淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑

胡瓊

摘 要：提高檔案管理科學化水平是新時期檔案工作面臨的新機遇和新挑戰，是順應信息化迅速發展的必然趨勢，也是檔案管理朝規范化、制度化、標準化方向發展的重要途徑，更是推進經濟社會不斷發展的有力保障。本文從檔案管理現狀出發分析了我國檔案管理取得的成績并指出了亟待解決的問題，并圍繞如何提高檔案管理科學化水平提出了具體的對策建議。

關鍵詞：檔案管理 科學化水平 路徑選擇

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）03（a）-0252-02

檔案是國家和社會寶貴的信息資源，檔案管理工作是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務，也是國家檔案事業最基本的組成部分。經過多年的發展檔案管理工作也取得了很大的發展和進步，但是新的歷史時期對檔案管理提出了更加現代化、更加人性化以及更加科學化的要求，檔案管理的任務仍然任重而道遠。目前亟需提高檔案管理的科學化水平，這就需要以科學的檔案管理理論為指導，以先進的技術、科學的管理方法為手段，同時以科學的檔案管理制度作為保障，推動檔案管理工作實現高效率高質量的發展。檔案的科學化管理不僅有助于黨和政府及時準確的掌握社會各方面的情況，設定合理的發展目標和科學的行動路徑，也是促進檔案管理工作與時俱進的重要舉措。各檔案部門在面臨新的機遇和挑戰時要解放思想積極應對，抓住機遇促進自身發展并推動社會的進步。

1 當前檔案管理的發展現狀及問題

（1）檔案管理制度不盡完善。

目前我國還沒有出臺統一的檔案管理發展規劃和標準，這就造成了檔案管理的無序性，標準化水平較低且共享性差。檔案管理還沒有形成標準化和制度化完善的體系，現有的檔案管理的規章制度對很多細節都沒有做出明確的規定，特別在一些基層單位檔案管理缺乏統一的標準和質量要求，責任追究和獎懲制度也沒有建立起來。由于檔案數據的龐雜又沒有完善的管理體系很容易造成卷宗混亂、檔案丟失以及檔案無序等不規范問題，這為檔案的查找和使用帶來了極大的不便。在電子檔案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成電子歸檔工作常常出現混亂，而且由于檔案容易被修改且無痕跡的性質很難避免檔案受到人為的篡改亦或破壞。

（2）檔案管理的理念相對落后。

人們普遍對檔案管理工作的認識存在許多誤區，認為檔案管理不產生直接的經濟效益，只要做好檔案的收集、整理、保管、編目和統計等工作，不丟失、不遺漏保障其安全就可以了。這種對檔案管理工作缺乏足夠的認識和重視的態度極易造成檔案管理工作的敷衍甚至是消極怠工，直接導致許多檔案管理工作還停留在比較原始的方式方法并不能適應相關部門甚至社會發展的要求。雖然檔案管理工作基本的要求是建好管好檔案，但檔案管理的最終目的在于利用，檔案的價值也恰恰在利用上。但目前很多檔案管理仍存在 “重藏輕用”的理念，各檔案管理機構也沒有很好的做到以用戶需要為導向來提升檔案管理的服務。檔案管理機構之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理向縱深發展。

（3）檔案管理工作人員綜合素質不高。

由于檔案管理工作的重要性以及檔案信息更新的迅速性就要求檔案管理人員既具有較高的專業技能還要具備良好的綜合素質。檔案的管理人員在很大程度上決定著檔案管理水平的高低以及檔案服務質量優劣，也是檔案事業持續健康發展的重要保障。雖然目前我國的檔案管理隊伍得到了穩定的發展，但是與管理科學化的發展要求相比，還是存在很大差距的。如專業人員的供不應求、高層次人才的緊缺以及部分從業人員文化程度較低，專業知識老化，計算機及外語水平不高，創新能力不強、思想觀念落后以及管理水平達不到進一步發展的要求。這一現狀直接影響了在檔案管理中新技術和新方法的應用，工作中遇到新的問題也得不到及時有效的解決，極大地降低檔案管理工作的效率甚至還會給相關部門造成不必要的損失，極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。

（4）檔案管理信息化建設水平較低。

目前我國還有很多地區檔案管理還沿用傳統模式現代化水平還較低，雖然檔案管理系統開發與應用的軟件很多，但過于龐雜沒有統一的國際標準、數據不完整，致使大多數信息檔案共享性差。檔案管理的軟件系統也往往達不到現代信息技術發展的要求，而且而且各個單位根據自己的條件和歷史習慣選擇不同的硬件設備以及管理軟件，就使得標準化程度非常低。不僅造成了大量低水平的重復建設，低阻礙了檔案管理朝現代化科學化方向發展的進程，而且計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上，不能發揮其應用的作用。這也嚴重影響了檔案檢索的效率，檔案的應用價值也隨之降低，同時也存在檔案信息網絡化與網絡信息安全性之間的矛盾，也會給檔案網絡化建設和資源共享造成極大的隱患。

