規范管理。檔案管理人員通過與各科室業務工作的配合和督促，一方面可以增強大家對人事檔案的收集歸檔意識，形成重視檔案，自覺進行檔案收集和移交工作的氛圍，另一方面可以督促業務活動中形成的檔案材料并及時歸檔。

2、明確人事檔案的收集范圍。可根據人事處內各科室的業務分工，分別制定出完整詳細的各科室收集歸檔文件內容。以我校為例，人事處內設工資科、專技科、人事科和綜合科四個科室，根據業務分工不同，分別制定出四個科室應歸檔材料，如工資轉正定級表、工資變動審批表、薪級變動表、調動人員的工資介紹信等材料由工資科負責收集和歸檔；專業技術人員任職資格評審表、工人等級資格審批表、單位的聘任通知、職工每年的履職考核表、大中專畢業生考核表、職工學籍、進修培訓等材料由專技科負責收集和歸檔；干部履歷表、事業單位聘用通知、聘用登記表、報到證、就業協議、體驗表等材料由人事科負責；各級各類先進表彰的登記表、解聘登記表、教師資格認定申請表、人事代理合同等材料由綜合科負責。這樣各科室不管人員是否變動，都能明確自己應負責的歸檔內容。

3、加強人事檔案材料的收集力度。隨著教育體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，教職工考核、考察、學歷、學位、各類培訓、專業技術晉升、工資變動、干部聘任等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。一方面，除參與、制定和督促內部各業務科室的檔案收集工作外，要主動提醒涉及人事檔案材料的其處室人員進行人事材料歸檔。如全校進行完新一輪的科級干部聘任工作后，就應主動提醒組織部門移交干部任免呈報表等相關資料。另一方面，對于流動性的人事檔案，比如人員調動，檔案隨著人員調動而轉移，也給收集材料增大了難度。為保證檔案的完整性，檔案移交過程中，發現缺漏要督促補上。因此，檔案管理人員在收集檔案材料時應做到內部收集與外部收集相結合，在收到從外單位調入人員的檔案時，要認真檢查和核實，發現有缺漏的材料，要千方百計地及時追補和不斷補充。

3 收集工作的方式與方法。人事檔案的收集采用定期收集和不定期收集的方式

定期收集一般根據業務部門的常規性工作來制定收集的時間和內容，如每年的薪級工資表、履職考核表以及年終的獎勵登記表等。事實上，人事檔案的大部分材料都是采用不定期的收集方式，都是根據業務工作情況，每辦理完畢一件工作后，就及時地進行收集和移交。如：職稱評定材料、工資變動審批材料、新錄用人員相關材料、省市表彰先進材料等，這就需要檔案管理人員必須具備參與意識，隨時關注學校大事和處內的業務工作，在日常實際工作中，與處領導、各科室加強溝通與交流，對工作中形成的材料，待辦理完畢后，主動收集歸檔，確保及時、齊全、完整地收集各類人事檔案資料。

人事檔案的價值在于利用，即為學校服務，為職工個人服務，為社會服務，所以在搞好學校人事檔案收集工作的同時，應進一步加強人事檔案信息資源的開發與利用，采取多種形式和方法，讓人事檔案信息資源發揮更大、更好的作用，通過檔案管理人員自己主觀的努力，把檔案服務提高到一個新的水平，為學校的發展做出應有的貢獻。