文獻資源采訪質(zhì)量控制的原則和策略

關(guān)鍵詞：文獻采訪；質(zhì)量控制；控制原則；控制策略

摘要：文章提出文獻資源采訪質(zhì)量控制的三個原則：讀者主導(dǎo)原則、效益最大化原則、主體性原則，從決策控制、過程控制、評價控制三個層面探討文獻資源采訪質(zhì)量控制的策略。

中圖分類號：G253文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2014）02-0062-03

收稿日期：2013-12-15

作者簡介：唐吉深（1982- ），河池學(xué)院圖書館館員。

*本文系河池學(xué)院青年科研基金項目“數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在高校圖書館文獻采訪決策中的應(yīng)用研究”成果之一，項目編號：2011A-HO10。高質(zhì)量的文獻資源是圖書館拓展服務(wù)功能、深化服務(wù)內(nèi)涵的基本保障，其重要性不言而喻。文化大發(fā)展大繁榮背景下，文獻的出版、發(fā)行呈現(xiàn)百花齊放的格局。與此同時，圖書市場上“魚目混珠”、“偷梁換柱”、“移花接木”的現(xiàn)象屢見不鮮。面對形勢復(fù)雜的行業(yè)環(huán)境，質(zhì)量控制問題已成為圖書館文獻資源采訪的一大難題。將質(zhì)量控制原則和策略貫穿整個文獻資源采訪全過程，最大限度地減少和避免采訪質(zhì)量目標偏差，是提高文獻資源建設(shè)質(zhì)量的有效途徑。

1質(zhì)量控制原則

1.1讀者主導(dǎo)原則

實施文獻資源采訪質(zhì)量控制最終目的是為了提高圖書館讀者服務(wù)水平。圖書館的服務(wù)宗旨決定了文獻資源質(zhì)量話語權(quán)的主導(dǎo)者是讀者，讀者對文獻的利用和評價效果是檢驗文獻資源采訪工作好壞的唯一標桿。讀者是整個文獻資源質(zhì)量控制鏈上最關(guān)鍵的要素，脫離了讀者實際而采取的提高文獻資源質(zhì)量的舉措無法從根本上改善讀者滿意度。只有堅持以讀者需求驅(qū)動為中心，以讀者滿意度為準則，圍繞讀者行為開展采訪活動，才能保證文獻資源建設(shè)不偏離正確方向。

1.2效益最大化原則

文獻資源采訪質(zhì)量控制中堅持效益最大化原則就是要權(quán)衡控制成本與質(zhì)量目標之間的關(guān)系，追求以最小的控制成本實現(xiàn)最優(yōu)的質(zhì)量目標，最大限度地發(fā)揮質(zhì)量控制的效能。圖書館文獻資源采訪過程要投入大量的人力和經(jīng)費，包括文獻購置成本，以及實施質(zhì)量控制工程產(chǎn)生的質(zhì)量鑒別、質(zhì)量評估、質(zhì)量檢測等費用。只有合理有效地使用文獻購置經(jīng)費，避免文獻資源重復(fù)建設(shè)和控制過度而造成的資金浪費，才能在文獻資源采訪質(zhì)量控制中實現(xiàn)控制投入與控制效果成正比關(guān)系。

1.3主體性原則

通過技術(shù)手段在一定程度上能夠幫助文獻資源采訪工作者提升對文獻的鑒賞能力，但文獻價值的發(fā)掘主要取決于人的主觀能動性，人為因素在文獻資源采訪質(zhì)量控制中起著至關(guān)重要的作用。在同樣的制度和環(huán)境約束下實施相同的控制策略，由于實施主體在學(xué)識、素質(zhì)和能力上的差異可能導(dǎo)致實施效果的極大差別。只有最大程度地挖掘出采訪工作者的潛力，提高采訪工作者對方針政策的理解和執(zhí)行能力，才能實現(xiàn)文獻資源采訪質(zhì)量控制的最優(yōu)化目標。

