淺析醫(yī)院財務(wù)檔案管理

【摘要】醫(yī)院的財務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄和寶貴資料，也是醫(yī)院管理、醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)和后勤保障等全面工作的經(jīng)濟(jì)反映，對于醫(yī)院的正常運(yùn)行、服務(wù)質(zhì)量、品牌聲譽(yù)和未來發(fā)展具有重要作用。本文通過對醫(yī)院財務(wù)檔案的概念、特點和作用等方面的闡述，分析大多數(shù)醫(yī)院財務(wù)檔案管理的現(xiàn)實狀況，對發(fā)現(xiàn)的共同存在的普遍問題提出了財務(wù)檔案科學(xué)管理的對策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院財務(wù)檔案；科學(xué)管理；財會部門

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.05.645文章編號：1004-7484（2014）-05-2906-02醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院管理、醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)和后勤保障等全面工作的經(jīng)濟(jì)反映，是醫(yī)院的財會部門或財務(wù)人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿、財務(wù)報表等財務(wù)核算材料。是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分。規(guī)范醫(yī)院財務(wù)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，醫(yī)院財務(wù)檔案管理是醫(yī)院財務(wù)工作的一項重要內(nèi)容，必須充分加以重視，以便進(jìn)一步提高醫(yī)院財務(wù)檔案的管理水平。

1醫(yī)院財務(wù)檔案的特點及作用

1.1醫(yī)院財務(wù)檔案的特點醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點，醫(yī)院財務(wù)檔案的特點主要表現(xiàn)如下：①來源的廣泛性；②內(nèi)容的專業(yè)性；③形成過程的嚴(yán)密性；④行業(yè)的特殊性。

1.2醫(yī)院財務(wù)檔案的作用財務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，醫(yī)院需要對外報送真實準(zhǔn)確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在財務(wù)檔案中。其次，醫(yī)院對外融資、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，而財務(wù)數(shù)據(jù)也都來源于財務(wù)檔案。第三，上級主管部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開財務(wù)檔案，而且隨著醫(yī)院衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動更加多樣化和復(fù)雜化，財務(wù)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。因此，只有加強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮醫(yī)院財務(wù)檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機(jī)構(gòu)和單位領(lǐng)導(dǎo)提供及時、準(zhǔn)確、全面、高質(zhì)量的財務(wù)信息。

2醫(yī)院財務(wù)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1部分醫(yī)院對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，管理機(jī)制不夠規(guī)范由于檔案本身不能帶來直接經(jīng)濟(jì)效益，造成有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作重要性認(rèn)識不夠，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，財務(wù)檔案沒有專門的地方存放，有的醫(yī)院雖有設(shè)置，但也只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時間和精力的事情，沒有把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成財務(wù)人員對財務(wù)業(yè)務(wù)非常熟練，但對檔案知識，特別是對財務(wù)檔案規(guī)范化原理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過財務(wù)檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少醫(yī)院重財務(wù)業(yè)務(wù)，輕財務(wù)檔案管理，存在財務(wù)業(yè)務(wù)與財務(wù)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.2醫(yī)院財務(wù)檔案的案卷質(zhì)量不高，管理制度不完善財務(wù)資料是醫(yī)院財務(wù)核算過程中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料，是財務(wù)檔案的組成要件，其收集裝訂是由財務(wù)機(jī)構(gòu)的財務(wù)人員來完成的，因此財務(wù)檔案的質(zhì)量取決于財務(wù)人員對財務(wù)資料的審核監(jiān)督及收集裝訂。但實際工作中由于財務(wù)職能的弱化，財務(wù)的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保財務(wù)資料的真實、合法，或者是合法的財務(wù)資料掩蓋了非法的經(jīng)濟(jì)行為，造成檔案利用價值不大，再者有些醫(yī)院特別是二甲以下的基層醫(yī)院財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對財務(wù)檔案的管理重視不夠，有的甚至由出納兼管檔案。

2.3對財務(wù)檔案開發(fā)利用不充分醫(yī)院財務(wù)檔案屬專業(yè)檔案，除具有普通檔案的一般特征外，另一突出特征就是其專業(yè)性，由此決定了醫(yī)院財務(wù)檔案管理人才所應(yīng)具備的知識結(jié)構(gòu)，但目前的現(xiàn)狀是財務(wù)部門僅能做到收集、整理、歸檔；檔案部門也僅為保存與提供利用，而對于檔案價值的體現(xiàn)，既檔案的開發(fā)利用幾乎為零。由于開發(fā)利用不充分，不能有效體現(xiàn)檔案的價值，直接影響人們對財務(wù)檔案重要性的認(rèn)識，對財務(wù)檔案的有效管理極為不利。

2.4財務(wù)檔案銷毀難醫(yī)院財務(wù)檔案的銷毀是檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實際工作中這一環(huán)節(jié)往往不受重視，不按《中華人民共和國會計法》規(guī)定的期限進(jìn)行銷毀，許多醫(yī)院的財務(wù)檔案已超過保管期限，也不愿銷毀，存在無人愿銷、無人敢銷的局面。究其原因，一方面是數(shù)量大，開展工作需花費(fèi)大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定，大量的陳年舊賬既占據(jù)了有限的空間，又影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

3完善財務(wù)檔案管理工作的對策

3.1加強(qiáng)對《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)干部、職工對財務(wù)檔案管理工作重要性的認(rèn)識。對不具備設(shè)立檔案管理部門的基層醫(yī)院，應(yīng)在財務(wù)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管財務(wù)檔案的保管工作。依據(jù)《檔案管理辦法》的規(guī)定，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使財務(wù)檔案管理走上法制化的軌道。

3.2完善檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)，醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的措施，根據(jù)《檔案管理辦法》、《電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，定期開展對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3.3加強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)檔案人才的培養(yǎng)，提高管理人員的綜合素質(zhì)，醫(yī)院財務(wù)檔案資料作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。除要搞好關(guān)于財務(wù)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。不斷提高業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮財務(wù)檔案的管理和監(jiān)督職能，使財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，以適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要。

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