探索建立集中采購管理模式有效提升企業競爭力

朱英華

采購在任何企業都是一項關鍵的工作，它與生產、銷售一樣為實現公司的戰略目標貢獻著重要力量。企業要在激烈的市場競爭中生存下來并不斷發展，就必須要建立一個適合企業自身、符合行業現狀、貼合市場動態的采購管理模式，從而有助于降低企業成本，提高企業經濟效益。

一、加強采購管理對提升企業競爭力具有重要意義

加強采購管理是企業生產經營活動順利開展的重要保障。生產所需要的原材料、設備和工具都要由物資采購來提供，沒有采購就沒有生產條件，沒有物資供應就不可能進行生產。采購物資質量的好壞直接決定了企業生產產品的質量。

加強采購管理是降低成本的重要途徑和環節。采購成本是大多數企業經營成本的主要組成部分，比如建筑施工企業，需要采購的材料價值可以占到工程總造價的60%-80%，采購價格和庫存數量對企業的經營成本和費用起著決定性作用。相對于其他管理活動，強化采購管理在開源節流、降本增效方面見效最快，成果能直接轉化為企業的利潤。

二、建立集中采購管理模式是現代企業采購管理的發展趨勢之一

隨著經濟的進步和市場的發展，企業經營越來越規范化，對企業管理水平也提出了更高的要求。特別是當企業規模不斷擴大、出現企業集團運營模式的情況下，原有的、分散的、各自為政的采購管理模式已無法適應企業發展的需要，而集中采購管理模式在企業集團運營管理模式逐漸流程化的基礎上，以其分工、協作、專業化的管理思想和在資源監控及整合方面的優勢得到了企業界的廣泛關注，已成為許多集團公司加強采購管理的重要選擇。

集中采購是在信息技術的支持下發展起來的一種新的采購模式，它是將采購環節內部分包給企業所屬的專業采購部門，專業采購部門利用其在采購管理方面的專業優勢，借助完善的供應商網絡資源和信息化手段，為企業提供采購過程的全方位服務甚至增值服務。相對于傳統模式，集中采購具有明顯優勢：

更有利于降低采購成本和費用支出，這是集中采購最重要的優勢所在。集中采購將分散的、零星的采購整合起來，形成集中、穩定、批量的采購需求，實行更大范圍的招標采購，采購量增大后必然會增強企業在采購過程中的話語權和議價能力，獲得更優的價格。此外，集中采購減少了交易次數，避免了機構重復設置，既提高了效率又節省了管理費用。

有利于與供應商建立起長期的戰略合作關系，形成穩定的供應鏈。集中采購執行部門由于具有更為專業的工作能力，可以在采購過程中建立起更為完善的供應商網絡，對供應商的管理更為有效，對供應商的評價和選擇更為科學合理，更有可能與少數規模大、信譽高、實力強的供應商建立起長期的戰略合作關系，保證采購質量，減少由于供應商數量過多造成管理混亂。

有利于提升企業以庫存為核心的物資管理水平。庫存占用著企業的流動資金，如果庫存過大，流動資金占用量多，既影響企業運營又影響企業的經濟效益，如果庫存量過小，又難以確保企業正常生產的順利進行。實行集中采購可以做到統籌規劃內部各項目、各部門、各分公司的供需數量，不足或過剩的部分實行統一調配，有效降低庫存。

有利于發揮資金優勢，緩解企業資金壓力。集中采購部門一般都會被給予一定的資金支持，在采購中，通過為項目、企業墊付部分資金、互相調撥使用資金，加快資金周轉，緩解企業資金壓力。

有利于加強監督，提高采購過程的透明度，減少腐敗。采購環節如果管理不好、監管不嚴，很容易發生以次充好、收受回扣、以權謀私等腐敗行為。實行集中采購后，計劃、采購、使用“三權”相互分離，采購執行部門可以按照合同實行獨立的采購業務，并接受多方利益牽制體的監督，各方相互制約，最大限度的避免自行采購所造成的監督缺失。

