住院藥房藥品分級盤點管理實踐

馮常強,謝群莉,潘巧紅

(浙江省臺州醫(yī)院藥劑科,臺州 317000)

住院藥房藥品分級盤點管理實踐

馮常強,謝群莉,潘巧紅

(浙江省臺州醫(yī)院藥劑科,臺州 317000)

目的 加強醫(yī)院藥品的內(nèi)部控制,為醫(yī)院藥房藥品盤點方法提供參考。方法利用二次ABC分類法把藥房藥品分成三大類,按類別實行分級盤點。結(jié)果藥品分級盤點管理的實行,使得藥房藥品的帳物相符率提高10.76%,金額偏差率下降0.19%。結(jié)論藥品分級盤點模式提升了藥劑科藥品的管理質(zhì)量,并促使醫(yī)院的藥品內(nèi)部控制系統(tǒng)不斷完善。

住院藥房;ABC分類法;分級盤點;藥品管理

藥品盤點是藥劑科業(yè)務(wù)中的一項重要工作,盤點的方法也隨著藥劑科管理水平和信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改變。目前國內(nèi)各大綜合性醫(yī)院藥房的藥品盤點較多采用的是季度一次盤點或月末一次盤點,這種盤點方式的相符率普遍較差,究其原因,一是盤點周期偏長,二是由于藥品本身的特殊性加上醫(yī)院藥品多、流動頻繁,使得醫(yī)院對藥品的管理水平相對滯后。因此,筆者利用二次ABC分類法分析了我院藥品價格及用藥情況,并據(jù)此對原有的藥品盤點模式做出改進,即按藥品的貴重程度、銷售額度及管理要求進行分級盤點,從不同層面來加強藥品的管理,提升藥房整體質(zhì)量。

1 資料與方法

1.1 資料 資料來源于我院住院藥房的計算機管理系統(tǒng)2012年1月至2013年6月的藥品銷售、藥品庫存數(shù)據(jù)及季度盤點數(shù)據(jù)。

1.2 方法 ABC分類法又稱帕累托分析法或重點管理法,它是一種從名目眾多、錯綜復(fù)雜的客觀事物或經(jīng)濟現(xiàn)象中,通過分析,找出主次,分類排隊,并根據(jù)其不同情況分別加以管理的方法。二次ABC分類法是基于商品對銷售的貢獻度而對ABC分類法的一種改進,按第二次的分類結(jié)果,調(diào)整第一次ABC分類單品的服務(wù)水平,從而達到有效管理。通過二次ABC分類管理,備件可分為Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc、Ca、Cb、Cc等9個類別,具體組合見表1[1-3]。

提取我院藥品數(shù)據(jù)庫,剔除麻醉、精神藥品等有特殊管理要求的品種后,還有1 007種,再根據(jù)藥品單價和2012年第三季度的銷售金額,利用二次ABC分類法進行分類,把所有藥品分為9個類別,三大等級進行盤點管理。把較為貴重的或流通金額大的品種納為一級管理,一般的納為二級管理,價格便宜且流通金額少的納入三級管理。一級管理藥品盤點方法:專人每日盤點,每日登記藥品出入明細(xì),若有差錯,須當(dāng)日查明原因；二級管理藥品盤點方法:進行每周盤點,藥品包干到每位職工,盤點結(jié)果每周交由藥品管理員審核；三級管理藥品盤點方法:與所有藥品一起參加季度盤點即可。

表1 二次ABC分類法

2 結(jié)果

2.1 藥品盤點管理級別分類結(jié)果 在1 007種藥品中,根據(jù)各個藥品的單價和2012年第三季度銷售金額,從大到小排序,以平方根累計百分比的33.33%和66.67%為臨界點分出A、B、C和a、b、c各三類[3]得到A類藥品是84種,價格共占比71.97%；B類藥品250種,價格占比為19.8%；C類藥品673種,價格占比只有8.23%。同法以銷售額分類,得到a類藥品是63種,銷售額占比達62.49%；b類藥品143種,銷售額占比28.35%；c類藥品801種,銷售額只占9.16%。即符合帕累托提出“關(guān)鍵的少數(shù)和次要的多數(shù)”的規(guī)律。具體結(jié)果見表2,3。

將以上分類結(jié)果在Excel表上進行組合篩選即可得Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc、Ca、Cb、Cc等9個類別的藥品目錄及種數(shù),以此為基礎(chǔ)結(jié)合藥房自身的管理能力,分出一級管理品種是123種(Aa15種,Ab41種,Ac28種,Ba39種),二級管理品種220種(Bb63種,Bc148種和Ca9種),三級管理品種664種(Cb39,Cc625種)。只要管理好一級的123種,就能掌控對盤點結(jié)果影響較大的這部分藥品金額,再把二級的220種藥品加強管理,＞90%的藥品金額都在監(jiān)控之下,余下流通金額占比＜10%的藥品對盤點結(jié)果影響不大,可以放松管理,節(jié)約成本。

