我國高校研究生事務管理工作規范化芻議

徐春玲

摘 要：本文從規范化管理的概念入手，簡述規范化管理的必要性與重要性，針對當前我國高校研究生事務管理工作的實際形勢，對研究生事務管理工作的規范化管理問題提出了自己的意見和建議，希望有利于提高工作效率和促進該項工作的可持續發展。

關鍵詞：規范化管理 研究生事務

中圖分類號：G643 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）03（a）-0128-02

1 規范化管理的概念

什么是管理？美國管理學家孔茨有一個經典定義，他認為，管理就是“通過他人來做好工作的職能。”這也就是說，管理是通過他人做好工作。做好工作是管理的目的，并且做好工作的活動主體不是自己，而是他人。何為規范化管理？簡單地說，就是通過建立、健全、完善、優化一套公開透明、上下認同、系統完整、行之有效的游戲規則來實施的管理[1]。

規范化管理有助于企業打造穩定而有凝聚力的團隊[2]，同時能夠保障企業組織高效運行的同時，穩定地推動企業組織創新力的提升[1]。中國醫學科學院藥用植物研究所外事教育處處長張新國則從以下兩個方面表述了規范化管理[3]。

1.1 關于規范化管理的基本特征

管理的目的是創造規范行為，規范又是管理的產物，二者相輔相成。那么規范化管理又是管理高層次的產物。對此，不同的人會有不同的觀點和看法，根據張新國的理解，他認為規范化與通常提到的管理質的區別上，主要有以下的特征：

（1）要符合國家法律規定和大政方針。

（2）要能體現行為的前瞻意識和大局意識，經得起歷史的檢驗。

（3）體現社會和諧和以人為本的理念。

（4）高度反映民主意識。

（5）相互制約和相互促進。

1.2 關于規范化管理與政策法規、制度規定之間的關系

首先，規范化管理是依附于政策法規、制度的標準，并服務于政策法規、制度的實施與落實，同時又是規范化管理的重要體現，兩者相互依存。然而，規范化管理又是動態的，又需要與時俱進、不斷加以完善，特別是要考慮傳統文化、觀念、風俗、習慣等因素。只有真正認識到管理講程序，程序不要流于形式，真正做到管理的程序服務于管理的目的，并能提高管理質量與成效，才是規范化管理真正所在。

1.3 關于規范化管理的四個特征

規范化管理區別于標準化管理和制度化管理，它必須具備以下四個特征：

（1）系統性：執行六大觀念，即整體統一、發展變化、普遍聯系、相互制衡、和諧有序與中正有矩。

（2）全員參與：每一位員工都參與單位規則的制定過程，確保他們能充分理解規則、認同規則、支持規則。

（3）體系完備：要有一個完備的思想理論，來協調、整合單位管理的方法和技術。

（4）制度健全：單位組織運行的規章制度健全，完善激勵誘導機制。

2 規范化的必要性與緊迫性

2.1 從不規范化管理的弊端來看

張新國同時例舉了不規范化管理在基層單位的表現形式，主要有計劃性不強，不規范操作，政策法規觀念淡薄，制度不到位，錯位管理，分工不明確、責任不到位，調查了解情況不夠、作風浮躁等七種現象。

從這些不足中我們可以看出加強規范性的必要性。

2.2 從研究生事務管理的現實需要來看

研究生事務管理主要是對研究生的非學術性事務和課外活動的計劃、組織和領導。研是研究生教育管理的有機組成部分，是影響研究生教育質量的重要環節。

人們習慣于更多的關注研究生的學術成長，對研究生事務管理不夠重視。研究生是我國高層次知識人才的培養對象，他們的成長除了提高學術修養，身心健康發展也是高校的培養目標之一。隨著短期內研究生規模的不斷擴大，以及研究生學位種類的增多，高校研究生事務管理模式的發展滯后于實際的工作需要，例如研究生中頻繁出現的負面案例或心理與安全問題等，有的還以悲劇收場。在研究生教育規模擴大，以及碩士生學制改革，研究生類別的增加，研究生所面臨的學業壓力、人際關系、婚戀家庭、經濟困難、就業競爭、師生矛盾等多方面的壓力進一步加大，因此出現了成長成才中的種種困惑，特別需要得到有效的指導，重新審視研究生事務管理工作，把握相關政策法規、分析工作面臨的形勢與問題、推進改革、完善規范化研究生事務管理工作，對提高研究生教育質量有著重要的現實意義[4][5]。