2質(zhì)量控制策略

2.1采訪決策控制

采訪決策是指采訪人員根據(jù)文獻的供求狀態(tài)，為實現(xiàn)采購目標而采取的總的指導(dǎo)思想，它決定著采訪人員在進行采購時的具體策略和手段，是貫穿整個采購過程的思想主線。[1]采訪決策控制就是在既定的目標質(zhì)量框架內(nèi)采取科學(xué)、有效的辦法來規(guī)范和約束采訪行為，以保證通向目標彼岸的路線方針得以順利實施，可從宏觀和微觀兩個層面進行控制。

2.1.1宏觀決策層面。從宏觀決策層面對文獻資源采訪質(zhì)量進行控制，就是要在宏觀上設(shè)計出合理的采訪目標藍圖和實現(xiàn)目標的最佳路徑。具體的控制措施包括制定《文獻資源建設(shè)發(fā)展總體規(guī)劃》《采訪工作程序》《采訪工作細則》《采訪工作考核辦法》《文獻質(zhì)量評估辦法》等一系列的文獻資源采訪質(zhì)量保障的管理機制和政策，涉及的控制指標包括館藏結(jié)構(gòu)、采購規(guī)模、采購經(jīng)費、采購方式、復(fù)本原則、剔舊原則等。

有關(guān)決策管理文件的制定應(yīng)該建立在對現(xiàn)有館藏和讀者需求充分挖掘和分析，以及對學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃深刻理解的基礎(chǔ)之上，以能夠反映學(xué)科發(fā)展定位、體現(xiàn)學(xué)科實際需求、突出館藏特色為目標。內(nèi)容上既要突出學(xué)科的前瞻性，也要展現(xiàn)易于學(xué)科專業(yè)擴展的伸縮性；既要保證館藏的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性，也要注重館藏的實用性，在收藏深度與廣度方面適當(dāng)權(quán)衡，體現(xiàn)出 “藏”與“用”的辯證關(guān)系。

唐吉深：文獻資源采訪質(zhì)量控制的原則和策略*唐吉深：文獻資源采訪質(zhì)量控制的原則和策略*2.1.2微觀決策層面。從微觀決策層面對文獻資源采訪質(zhì)量進行控制，就是要發(fā)揮技術(shù)控制手段的客觀性和科學(xué)性的優(yōu)勢，提高決策管理的水平。圖書情報學(xué)科與技術(shù)學(xué)科的交叉參透使得技術(shù)手段輔助圖書館事務(wù)決策日趨成熟，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對海量信息資源的深度挖掘可以讓決策者對館藏現(xiàn)狀了然于胸，通過發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)則和隱性知識可極大地豐富決策的信息來源，能夠大幅提升決策的水平和效率。筆者曾在《高校圖書館文獻資源采訪協(xié)同決策OLAP分析系統(tǒng)設(shè)計》[2]一文中通過采訪決策需求分析，整合匯聚來自圖書館、供貨商、學(xué)校各方的信息形成決策信息數(shù)據(jù)倉庫，設(shè)計實現(xiàn)了一個基于數(shù)據(jù)挖掘和OLAP技術(shù)的采訪決策輔助系統(tǒng)，并通過實例驗證，證實了系統(tǒng)的可操作性和可靠性。由此可見，“用數(shù)據(jù)說話”可以讓刻板的決策更加貼近現(xiàn)實、更有說服力。數(shù)據(jù)挖掘輔助決策方法以其科學(xué)性和可靠性以及高度的智能化將為文獻資源采訪質(zhì)量控制提供新的思路。

2.2采訪過程控制

文獻資源采訪過程由一系列采訪行為和活動構(gòu)成。在采訪過程中實施質(zhì)量控制就是在采訪任務(wù)起點和目標終點之間建立一條實時受控的鏈路，使得采訪項目的每個要素、環(huán)節(jié)都處于質(zhì)量監(jiān)控范圍之內(nèi)，以保證整個采訪系統(tǒng)高效、有序地運轉(zhuǎn)。其主要措施包括培養(yǎng)高素質(zhì)的采訪隊伍、創(chuàng)新采訪模式、優(yōu)化采訪流程等。