表2 藥品單價ABC分析統(tǒng)計情況

2.2 兩種盤點模式結(jié)果比較 我院2012年10月份前采用的盤點方式是季度盤點,從2012年第四季度起試行分級盤點,從數(shù)據(jù)庫提取2012年至2013年上半年度的盤點數(shù)據(jù),分析前后各3個季度的盤點數(shù)據(jù),得出試行分級盤點后,我院住院藥房的平均帳物相符率提高了10.76%,平均金額偏差率下降了0.19%。具體結(jié)果見表4。

3 討論

藥品盤點是藥劑科業(yè)務(wù)中的一項常規(guī)工作,要提高藥品盤點的賬物相符率,除了推行優(yōu)良藥房工作規(guī)范,按照標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進行作業(yè)外,還要建立相對規(guī)范且先進的盤點模式。實踐證明,藥品的賬物相符率不是盤點出來的,而是管理出來的,這就需要通過盤點及時發(fā)現(xiàn)問題,改進工作,不斷提高調(diào)劑發(fā)藥的作業(yè)水平[4]。同時,通過盤點,還可以看到醫(yī)院藥品管理流程內(nèi)部控制的好壞,包括授權(quán)批準(zhǔn)控制,驗收與入庫控制,領(lǐng)用、發(fā)出與處置控制等三方面,以及可以看到醫(yī)院財務(wù)監(jiān)督機制及醫(yī)院高層管理者的風(fēng)險控制意識,藥品盤點已不是傳統(tǒng)意義上的賬物核對相符的一般會計核算,而是通過對藥品盤點的觀察、分析,上升至藥品經(jīng)營業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制這一財務(wù)管理高度。藥品盤點結(jié)果的好壞不但能衡量藥劑科藥品管理水平的高低,還能及時檢驗藥品在流通環(huán)節(jié)中相關(guān)工作人員工作質(zhì)量的好壞[5]。季度盤點往往只能發(fā)現(xiàn)問題,而不能預(yù)防問題,因為兩次盤點的時間跨度太大,且涉及偏差的因素太多,往往發(fā)現(xiàn)了問題也無從可查。新的分級盤點模式,增加了盤點的頻次,對于一些銷售量高的、流通頻繁的且相對貴重的藥品實行每日或每周盤點一次,這樣,發(fā)現(xiàn)問題能及時查證,還可及時發(fā)現(xiàn)藥品管理過程中的流程缺陷,有效控制藥品流失,通過不斷查證,逐步完善藥劑科的藥品管理體系。

表4 帳物相符率及金額偏差率比較

采用二次ABC分類法分級藥品考慮到了藥品的差異化及銷售的貢獻度、優(yōu)先性、穩(wěn)定性、變化性等因素,相比ABC分類法,分層更細(xì),更加科學(xué)[1]。以分類的結(jié)果確定分級盤點品種,比較符合藥房實際工作能力,包括每日的123種藥品盤點,每周的250種藥品包干盤點,分工后,也均能在日常工作中抽出時間完成。再則,從盤點的結(jié)果看,實行分級盤點后雖然賬物相符率和金額偏差都有較大的好轉(zhuǎn),但帳物相符率總體還是偏低,主要是因為住院藥房的拆零藥品較多,日常口服片劑損耗也較多,很難做到一片不差,仍有較大的改進空間。另外,實行藥品分級盤點模式,也使得每位員工都參與了日常藥品管理工作,這對于營造積極的科室文化,建立高度責(zé)任感的班組,都有很大的幫助。總之,藥品分級盤點模式的建立,不但提升了藥劑科對藥品的管理水平,還能及時找出醫(yī)院藥品管理相關(guān)流程上的缺陷,不斷發(fā)現(xiàn)問題,從而推動了醫(yī)院藥品管理內(nèi)部控制系統(tǒng)的不斷完善。

[1] 何建崎.二次ABC分類法在連鎖超市配送中心商品管理中的應(yīng)用[J].湖南農(nóng)機,2011,38(9):118-119.

[2] 李志敏.兩級ABC分類法在煤礦物資供應(yīng)管理中的應(yīng)用[J].中州煤炭,2011,181(1):104-105.

[3] 余興群.用ABC分類法確定貴重藥品[J].數(shù)理醫(yī)藥學(xué)雜志,1997,10(1):95-96.

[4] 張鮮利,霍花,翟力.醫(yī)院藥品盤點中常見賬物不符的原因及對策[J].藥學(xué)實踐雜志,2011,29(3):237.

[5] 黃業(yè)姣.高校醫(yī)院藥品盤點數(shù)據(jù)分析及討論[J].中國醫(yī)院藥學(xué)雜志,2010,30(1):76.

DOI 10.3870/yydb.2014.09.045

R954

C

1004-0781(2014)09-1259-03

2013-08-01

2013-11-06

馮常強(1980-),男,浙江臺州人,主管藥師,學(xué)士,研究方向:醫(yī)院藥學(xué)。電話:(0)13586153691,E-mail: fcqiang001@126.com。