試論高校后勤檔案管理信息化建設

胡嫄

摘 要：作為高校檔案重要組成部分之一，后勤檔案主要源于高校后勤服務及管理活動，其內容涉及范圍廣、信息量龐大，是高校后勤工作得以順利實施及有序開展的基礎，對于高?？茖W化管理及決策具有十分重要的作用。隨著信息時代的到來，高校后勤檔案管理工作也必須加快信息化建設，提高后勤檔案管理的實效性，推動高校教育事業的健康發展。

關鍵詞：高校；后勤檔案管理；信息化建設

隨著信息技術的高速發展及廣泛應用，為了更好地服務高校教學及科研工作，提高后勤管理水平，必須加快高校后勤檔案管理工作的信息化建設。

1 加快高校后勤檔案管理信息化建設的重要性分析

后勤檔案在整個高校檔案建設工作占據著十分重要的地位，是高校能否有效運轉的基礎，也是高校后勤科學化管理的基本依據。后勤檔案具有復雜性、多樣性、綜合性等特點，其鑒證了高校的發展歷史，提高了各項教育及科研工作效率，推動了高校后勤工作的精細化、科學化發展。

隨著高?！皵底只@”建設的逐步深入，高校后勤檔案管理信息化建設已經成為其中十分重要的組成部分之一，是借助于現代化信息技術，對后勤檔案資源進行收集、處理、傳輸及利用，以逐步提高后勤檔案的管理水平，實現后勤資源的充分共享，推動高校后勤工作的規范化、數字化發展。

一方面，高校后勤檔案管理的信息化建設順應了高校教育改革的發展需求。隨著高校教育改革的逐步深入及新型辦學模式的紛紛涌現，高校管理工作對后勤檔案資源的開發及利用效率的要求也在不斷提高，因此，管理人員必須轉變傳統理念，樹立開放及創新意識，順應后勤檔案管理的信息化發展潮流。

另一方面，后勤檔案管理的信息化建設是更新管理及服務手段的需要。當前，我國高校傳統檔案管理及服務手段已經遠遠滯后于信息時代的發展步伐。只有加快推動后勤檔案管理的信息化建設，才能及時、準確、高效地滿足師生及社會各界的需求，最大限度地實現資源共享。后勤檔案管理的信息化建設不僅有助于檔案管理及服務水平的逐步改進，還有利于高校管理工作效率的提高。由此可見，加快高校后勤檔案管理信息化建設具有十分重要的現實意義。

2 加快高校后勤檔案信息化建設的途徑分析

高校后勤檔案信息化建設需要檔案部門積極開展網絡服務，這對于檔案部門而言無疑是一場重大變革，不僅體現在利用方式上，更體現在管理理念上。

2.1 加強后勤檔案基礎設施的建設

必須將后勤檔案信息化建設納入高校總體規劃工作中，加快后勤檔案基礎設施的建設，全面推進微機管理進程，不斷提高高校后勤檔案部門的自動化辦公水平，全面發揮檔案部門的各項功能。同時，注重加快建立內部局域網，盡快實現后勤檔案網絡和辦公網絡的有效連接，并在校園網上構建后勤檔案信息管理系統，實現不同部門向后勤檔案館的遠程化歸檔，全面推動高校后勤檔案工作的數字化發展。

2.2 加快后勤檔案信息資源的建設

采用新型檔案管理軟件，有重點、有層次地推動后勤檔案的信息化建設。一方面，學校各單位應注重將該年度所產生的各類歸檔文件以后勤檔案部門的相關要求為依據，錄入后勤檔案信息管理系統中，以減輕后勤檔案部門的歸檔工作量，確保學校不同部門的材料、文件及信息能夠完整、及時地錄入后勤檔案信息數據庫中，以便管理人員及時掌握工作情況，盡快實現后勤檔案信息資源的全面共享；另一方面，后勤檔案部門應組織人員盡快將現存后勤檔案的案卷目錄轉變為機檢數據。以電子檔案的收錄、保管及利用技術為依據，不斷加強高校各部門電子文件鑒定、收錄、歸檔等工作的指導與監督，確保有價值的檔案文件的完整性、安全性及真實性。遵循“紙質文件與電子文件并存”等原則，采用電子、紙質文件雙軌歸檔制，有層次、有步驟地開展后勤檔案資料的數字化處理工作。

2.3 構建完善的后勤檔案管理應用系統

必須遵循規范性、實用性及先進性原則，加快后勤檔案信息資源的建庫入網，將檔案數據庫作為高校最為重要的資源，并納入自動化辦公總體格局中，建立全校范圍內的后勤檔案數據庫。全面發揮網站功能，在網站上注重加強檔案宣傳工作及信息服務工作。利用校園網平臺，構建后勤檔案網站，并有步驟、有計劃地上傳開放化檔案目錄及文件資源目錄，積極上傳公開化的全文檔案信息，并提供查詢及使用功能，以便為高校人員提供全面、周到的服務。

2.4 為后勤檔案信息化建設提供全面的保障措施

首先，組建一個由校長領導、有關部門負責人為主要成員的后勤檔案管理信息化建設小組，對高校后勤檔案管理信息化建設工作進行組織和協調。明確專職檔案部門，專門負責后勤檔案管理工作的組織和協調，其他部門應根據自身職責，確立長期與近期目標，嚴格依據信息化建設的要求，搞好信息的生成、利用、傳播及共享工作。其次，應加強投入力度。后勤檔案管理信息化建設是一項投入龐大的工程，因此，必須加大資金投入力度，緩解信息化建設中資金缺乏、供需嚴重失衡等問題。注重財政支持和自籌相結合，全面發揮主觀能動性，積極拓展籌資渠道，爭取各方支持；再次，加強后勤檔案建設的規范化及信息化，依據《檔案法》等法律法規的要求，結合實際情況，推動后勤檔案管理信息化建設、管理、運行及維護的規范化及科學化，與此同時，注重加強安全保障體系的構建，完善后勤檔案安全管理制度，嚴格遵循相關法規，確保檔案數據庫的安全性。加強歸檔工作的監督。樹立安全意識，嚴防失密、泄密等事件產生；此外，應注重提高管理人員的綜合素質。堅持引進與培訓相結合，要求引進人員不僅精通計算機信息技術，還擁有較高的管理水平。加強骨干人員的培訓力度，鼓勵有關人員加強學習，逐步完善自身綜合素質，為后勤檔案管理信息化建設培育一批既精通信息技術，又熟悉檔案管理的復合型人才。

3 結束語

總而言之，高校后勤檔案管理信息化建設已成為大勢所趨，各大高校必須深化后勤社會化改革，全面分析高校后勤檔案管理工作存在的不足之處，引入各種現代化網絡信息技術，全面推進后勤檔案管理的信息化建設進程，逐步提高檔案管理水平，確保后勤檔案管理的實效性，以便更好地為高校教育及科研工作提供服務。

參考文獻

[1] 許雪雯.加強高校后勤檔案管理工作[J].黃山學院學報，2012（11）：l，134-136.

[2] 張慧，徐欣.高校后勤社會化改革后的檔案管理工作[J].蘭臺世界，2011（10）： 39-40.

[3] 張其林.校辦企業檔案管理信息化研究[J].高校后勤研究，2011，（3）：98-99.

[4] 周波.檔案信息化管理在高校中的運用[J].蘭臺世界，2011，（6）：42-43.

[5] 張瑤.淺析信息化在高校檔案管理中的應用[J].寧夏大學學報（人文社會科學版），2012，34（6）：180-181.