如何提高綜合醫(yī)院檔案管理水平

【關鍵詞】提高；醫(yī)院；檔案管理

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）08-0520-01

隨著社會的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生改革的實施與進一步探索，提高綜合醫(yī)院檔案管理水平是刻不容緩的事。提高綜合醫(yī)院檔案管理水平，從而能夠使檔案管理與醫(yī)療衛(wèi)生改革同步，以達到為醫(yī)療衛(wèi)生提供高效率、高水平的服務，做好基礎工作，從個中環(huán)節(jié)加以提高醫(yī)療質量，最終為切實解決人民群眾的看病難、就醫(yī)難問題。個人覺得要提高綜合醫(yī)院檔案管理水平就應該做好以下幾方面：

1、社會化、開放式管理

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發(fā)揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

要提高管理水平就要提高目前檔案管理工作的現狀。隨著市場經濟的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的檔案，已經不能適應當今社會發(fā)展要求，因此，可建立一種社會化、開放式等管理模式。在醫(yī)療機構中也應如此，其含義包括以下幾點：1、人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性；2、人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性；3、利用者對人事檔案需求的多樣性；4、人事檔案管理方式和服務方式的開放性。

2、建立兩級管理的機制

我國各級醫(yī)療衛(wèi)生承擔著群體醫(yī)療、預防、教學、科研等任務，在開展上述業(yè)務活動中，形成了大量的人事及業(yè)務技術檔案。這些檔案有醫(yī)院層面和科室層面，其內容復雜多樣，有的醫(yī)院是采用科存檔案站存目錄，有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。本人認為，對醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務檔案采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務開展的需要。 其意義在于：1、兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務檔案數量間的矛盾；2、站級管理有利于醫(yī)療業(yè)務工作整體水平的提高；3、科級管理是有利于滿足醫(yī)療業(yè)務工作日常的需要。

3、加強信息化建設

現代各個行業(yè)的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。置身于社會信息集成系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案工作者將發(fā)現醫(yī)院檔案發(fā)生了巨大變化。

首先是醫(yī)院檔案載體的轉變。在醫(yī)院實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在醫(yī)院各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發(fā)一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是醫(yī)院檔案的分類變化。舊有的醫(yī)院關于文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以醫(yī)院信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各醫(yī)院檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中醫(yī)院的檔案分類更能貼近醫(yī)院的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

此外，在醫(yī)院檔案接收和保管上也有所改變。以往的醫(yī)院檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說醫(yī)院檔案人員如果不進入到醫(yī)院信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到醫(yī)院信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使醫(yī)院檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。醫(yī)院檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時醫(yī)院檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。為醫(yī)院活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對醫(yī)院檔案工作者的初級要求。重要的是要在醫(yī)院信息集成系統(tǒng)中及時掌握醫(yī)院的產品信息及開發(fā)過程。一切以醫(yī)院醫(yī)療等建設為中心，找準檔案工作為醫(yī)院服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

4、此外在以下幾方面也應加強：

（1）、建立健全檔案工作網絡：

不管是社會化開放式或兩級管理，建立健全檔案工作網絡 是醫(yī)院檔案管理的組織保障。

建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業(yè)務檔案在內的檔案工作的領導、規(guī)劃，提出業(yè)務檔案工作的總體要求，并協(xié)調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業(yè)務檔案的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務檔案外，還要對科級業(yè)務 檔案管理進行督促指導。各科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業(yè)務檔案的歸檔及科級業(yè)務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業(yè)務檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

（2）建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業(yè)務及其他檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務檔 案管理制度。首先，在制定業(yè)務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業(yè)務活動，再結合衛(wèi)生部關于業(yè)務活動形成材料范 圍的規(guī)定，經與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務實際的各科站級和科級業(yè)務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務檔案也要同站級業(yè)務檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

（3）加強對兼職檔案員的培訓和指導

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務培訓班，并將檔案業(yè)務 學習列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業(yè)務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

（4）推行責任制，加強考核

各級醫(yī)院在推行經濟責任制時，應將業(yè)務檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應的考核指標，定期對各科進行考核，與獎金掛鉤，這是確保兩級管理實施的十分重要的措施。此外，應將業(yè)務材料的歸檔列入全站業(yè)務人員年終考核評分標準中，從而真正確保業(yè)務檔 案的收集歸檔。

綜上所述，將檔案管理建設為社會化、開放式管理，并將業(yè)務檔案實行兩級管理，以信息化為手段，在網絡、制度、人員培訓、責任等諸多方面落實后將提高檔案管理水平，它符合醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務工作的特點和需要，隨著業(yè)務檔案管理實踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務工作的開展發(fā)揮重要作用。

參考文獻

[1]中教網 《電子信息技術與企業(yè)檔案管理》 《衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案兩級管理探討》 《人事檔案管理模式的變革：社會化、開放式管理》