3 針對研究生事務管理工作規范化的意見和建議

針對研究生事務管理工作，涉及到學生思想政治教育、心理、就業、資助、社會實踐等多個方面，也有一些相關的研究和探討，例如參考文獻的4和5；還有關于各部分工作介紹的書籍，例如關于輔導員的工作定位與工作技能培訓規范、業務能力考核標準實務等已經有正式出版的書籍，如魏成榮2008年由中國教育出版社出版的《高校輔導員工作技能培訓規范與業務能力考核標準實務全書》一書；羅慧英在《試論輔導員工作規范化》一文中也提到了要將輔導員工作規范化，并分析了工作規范化的重要意義[6]。

下面我從具體參與工作的人員的角度對研究生事務管理工作的規范化提一點自己的建議。

3.1 規范工作內容與流程

在一些文章中對研究生事務管理工作的概念中，研究生學術事務是沒有歸類到研究生事務管理工作中的，但是從教育部思想政治工作司組編2011年由中國人民大學出版社出版的《走進美國高校學生事務管理》一書中可以看到，招生、學籍和學術指導等工作也是包含在事物管理工作中，因此，事務管理工作應涵蓋研究生招生、學籍管理、培養過程、畢業過程中的管理工作，負責該部分工作內容的工作人員也因納入事物管理工作的人員體系中。

對于工作流程，應該程序化，一方面要明確責任和分工，涉及到的某個工作，要分為哪幾個步驟，每個步驟應該由哪些人來完成哪些具體的工作，并如何交接等；另一方面就是每一個步驟中具體怎么去執行，每個工作人員熟悉自己對應的工作內容，以研究生為本，科學有效的開展工作并認真研究其內在規律，參與流程的制定和優化，認真執行工作的每個環節。

3.2 明確崗位設置與崗位職責

根據上述工作內容與流程的需要，在充分調研的基礎上，聽取與每一位相關工作人員的意見和建議，根據說面向的學生數量的不同，合理崗位設置，并明確每個崗位的工作職責范圍，并形成書面的材料，讓每一位新來的員工直接看崗位職責及具體工作的流程即可知道自己工作的內容與職責以及如何正常開展工作。

3.3 加強工作監督與培訓

沒有嚴格的監督保障機制，再好的工作流程與崗位規范也不會收到應有的效果。工作監督的首要內容之一就是要考核工作人員能否準確的闡述自己的工作職責；同時要建立合理的監督機制，避免工作人員的瀆職或犯罪。加強培訓或工作研究，是為了提高工作人員的基本素養和工作能力，集中解決工作中可能存在的問題，打造一支“優化、合理、穩定、高效、專業”的工作隊伍。

3.4 建立合理的評價與激勵機制

對于各項事物管理工作的具體部門和具體崗位，要嚴格年度評比、考核制度.細化工作績效評價指標，逐步建立工作的有效監督、評價機制，注意評價機制的公開性、公正性和公平性.使工作逐步走上規范化、制度化和科學化的軌道.真正提高隊伍的工作效率。

同時，建立合理的崗位晉升與部門間流動機制，允許有發展愿望的工作人員今后走上教學、科研崗位或晉升到更高的管理崗位級別，解除其后顧之憂。

總之.由于高校傳統的管理體制與模式的存在與影響，實現研究生事務管理工作的規范化會有一定的困難.但隨著時代發展和高校教育體制改革的深入.這一工作必將日臻完善。

具體事務工作的細節會因不同時代、不同學校、不同部門要求的不同而不同或因有新的情況出現后某項工作的具體要求有發生了變化，因此具體到一個學校一個部門的工作具體工作規范的研究是需依據實際情況來具體分析的，并本著科學、高效、實用、分類、可持續的原則來明確具體事務管理工作的規范化模式。制度不到位可分以下情況：一是缺乏有效的規章制度和管理機制；二是有制度沒有得到嚴格地執行；三是制度制定缺乏長遠考慮和堅持政策的連貫性。

參考文獻

[1] 舒化魯.論企業創新與規范化管理的關系——從智豬博弈的視角[J].湖北經濟學院學報，2008（2）：18-21.

[2] 舒化魯.規范化管理助企業打造穩定而有凝聚力的團隊[J].現代營銷：學苑版，2010（5）：22-23.

[3] 張新國，李夕貴.科學發展觀與規范化管理[J].全國商情：理論研究，2010（2）：49-50，46.

[4] 萬圓.高校研究生事務管理探析[J].知識經濟，2010（18）：71.

[5] 武敏.新形勢下高校研究生事務管理模式探析[J].合肥工業大學學報：社會科學版，2009，23（5）：64-67.

[6] 羅慧英.試論輔導員工作規范化[J].重慶科技學院學報，2006（增刊）：140-142.