淺談檔案管理信息化

馬曉龍

摘 要：信息化是現(xiàn)在全球經(jīng)濟(jì)以及社會前進(jìn)的趨向。電腦技術(shù)的飛速前進(jìn)讓我們進(jìn)入到信息化階段。伴隨著信息化的前進(jìn)，以往的檔案管理形式已經(jīng)不能夠滿足數(shù)字化檔案管理的需求，在檔案管理作業(yè)中現(xiàn)已普遍使用電子檔案，在新階段檔案管理所追求的宗旨是檔案信息化。在信息化環(huán)境下怎樣增強(qiáng)檔案管理作業(yè)是檔案管理者所面對的新科目。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；管理

1 檔案信息化定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。這是一個長期的發(fā)展過程，這一過程中，要不斷的采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提升檔案管理和使用的現(xiàn)代水平。

2 檔案信息化應(yīng)遵循的原則

2.1 規(guī)范性原則

擬定以及執(zhí)行檔案作業(yè)準(zhǔn)則以及依據(jù)，是檔案作業(yè)現(xiàn)階段的需求，是提升作業(yè)品質(zhì)以及功效的需求。經(jīng)過館內(nèi)珍藏的檔案數(shù)字化接管電子信息，要按照標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則，擬定有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，必須這樣才可以把電子信息歸入檔案，以往載體檔案數(shù)字化，其數(shù)字化檔案的存放、運(yùn)送、使用等作業(yè)完成順序話、準(zhǔn)則化以及依據(jù)化，防止存在按照各自的標(biāo)準(zhǔn)開展，相互不統(tǒng)一，反復(fù)建筑等情況出現(xiàn)。

2.2 安全性原則

伴隨著電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建筑的持續(xù)開展，網(wǎng)絡(luò)的缺點(diǎn)以及不安穩(wěn)性越來越明顯。所以，我們一定要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施的探索以及研發(fā)，使用有力的安全政策，確保檔案信息是安全的。

2.3 效益性原則

檔案資料數(shù)字化是龐大的體系建筑項(xiàng)目，要使用大量的人、物、財(cái)力，所以一定要按照經(jīng)濟(jì)型準(zhǔn)則、考究信息化作業(yè)的利益。要按照自己的狀況、館內(nèi)收藏根本，解析顧客需要，思考到館內(nèi)珍藏檔案的使用狀況。選用數(shù)字化的實(shí)質(zhì)要典型，宗旨要和社會使用熱門相綜合，把關(guān)鍵的，使用次數(shù)多的檔案開展數(shù)字化，能夠帶來龐大的社會經(jīng)濟(jì)利益；使用次數(shù)不多的就不用數(shù)字化，要不然會花貫更多的人財(cái)物力。

3 當(dāng)前檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

3.1 創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

以往施行的檔案管理機(jī)制的重點(diǎn)第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運(yùn)用前進(jìn)時，會體現(xiàn)和別的運(yùn)用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個部分的沖突。并且電腦體系以及網(wǎng)絡(luò)自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災(zāi)難；軟件：受到病毒侵入。并且還沒有有關(guān)的內(nèi)部手段進(jìn)行管理、安全思想脆弱等要素，容易讓網(wǎng)絡(luò)不法分子趁虛而入。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

因?yàn)闄n案本身的繁瑣性，國內(nèi)政府的檔案管理系統(tǒng)十分繁瑣，不集中管理比較突顯。因?yàn)槎嗵幑芾恚髯杂懈髯缘囊?guī)則，導(dǎo)致了管理規(guī)范化統(tǒng)一難。檔案方面依據(jù)的法律法規(guī)較少，乃至對達(dá)50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關(guān)的法律根據(jù)，導(dǎo)致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。

3.3 技術(shù)支持不全面

一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

4 如何改進(jìn)檔案信息化管理工作

4.1 轉(zhuǎn)變管理模式

伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)的前進(jìn)為現(xiàn)在檔案管理的前進(jìn)供應(yīng)了優(yōu)越的條件，現(xiàn)在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進(jìn)。現(xiàn)在，檔案管理作業(yè)的關(guān)鍵也符合數(shù)字化管理的需求，檔案管理從以前的實(shí)物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產(chǎn)生的各類檔案開展數(shù)字化制作，使用現(xiàn)代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復(fù)、多平臺的使用，必須經(jīng)過信息化，才能夠完成檔案信息能源的運(yùn)用價值，可以為經(jīng)濟(jì)前進(jìn)、科學(xué)技術(shù)前進(jìn)等方面供應(yīng)更加完整、更加便利、更加高效的服務(wù)；可以創(chuàng)建出更高的社會以及經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)其成為將來信息社會前進(jìn)的珍貴戰(zhàn)術(shù)能源。

4.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進(jìn)措施。電子電腦擁有計(jì)算數(shù)據(jù)塊、精準(zhǔn)度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計(jì)算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中，使用電腦進(jìn)行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實(shí)質(zhì)簡介以及編寫內(nèi)目次，還能夠供應(yīng)庫房使用。在特別檔案作業(yè)中，例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應(yīng)服務(wù)和檔案計(jì)算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網(wǎng)絡(luò)措施的運(yùn)用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要創(chuàng)建以及健全局域網(wǎng)絡(luò)。使每一項(xiàng)作業(yè)都網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)檔案的使用。

4.3 建立有效的信息系統(tǒng)

首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

4.4 提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)及檔案自動化管理等有關(guān)專業(yè)知識和基本技能。再次，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造及培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

5 結(jié)束語

檔案是我們?nèi)祟愃?jīng)歷的歲月中對其中事情記載的載體，以記載的真實(shí)性以及原始性為前提，是信息的重要構(gòu)成部分。增強(qiáng)檔案管理信息化創(chuàng)建，可以提高檔案管理以及使用水準(zhǔn)，充分施展檔案的信息能力。

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