醫院檔案工作的現狀與發展

【摘要】由于國內醫學和醫療建設的高速發展，很多醫院中的科研，以及行政管理工作都對醫院檔案的管理和利用提出了新的要求。提高檔案工作的質量和效率，是保證醫院各項事務順利發展的重要條件，也是記錄醫院歷史真貌的重要工作。

【關鍵詞】醫院檔案；檔案現狀；檔案管理

【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）08-0666-02

1醫院檔案工作的現狀與發展

醫院的檔案管理工作是記錄整個醫院歷史和知識的載體之一，檔案內容包括文件所有患者及醫院內部科研的資料管理、醫院文化建設、醫生履歷管理、優秀案例及醫學教學實踐記錄、學習和生活管理、人事關系檔案管理、工作崗位基本情況及獎懲信息等方面的文字材料、聲像、電子資料。醫院檔案記載與收錄了全院醫生和患者的大量最原始和可靠的信息。這些信息能夠客觀真實地反映醫院的發展歷程，成為醫院不容忽視的信息資源，對醫院的發展有著舉足輕重的作用。另一方面，醫院檔案中還匯集了醫院現有的各種知識成果，是醫院建設中最珍貴的財富，有著很高的開發利用價值。對這些資料進行綜合分析，能夠從全局的角度了解醫院工作等多方面的沿革和發展情況，幫助患者對自己的病情有更立體的認識。這能夠為醫院的進一步建設提供參考和客觀依據，促進醫院形象的建立以及價值觀的引導。

醫院檔案的內容涉及醫院從招聘醫生、治療的患者、到科研教學、日常管理等直接形成的對患者和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，包括了檔案資源管理和檔案中所包含的信息管理兩部分內容。從工作特點的角度來看，檔案管理工作和其他文獻管理工作一樣，包含了信息的錄入、儲存、處理、輸出這樣一個完整的信息傳輸過程，是一種信息控制系統。雖然針對不同的檔案類型在管理上有不同的方法，但基本的要求是一致的。如我國醫院檔案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科學性要求；規范性要求；經濟性要求；現代化要求。

醫院檔案管理工作在最初采用的是較傳統的人工管理模式。在人工管理模式下，經過長期積累產生的大量的信息與資料，會導致文件的歸檔和檢索都非常的繁瑣，當然醫院的檔案信息化建設不可能一蹴而就，是一個漫長的過程，它要求對實施的各個環節進行深入綜合的分析，做好具體的規劃。因而，文檔的更新和維護也存在著許多困難，在很大程度上制約了醫院檔案管理工作人員的工作效率。同時由于在這一過程中檔案會接觸到較多的主題，不利于檔案保密工作的進行。而隨著社會經濟和科學技術的飛速發展，醫院檔案管理工作中開始融入了現代信息及網絡技術。運用網絡信息技術進行管理的現代化檔案管理模式，通過初步的嘗試和實踐，展現出了傳統的人工管理模式無法與之比擬的明顯優勢，例如檢索的迅速、查找的方便、信息可靠性高、資料儲存量大、檔案保密性好、壽命長、成本低等，這些特點可以大幅地提升檔案管理效率及利用工作的水平，降低人力、物力、財力的消耗，是醫院檔案管理正規化科學化的重要條件。

2醫院檔案工作的優化措施

目前，現代檔案管理的一個發展方向是檔案信息資源的共享，這在檔案界已普遍達成共識。要實現檔案信息資源的共享，其關鍵就在于具體的實施問題。醫院本身就是一個信息源，而作為這一信息源管理部門的醫院檔案，應該更具有開放的意識，在建立信息網絡化管理結構的同時，檔案館應對搞好檔案專題信息數據庫的建設給予足夠的重視，強化檔案的收集、歸檔等工作，提升檔案資料的歸檔率、完整率、合格率。同時應加強醫院的辦公自動化，使信息化建設落到實處，從而進一步推動醫院數字化檔案館的建設與完善。

2.1管理層加強檔案意識

醫院的管理層對檔案管理工作應有足夠的重視，成立以院長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度，使工作人員有明確的工作依據，使檔案管理工作能夠順利開展。

2.2提高專職管理人員的素質

啟用檔案專業或受過培訓的檔案工作人員，除了業務水平，還應重視檔案工作人員的政治思想素質和職業道德修養。加強醫院檔案工作人員自身的業務素質，一方面積極參加醫院檔案業務培訓，學習醫院檔案專業理論知識；另一方面建立檔案工作網絡，學習運用現代化管理技術和先進技術設備，提升檔案管理水平。

2.3擴大檔案管理工作的基層宣傳

積極向全體醫院職工宣傳醫院檔案管理工作的重要性，通過舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽等措施，來切實提高醫院檔案工作人員的服務意識，使醫院檔案管理工作受到各科室人員的重視和支持。醫院各科（組、處）室可設兼職檔案員，積極參與并配合醫院開展檔案管理工作，進行檔案的收集、整理和歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

2.4實現現代化的服務和管理

隨著現代科學技術的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向，一方面利用現代化的高科技手段提高醫院檔案管理工作的效率，使檔案工作從落后的人工管理模式走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將醫院檔案管理信息及時提供給醫院領導、各教研組和社會有關部門，提供便利的查閱和使用，提高檔案資源的使用利用率，使他們切身體驗到檔案信息的利用價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

3結語

在知識經濟當道的時代，醫院檔案信息管理和利用事業作為繼承和保護與開發人類文明遺產的一小部分，在社會和科技的發展進步中將產生不容小覷的重要作用，其地位正在日趨升高。然而目前醫院在檔案管理和利用中任存在諸多問題，沒有得到很好的解決。當然醫院的檔案信息化建設不可能一蹴而就，是一個漫長的過程，它要求對實施的各個環節進行深入綜合的分析，做好具體的規劃。這就使得醫院的檔案管理模式和檔案管理的工作人員都面臨更新更嚴峻的挑戰。因此，醫院的管理層和各檔案部門應當從加強檔案意識，樹立新的檔案觀念入手，以提高檔案管理工作人員的素質為根本，實現科學化和現代化的醫院檔案管理，加大開發檔案信息資源的力度，使其能夠真正為知識經濟而服務，使檔案管理工作充分發揮其應有的社會和經濟效益。

參看文獻

[1] 繆正宇. 淺談醫院檔案管理工作[J]. 麗水學院學報. 2012， （06）[2] 盧志蘭. 醫院檔案管理特點、現狀、對策[J]. 魅力中國， 2011， （71）[3] 王燕萍. 醫院檔案的管理和利用[J]. 南昌高專學報. 2013， （01）

[4] 王冰冰. 醫院數字檔案館建設和利用狀況淺析[J]. 中國科技博覽. 2010， （33）

[5] 畢偉. 淺談發揮醫院檔案管理作用的途徑[J]. 機電兵船檔案. 2012， （05）