淺議紅十字會人事檔案管理信息化

王燕

摘 要：干部人事檔案是個人經歷和各方面素質情況的綜合反映，是合理使用干部及評聘專業技術職務的可靠依據。因此，不僅要管好檔案、用好檔案，還要不斷探索加強干部人事檔案管理工作的有效途徑，不斷更新觀念，規劃新內容，以適應工作的需要，真正做到與時俱進。

關鍵詞：紅十字會；人事檔案；信息化

楊公之主編的《檔案信息化建設導論》中定義檔案信息化建設為“在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。”隨著社會的發展，人事檔案管理規范化也隨之受到人們的廣泛關注。人事檔案是紅十字會干部職工信息的重要載體，全面記載干部職工的基本情況，是單位全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。就干部職工個人而言，檔案反映的是人生的歷程，是個人能力和成績最權威證明材料。在信息技術高速發展的今天，人事檔案工作開始有了更廣闊的作用，推進了檔案工作信息化，更好地服務社會。

1 現階段人事檔案管理信息化存在問題

一是傳統人事檔案管理成本過大。

傳統檔案工作主要是利用人工對檔案實體進行精細管理，花費了大量的人力、物力；另外傳統人事檔案對存放條件的要求在不斷提升，而這對于檔案管理部門的財力要求也是一個考驗。

二是傳統檔案管理方法越來越不適應信息化社會發展。

傳統檔案管理方法已在信息技術和通訊技術高速發展的今天突顯出諸如信息不對稱、信息更新不及時、不便查找等弊端。而且信息化檔案管理也是當今人力資源信息化甚至大數據化的必然要求。

人事檔案管理信息化是提高工作效率、節約資源的必然要求。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。

2 實現檔案管理信息化的具體措施

一是人事檔案管理與人事信息管理同步化。這是實現紅十字會人事檔案計算機管理的合理模式，推動人事檔案的計算機管理，有必要建立紅十字會人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作有機結合的基礎上，可將檔案管理與人事信息這兩類系統合二為一，開發推廣統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

二是加強人事檔案信息管理制度化。人事檔案管理工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失，加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數據備份，一旦發生問題數據難以恢復，損失很大。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

三是提高檔案管理人員技術水平。實行計算機管理要求建立數據庫，及時進行信息維護，這對人事檔案管理工作人員的業務素質和工作能力有了更高的要求，因此要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。

四是加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術方法及網絡環境下電子檔案接收的研究，并根據工作實踐制定電子檔案管理辦法。

3 檔案管理信息化建設途徑

在完善的檔案管理制度約束下，應配備專職的業務人員，加快紅十字會人事檔案的信息化建設，盡快規范紅十字會系統人事檔案信息化發展，開發檔案的利用價值，為上級領導干部的選拔任用，提供數據的參考，同時使紅十字會檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。

一是增強檔案管理現代化意識。人事檔案管理工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

二是加快硬件設施建設。要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

三是建設復合型的管理隊伍。目前計算機實現了文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用，這就要求人事檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。紅十字系統應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。

四是注重人事檔案信息安全建設。由于電子信息應用會受到來自病毒和黑客等諸多問題的影響，因此保管電子檔案的計算機的各種防病毒措施要完善，針對部分需要提供網絡共享的檔案資源，要提供有效的網絡安全保障；在檔案信息化的同時，更不可忽視紙質檔案的保存，要實現電子檔案與紙質檔案并存。

總之，相信相關隨著檔案從業人員增強檔案管理現代化意識、檔案管理部門加快自身檔案信息化硬件設施建設、相關業務主管部門著力建設復合型的管理隊伍及注重人事檔案信息安全建設等措施多措并舉，人事檔案信息化工作肯定能開辟出更加低碳、更加高效的明天！

參考文獻

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