2.2.1培養(yǎng)高素質(zhì)的采訪隊伍。采訪人員是文獻資源采訪質(zhì)量控制中靈活性最強的要素，采訪質(zhì)量目標能否實現(xiàn)在很大程度取決于采訪人員對采訪政策的理解、領(lǐng)悟和執(zhí)行能力。采訪人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、實踐經(jīng)驗的參差不齊都會對采訪實施效果產(chǎn)生影響，以致偏離或達不到采訪質(zhì)量目標。通過引進和培養(yǎng)等手段，建立一支素質(zhì)過硬、能力強、熱衷于圖書館事業(yè)的高水平采訪人才隊伍是文獻資源采訪質(zhì)量控制的關(guān)鍵所在。文獻資源采訪工作是一項連續(xù)性、系統(tǒng)性很強的業(yè)務(wù)，人員結(jié)構(gòu)的合理配置相當(dāng)重要。明確采訪館員、學(xué)科館員、圖情教授在采訪業(yè)務(wù)中的角色定位和職責(zé)任務(wù)，使采訪隊伍形成強大合力是保障文獻資源采訪質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。endprint

2.2.2創(chuàng)新采訪模式?，F(xiàn)階段圖書館文獻資源采訪模式可歸納為三類。第一類是選書主動權(quán)由采訪員控制的訂單采購模式，包括書目圈選、現(xiàn)場遴選、網(wǎng)絡(luò)在線訂購等方式。訂單采購模式是傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)范式，在圖書館應(yīng)用最為廣泛，但因圖書發(fā)行銷售環(huán)境魚龍混雜，其采購質(zhì)量控制難度越來越大。第二類是選書主動權(quán)交給供應(yīng)商的綱目采購模式，由書商根據(jù)圖書館提供的學(xué)科需求綱目主動為圖書館配送符合要求的圖書。這種模式可以大大提高縮短采購周期，提高采購效率，適用于時效性強的圖書采購。第三類是主動權(quán)完全掌握在讀者手中的讀者決策采購（patron-driven acquisition，PDA），是由讀者觸發(fā)文獻購買指令的新型采購模式。這種模式在國外電子資源采購領(lǐng)域有應(yīng)用，優(yōu)勢在于既節(jié)省大量經(jīng)費，又實現(xiàn)“藏”和“用”高度統(tǒng)一，讀者主人翁意識得到充分體現(xiàn)。以上采購模式各有千秋，各有特定環(huán)境和使用范疇約束，采用何種模式取決于圖書館自身條件、供應(yīng)商資質(zhì)、讀者素質(zhì)、出版市場環(huán)境等諸多因素。圖書館唯有不斷更新理念、創(chuàng)新思路，結(jié)合實際將多種采購模式有機結(jié)合，取長補短，探索適合本館的特色采購模式，才能實現(xiàn)文獻資源采購質(zhì)量控制的目標。

2.2.3優(yōu)化采訪流程。采訪流程通常包括選擇確定采購渠道、遴選圖書供應(yīng)商、征集讀者需求信息、編制征訂目錄、供應(yīng)商配貨、驗收統(tǒng)計、加工編目、上架流通、利用反饋等環(huán)節(jié)。采訪流程優(yōu)化要求在采訪質(zhì)量有保證的前提下，簡化采購環(huán)節(jié)，規(guī)范采購行為，縮短采購周期，加快文獻處理速度，避免采訪過程中產(chǎn)生文獻延滯、堵塞、老化等現(xiàn)象。采訪流程中的節(jié)點環(huán)環(huán)相扣，要重視每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求，后一環(huán)節(jié)的啟動必須建立在前一環(huán)節(jié)質(zhì)量合格的基礎(chǔ)上，確保每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量有保障。技術(shù)控制手段在采訪流程質(zhì)量控制中具有顯著優(yōu)勢。當(dāng)前的大部分采訪活動都是在計算機管理系統(tǒng)輔助下進行的，如：圖書管理業(yè)務(wù)實現(xiàn)了從訂單征集、訂單報送、驗收、編目、典藏、流通等業(yè)務(wù)的自動化，其強大的數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計分析功能可以對整個文獻資源采購過程進行全程跟蹤和監(jiān)控，從而提升采訪流程質(zhì)量控制的水平。

