談如何提高重點建設工程檔案質量的幾點建議

摘 要：重點建設工程項目檔案質量的好壞，直接影響建設項目日后檢查、維護、使用、擴建、改建和管理。筆者結合自身工作實踐，對重點建設項目檔案中存在質量問題進行了分析，并提出相應的建議和意見，希望對重點建設工程項目檔案質量有所提高。滿足各方面利用需要，更好地為城市規劃建設和經濟發展服務。

關鍵詞：工程項目檔案；質量問題

重點工程項目檔案記載著整個建設工程完整歷史的基礎信息，是衡量質量和進行全面質量管理的重要方面，是保證工程質量的重要手段，是質量管理體系的重要組成部分，如何提高重點建設項目檔案質量，是我們每位檔案工作者特別是工程檔案管理人員義不容辭的責任和義務。

1 重點建設工程項目檔案質量普遍存在以下幾點問題

1、工程檔案普遍存在成套性差，準確性、真實性、完整性不夠，材料歸檔不齊、內容缺項、漏項現象普遍，專業界限不清楚。

2、工程竣工資料表格、語言不規范、前后不一致，資料縱向橫向關系不對應，不吻合。

3、各個單位相關人員簽字、蓋章手續不完備，簽證不全或昌充簽證。

4、 關鍵資料沒有原件，只有復印件，資料的可跟蹤追逆性不強。

5、隱蔽工程驗收記錄不準確、整理不規范、竣工圖編制更改不規范、不真實、不完整等現象，導致工程檔案不能準確反映建設活動的全過程和結果，給日后的維護和利用帶來困難。

產生這些問題的原因是多方面的，主要是相關方要求不嚴，疏于管理，對工程資料不重視，忽視整理，致使工程資料與現場施工脫節，檔案質量水平不高。

2 結合本人十幾年工程項目檔案管理工作的實踐，就如何提高重點建設工程項目檔案質量談幾點建議

（一）、強化意識，建立健全檔案管理體系。要牢固確立“檔案整理與工程進度同步”的思想，對形成的資料應及時收集，分門別類進行存放。注重工程檔案的真實、完整、系統、規范。與此同時，建設單位應設立專門檔案管理部門和配備有一定工作經驗專職檔案員，一方面要做好內部形成文件、圖紙收集保管工作，另一方面還應做好參建單位業務指導工作，各參建單位應配備專（兼）職檔安案員，對本單位在施工過程中形成的工程檔案做好收集、整理、歸檔和管理工作。同時，各參建單位檔案員要與建設單位檔案員保持密切聯系，形成以建設單位為中心的檔案管理網絡體系，不斷加強業務上的溝通和交流。

（二）、做好工程檔案有序管理工作。重點建設工程在建設過程中，會使用大量的施工圖紙和文件材料。做好施工圖紙、資料的收發管理工作十分重要，如果圖紙資料管理不善，臺賬登記不詳細準確，會影響施工進度，因此，做好日常臺賬登記管理工作，是保證工程資料齊全完整，工程順利進行的前提條件。檔案員一方面做好臺賬登記同時，另一方面對不符合歸檔要求的如復印件現象、“三筆”現象、簽字蓋章手續不齊全的文件材料都要及時督促相關部門加以整改完善。并及時做好工程項目前期準備階段形成的文件材料歸檔收集工作，以確保工程檔案齊全完整。

（三）做好工程檔案同步管理工作.。在收集工程資料過程中，應注重完善各項簽字手續，杜絕代簽、漏簽現象。作為一個重點工程并非一個部門，一個專業力所能力的事，它往往是多部門、多專業，多參建單位的綜合結果。因此，為了做好重點工程資料齊全、完整、準確歸檔，提高檔案質量，就必須對工程檔案與工程管理同步進行，從源頭抓起，并將把檔案工作的管理貫穿于工程建設始終。

（四）、做好工程檔案竣工驗收工作。明確驗收的要求，工程項目檔案驗收要求是“完整、準確、系統、安全”。即文件、材料、圖紙內容齊全，能準確反映建設活動的全過程和結果，使建設能重復再現。特別是竣工圖應與建設工程的實際和實貌相一致，對文件、材料、圖紙分類、排列、組合要具有邏輯性和整體性，并保持相互通間有機聯系。驗收內容1、查依據性文件，主要查建設工程審報前論證及主管部門的審批文件，通過對建設項目依據性文件的檢查，確定被驗收項目名稱是否確切，歸檔范圍是否齊全。2、查施工技術文件，一是對施工中形成的各類簽證、材料質保單、試驗材料產生的時間真實性予以檢查，確定是及時形成的還是事后補上的。二是對材料上所列數據準確性進行檢查，如果記載數據不準確，文件資料的歸檔就失去了意義，一旦日后利用會造成不良后果。3、查項目各分項驗收記錄。對隱蔽工程驗收、中間結構驗收以及水、電、氣、暖驗收等都應有完整的文件材料和簽字手續，對未了事項，應有因果說明。4、查施工圖會審記錄。施工圖會審記錄是設計單位向施工單位作設計意圖交底，其記錄是變更設計的重要依據，除圖紙會審記錄齊全外，還應于設計變更聯系單及變更圖紙相對應。5、查設計變更聯系單和技術核定單。設計變更聯系單和技術核定單是在施工過程中由于各種原因決定對設計圖紙部分進行修改而辦理的設計變更記錄，它是編制竣工圖的重要依據。因此，必須逐行、逐頁逐項進行檢查核對，弄清各修改部分是否在竣工圖上全部標齊，標準確。6、查工程測量定位記錄。測量定位的準確是保證項目建造位置是否符合規劃紅線、符合建筑規定方位。所以在記錄中必須注明水準點位置，注明選定參照物與工程間的距離及方位關系。7、查隱蔽工程驗收記錄。隱蔽工程是項目竣工后無法檢查部分，因按照施工程序要求必須有施工、設計、建設、監理等單位參加驗收并簽置驗收意見。8、查“雙塊”試塊報告。“雙塊”報告是評定主體結構工程質量的主要依據之一，報告的數據、時間、部位必須達到質量標準組數的要求并抽查部分數據。9、查原材料構配件質保單。一是按單位工程查質保單是否完整。二是對照施工日記查所用材料簽署日期。三是查施工過程中是否有材料混用現象，四是查使用材料的化驗單，確保準確無誤。只有這樣，才能保證工程檔案成套性、準確性、真實性、完整性，才能提高檔案質量，才能更好地為城市規劃建設和經濟發展服務。

作者簡介

周美云（1964-），女，漢族，浙江省紹興市人，本科，館員，主要從事工程檔案管理。