檔案管理機制的完善與創新

郭書軍

摘 要：近些年來，檔案管理工作越來越重要，在社會經濟發展過程中發揮的作用也越來越突出，受到了人們的廣泛關注。在開展檔案管理工作的時候，還存在著很多的不足，需要進行相應的改進與完善，一定要結合實際情況，建立與完善相應的管理機制，并且進行一定的創新，促進檔案管理工作的全面展開，充分發揮檔案的作用。

關鍵詞：檔案管理機制；完善；創新

在社會發展過程中，檔案充當著非常重要的角色，一定要予以重視。一直以來，因為各種不確定因素與外界干擾，導致檔案管理工作存在著一定的難度，相應的規章制度也不完善，在進行具體管理的時候，存在著很多的不足。針對這樣的情況，一定要加強對管理機制的完善與創新，保證管理工作的全面落實。

1 更新觀念，樹立檔案管理全員參與意識

檔案管理工作不僅是辦公室人員的工作，也需要各部門人員的參與，共同完成相應的管理工作。首先，一定要提高領導意識與領導責任。檔案管理水平和領導重視程度有著一定的關系，所以，一定要加強領導的檢查與監督，積極參與到檔案管理工作當中，不僅要提供一些自身工作檔案，還要加強在人力、財力、物力等方面的投入與支持。其次，檔案管理辦公室的工作人員一定要負起責任，加強檔案建設與管理工作。檔案管理辦公室的工作人員一定要積極配合領導工作，加強各類檔案的整理與記錄，并且進行及時記錄與歸檔，并且進行相應的編號。最后，一定要加強各部門的協調配合，組織全員進行積極的參與。在開展檔案管理工作的時候，不僅是檔案管理一個部門的責任，也需要其它部門的協助，這樣才可以收集更多的資料信息，并且在進行整理的時候，也可以借助其它部門的力量，有效提高工作效率，促進檔案管理工作的高效、合理。

2 建設以人為本激勵機制

激勵實質就是滿足人的需求，促進人積極的開展相關工作。在制定激勵機制的時候，一定要使其符合工作需求，才可以誘發人的行為動機，實現調動積極性的目標。大部分檔案管理工作人員從事的工作都是一些很少讓人知道的幕后工作，相關領導與管理人員一定要遵循“以人為本”的原則，關心與關注工作人員的生活、工作、思想等，真正為工作人員解決一些實際問題，盡可能維護工作人員的親身利益，在檔案部門的內部，一定要加強“尊重知識、鼓勵創新、尊重人才”理念的宣傳，樹立良好的工作風氣，盡可能調動工作人員的積極性與工作熱情。除此之外，在檔案管理工作中，也可以適當的引入情感激勵、競爭激勵、強化激勵等方式，以此來促進與調動相關工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開，促進檔案事業的可持續發展。

3 建立規章制度，全面開展檔案管理

在對檔案進行管理的時候，一定要制定檔案保管機制，安排專門人員進行管理，保證檔案的完整性與科學性；建立檔案保密機制，不可以隨意擴大檔案的應用范圍，保證檔案管理人員不會泄漏檔案信息；嚴格檔案借閱機制，只有在領導批示的情況下，才可以進行檔案借閱手續的辦理；明確檔案鑒定機制，設立鑒定小組，對檔案保管年限與等級等展開相應的鑒定，同時對鑒定后需要進行銷毀的檔案，一定要辦理相應的批準手續；設立檔案移交機制，不斷健全檔案的移交手續與程序；設立檔案立卷歸檔機制，保證有價值文件與相關材料的有效保存，不會出現遺失、破損的情況。在進行立卷的時候，一定要保證書面材料的規范，正確排序，明確目錄與頁碼，同時對保管期限進行明確的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。在進行檔案移交的時候，一定要保證移交目錄的準確，并且進行相應的核對，簽字確認。

4 強化檔案部門文化建設

在開展檔案管理工作的時候，一定要加強檔案部門凝聚力的提高，這樣才可以促進檔案管理工作的全面落實。在提高檔案部門凝聚力的時候，不僅和物質條件有關，與文化條件、精神條件等均有一定的關系。在檔案部門文化建設過程中，一定要注意以下內容：其一，加強檔案部門特色文化、價值觀、精神的培育；其二，樹立社會主義榮辱觀，建立積極、向上、健康的部門形象；其三，制定具有部門特性的目標與發展戰略；其四，構建以人為本的規章制度；其五，構建檔案管理工作人員參與決策的機制；其六，創建輕松、和諧的工作環境，讓工作人員進行良好的溝通與交流，進而增進彼此的關系；其七，加強對檔案管理工作人員的培訓與教育，不斷提高工作人員的專業知識水平與業務技能，促進檔案管理工作的全面落實，構建檔案管理長效機制，促進檔案事業的可持續發展。

5 規范操作，開展標準化運行

在開展檔案管理工作的時候，一定要加強檔案分類，嚴格按照檔案類型開展相應的管理工作，并且規范每一個環節的操作，實現檔案管理工作的標準化。在開展檔案管理工作之前，一定要對檔案進行鑒別與分類，保證檔案資料信息的準確性與科學性，剔除一些沒有價值、重復的信息，進而為檔案的后續管理工作提供了便利條件。在進行規范操作的時候，一定要加強對以下內容的注意：其一，必須保證外形統一。在建立檔案的時候，一定要保證其外形的統一，進行統一的裝訂，采用統一的紙張等，保證檔案形式符合相應規范標準的要求；其二，保證檢索符號的統一。在分析檔案內容的時候，一定要保證其檢索符號的統一、規范；其三，保證名稱的統一。在進行檔案裝訂的時候，一定要進行科學的分類，并且進行相應的命名，規范每類檔案的收集范圍與命名原則；其四，保證編制統一。也就是根據案卷排列的順序進行統一的編排，比如，根據年度、項目、月份等進行案卷的編排。在檔案管理工作中，只有加強對操作的規范，才可以保證相關工作的標準化完成，進而實現檔案管理機制的完善與創新。

6 結束語

總而言之，檔案工作在社會各領域中發揮的作用越來越突出，為了實現信息資源的有效利用與共享，一定要加強對檔案管理工作的重視，并且結合以往的工作經驗，制定科學、合理、高效的檔案管理機制，隨著社會的不斷發展，科學技術水平的不斷提高，根據實際情況，進行一定的完善和創新，進而實現檔案管理工作的全面落實，促進社會與經濟的進一步發展。

參考文獻

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