2 提高檔案管理科學化水平的建議

（1）完善檔案管理制度體系。

加強檔案管理制度體系建設是提高檔案管理科學化水平的根本所在。在宏觀方面要完善立法制定有關法律法規和規章制度，使整個檔案管理工作規范化、制度化、標準化并推動檔案管理的自主創新。對檔案管理形成嚴格的制度約束和提高其管理科學化水平的政策導向體系。相關政府部門也要把推進檔案管理事業的科學化發展納入到中長期發展規劃當中。在微觀運行方面各單位也要從思想上重視檔案管理工作，設立相應工作機構配備合格的檔案管理工作人員。檔案管理部門要根據檔案管理不同環節的特點建立相應管理制度同時深化內部體制改革，并建立嚴格的業務考核、表彰獎勵、責任追究等制度，激發員工的責任感和工作活力。還要求建立更加完善的電子檔案管理制度體系，形成更大的信息檢索系統，建立惠及更廣泛用戶主體的檔案資源體系和更加便于檔案利用的體系，做好檔案的輸入和輸出兩方面的工作推動我國檔案工作最大限度地發揮其社會效益和經濟效益。

（2）在檔案管理的理念上要不斷進行轉變。

如何把“死檔案”變成“活檔案”是未來檔案管理需要面臨的重大課題，未來的檔案館應該包括“物理實體館+虛擬館”兩部分，檔案館的發展戰略也將更加注重信息存取而非館藏本身。因此，當前檔案管理的重點應該放在原有館藏資料的重新處理上，使“死資料”重新獲得使用價值，使用戶更加準確便捷的獲取需要的檔案資料。在服務上要從封閉型轉向開放型，面向的服務對象也由機構學者向普通社區和家庭延伸。在新的歷史時期檔案管理要能夠與時俱進適應社會不同群體的需求，這就要求檔案管理要在保證檔案資料的質量的同時還要注重對質量的提高、不斷轉變服務觀念改進服務方式方法，為用戶提供更全面細致的服務。在收集檔案資料時要進行體統的整理、科學的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價值。同時還要促進各檔案管理機構之間共享資源，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。

（3）提高檔案管理人員綜合素質。

在新形勢下檔案管理工作具有內容更加豐富、技術更加先進、分工更加專業等特點，這就對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰，不僅需要具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，而且還要掌握先進的科技手段和操作管理技術，同時還要具備深厚的職業情感、奉獻意識、敬業精神和勇于創新的基本品質和良好作風。相應的就要求在人員培訓方面不僅要注重基本業務知識和技能的學習，還要不斷提高檔案管理人員的自我管理能力和自我學習能力，逐步建設學習型的檔案管理隊伍。加強檔案管理隊伍的建設是一個系統工程，從前期檔案管理人員的選拔到后期業務培訓以及長期的思想教育入手，把檔案管理人員培養成為一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理以及具備敬業精神的高科技復合型人才，為檔案事業的持續穩定發展提供技術支持和人才保障。在實踐中由于知識更新越來越迅速，還要加強對檔案管理人員的繼續教育培訓，開展多層次、復合型的教育培訓，優化檔案管理人員的知識結構，促進檔案事業的健康迅速發展。

（4）提高檔案管理信息化水平。

當今社會的信息化發展趨勢對檔案管理提出了運用新的管理方法和手段來提升檔案管理水平，以實現信息化管理的新要求。與此同時檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進步、提升科學化水平的重要手段。首先要加大對檔案管理硬件的投入，強化檔案管理的基礎設施促進檔案載體的多樣化；其次要通過計算機的廣泛應用，促進檔案的電子化、自動化水平建立計算機檔案管理系統。并在強調共性的同時也要重視適應具體單位對檔案信息管理的需求，以便更好的發揮出檔案管理的作用，以便更好地為單位服務；最后通過互聯網實現檔案信息傳遞的網絡化，使檔案信息惠及更多的普通民眾。但是在互聯網時代更要強調檔案的保密工作。在檔案開放利用的過程中，要從建立健全檔案管理相關規章制度對檔案管理工作進行嚴格的監督，并加強檔案管理工作人員的思想意識等方面來減少在檔案開放利用的過程中造成的檔案泄密。

3 結論

檔案管理的科學化發展是適應知識時代、信息時代的必然選擇，也肩負著為黨和人民更好服務以及推動社會進步的重要使命。檔案管理科學化是一項長期的系統工程，需要各組成部分相互協調積極配合，完成好每一個環節的任務。政府部門要建立健全相關的規章制度；檔案管理結構要嚴格執行相關制度規定、制定合理的發展戰略、積極組織人員培訓、更新硬件軟件設備等；管理從業者必須要轉變傳統的管理理念樹立適應知識時代運作的新觀念，增強服務社會服務人民群眾的意識，探索服務工作的新模式和新方法，充分掌握現代信息技術，不斷提高服務水平，才能更好地滿足社會需求，把握機遇跟上時代的步伐迎接新的挑戰。

參考文獻

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