2.3采訪評價控制

文獻資源采訪評價就是人們依據(jù)一定的目標和評價標準，按照科學(xué)的方法和程序，對采訪的活動過程及其產(chǎn)生的效果，做出客觀、公正、合理的全面評價[3]。采訪評價控制是整個文獻資源采訪質(zhì)量監(jiān)控流程的最后一道屏障，其實質(zhì)就是建立采訪實施效果反饋，構(gòu)建文獻資源采訪評價體系，包括明確評價指標、選擇評價方法、分析評價結(jié)果等。

2.3.1明確評價指標。根據(jù)質(zhì)量控制目標，評價指標一般包括文獻資源內(nèi)容質(zhì)量、采訪業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能、成本投入、采購周期、流通效率、利用狀況、社會效益等。每項一級指標又包括若干二級指標，如：衡量“內(nèi)容質(zhì)量”指標就要充分考慮文獻內(nèi)在本質(zhì)屬性和外在非本質(zhì)屬性，其二級指標應(yīng)包括知識含量、使用價值、收藏價值、出版作者、定價、出版機構(gòu)、載體形態(tài)等，當(dāng)中既有定性指標又有定量指標。

2.3.2選擇評價方法。文獻評價方法要綜合考慮運用定性和定量方法相結(jié)合，包括讀者調(diào)查法、統(tǒng)計分析法、引文分析法、專家評價法、數(shù)據(jù)挖掘法等。讀者調(diào)查法，主要通過走訪、發(fā)放調(diào)查表等形式獲取讀者對文獻資源采訪質(zhì)量的滿意程度；統(tǒng)計分析法，通過對館藏結(jié)構(gòu)的量化指標進行統(tǒng)計分析，觀察與既定目標的契合度；引文分析法，通過學(xué)術(shù)研究中引用頻次等指標評價館藏文獻的價值；專家評價法，由圖情專家、學(xué)科專家、行業(yè)專家組成資源評價委員會，綜合評價文獻質(zhì)量；數(shù)據(jù)挖掘法，通過機器算法對讀者流通借閱數(shù)據(jù)、文獻檢索記錄等數(shù)據(jù)進行多方位的挖掘，揭示文獻利用現(xiàn)狀以及發(fā)現(xiàn)讀者潛在需求傾向。

2.3.3分析評價結(jié)果。對評價結(jié)果的評估分析力求客觀全面，多用于理解的圖表展示結(jié)果，做到數(shù)據(jù)真實、論證科學(xué)、結(jié)果準確。根據(jù)文獻資源采訪的評價結(jié)論，應(yīng)及時調(diào)整和優(yōu)化文獻資源采訪策略，充分發(fā)揮文獻資源采訪評價體系的作用。

3結(jié)語

實施文獻資源采訪質(zhì)量控制工程是圖書館開展全面質(zhì)量管理、全面升級服務(wù)水平的基石。對文獻資源采訪進行質(zhì)量控制，并不能簡單地理解成對采訪行為和活動的限制，控制主要是起到引導(dǎo)、督促、考核的作用，通過質(zhì)量控制達到采訪工作上臺階、上水平的目的。

參考文獻：

[1]陳學(xué)清等.文獻采訪過程的質(zhì)量控制原則與評價[J].情報雜志，2010（9）：176-178.

[2]唐吉深，鄧國平.高校圖書館文獻采訪協(xié)同決策OLAP分析系統(tǒng)設(shè)計[J].圖書館學(xué)研究，2012（17）：32-36，44.

[3]王居平.數(shù)字圖書館評價的理論和方法[M].合肥：安徽大學(xué)出版社，2008.

（編校：馬懷云）endprint