三、建立和推行集中采購模式應注意的問題和關鍵點

集中采購中心的設置要獨立、專業，管理關系要有利于集中采購的執行。集中采購要獨立于采購物資的使用部門，管理層級要高于經營部門，避免在采購工作中受到過多的干預，同時采購是為經營服務的，集中采購中心又不能過于凌駕在經營部門之上，脫離實際需求。

要處理好各利益方關系。由傳統的分散采購向集中采購轉型時，在經營部門中插入獨立的集中采購中心，必然會造成多方利益主體間發生一些難以協調的事項，成本控制、服務、質量等都可能成為矛盾點，或者經營部門領導和采購人員未能從全局利益上思考，甚至來自一些既得利益者的潛在阻力，都會影響集中采購目標的實現。因此一定要處理好利益分配和關系問題，對集中采購取得的利益用適宜的方法加以分配，讓各方都受益。必要時需要建立一個強有力的協調小組，由企業主要領導直接領導。

要確定集中采購的范圍，處理好成本、效率和質量三方面的關系。一個企業所需的生產物資眾多，如果都進行集中采購，有時會以犧牲效率為代價，因此采購物資的定位是集中采購成功與否的關鍵之一，即哪些物資需要集中采購。不同的企業確定集中采購范圍的方式會有所不同，可以采用ABC分類法確定，即按照種類和資金占用的大小確定其管理類別，也可以根據經營和采購策略，對重要的生產經營物質進行集中采購。

要做好采購計劃的編制。集中采購的采購計劃是在匯總了各項目部、各子（分）公司的采購申請的基礎上形成的，計劃編制是否符合實際，與生產經營順利進行和成本控制密切相關，如果采購量不足、采購商品型號不全不對，會影響生產，如果采購量過多，又會增加庫存和流動資金壓力，增加企業成本。因此集中采購中心的計劃人員要具備過硬的專業知識和責任心，要經常深入基層，掌握基層的生產和庫存情況，使采購計劃更加合理。

要注重采購人員的專業能力和綜合素質培養，切實做好集中采購工作。由于在中國傳統的買賣關系中，很多時候都是買方市場，因此采購一直被認為是一種沒有技術含量的工作。然而隨著經濟發展，市場形勢不斷變化萬千，對采購人員的要求也越來越高，要根據采購價格和供應數量的變動，隨時改變策略，或者提前預知市場的變化，實現結果最優化。特別是當實行了集中采購模式后，采購管理人員的專業能力和綜合素質就顯得更加重要了，采購后的供應、驗收等后續工作也對采購管理人員的要求越來越高。如何保證采購的物資及時按需供應到各項目、各子（分）公司去，是集中采購管理模式設計中要注意的重要環節。

要切實做到采購管理過程和結果的公開，引入全員監督。集中采購與傳統采購模式相比的優勢之一就是有條件做到采購公開透明，從而減少腐敗。因此在集中采購過程中，要采取有效的方式方法，保證過程的透明度，讓每位員工都可以詢問并切實享有知情權，可以隨時監督采購員是否稱職辦事。比如通過內部文件、企業網站、采購管理信息系統、采購信息平臺等渠道公布供貨商電話、報價、審批情況等，并設立信息交流和意見反饋的空間。

利用好信息化手段推動集中采購的順利實施。信息技術的進步是集中采購能夠得以推廣使用的重要因素。利用網絡和應用軟件，可以將集中采購過程中的信息流、商流、資金流和物流科學合理地整合起來，提高效率，降低成本。有條件的企業最好能建立統一的集中采購信息系統，在系統中設計好集中采購的操作流程，構建企業采購模式，在企業與供應商之間形成無縫的訂單履行信息流，從而優化采購流程、提高工作效率、縮短采購周期、減少過量庫存、降低采購管理成本、降低采購產品價格、增進企業間的合作，使交易雙方均能獲得長期的收益。而且，電子采購的過程是與企業其它系統優化整合的過程，從而使成本節約的幅度及改進過程的效益更加凸顯。

（作者單位：中國新興（集團）總公司）

責任編輯：楊再梅endprint