檔案科學序列化管理的方法策略研究

【摘要】隨著我國經濟的快速發展，我國各個行業呈現一種迅猛發展的趨勢。各個行業中不同類型的檔案數量正在不斷增加，人們開始逐漸重視檔案管理工作，檔案管理工作者需要完成的事項也在增加，在一定程度上提高了檔案管理工作者的工作標準與要求；檔案科學序列化管理方法在檔案管理中的應用越來越廣泛，它能夠有效的對檔案進行分類規劃，對于檔案管理有著十分重要的意義。

【關鍵詞】檔案；科學序列化管理；方法；研究

1前言

就目前來看，信息化時代的來臨，給檔案管理工作帶了新的挑戰，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標準與要求。檔案管理工作，在企業、政府機構以及學校中具有非常重要的意義，但是我國檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問題，如何有效地解決這些問題是檔案工作者必須重視的一個事項。檔案科學序列化管理方法在檔案管理中的應用，能夠解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的正常開展[3]。

2檔案科學序列化管理的背景

檔案管理，是我國檔案事業中重要的組成部分，對于各個具體單位在生產與工作以及整個社會都具有重要意義，它也是我國經濟發展過程中的一個重要事項。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務是將各個分散、量大、零亂的檔案進行科學合理的規劃與管理。隨著信息化技術水平的提升，檔案管理工作者必須加強自身的管理知識與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進程，這樣才能夠更好地發揮檔案管理工作在各個行業中的作用[3]。

檔案管理工作向信息化方面發展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現一種零散的狀況，很難對其建立相應完整的數據結構，特別是處理含有大量信息數據檔案的時候，例如：某些企業的檔案儲備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯系的狀態，但是在物理上卻分散存儲在不同的位置中，這種檔案庫結構不利于檔案的合理規劃與管理。針對這一實際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學序列化管理的方法，對檔案進行一個序列化的管理，對各個不同類型的檔案進行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。

3檔案科學序列化管理的方法分析

檔案管理工作是一項系統性的工程，它要對一些分散的檔案進行規劃，將所有的檔案按照不同類型進行劃分，分別存儲在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結合自身在檔案管理工作的經驗與檔案管理的實際狀況，在對檔案科學序列化管理方法進行分析與研究的基礎上，對檔案科學序列化儲存方案進行改進，主要是根據相關的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨自的定義，通過對字符串進行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個條目中所含有的內容，這種檔案科學序列化管理方法主要體現在以下例子中[2]。

將一條檔案中的前12個條目假設為一串數字，即135571409901。如果不對這一串數字進行說明，很難有人能夠準確地理解這一串數字所蘊含的意思。這一串數字實際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經常使用的漢字，每4位數字組成一個代碼對其中一個漢字進行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數字的轉換，將姓名進行序列化之后形成一個相關的字符串，如果將每一條檔案中的前12個條目設定為相關的姓名，那么每次需要對檔案進行檢索與管理的時候，就只需要對相應的數字串進行檢索就能夠找到檔案。可以通過這一種方式對檔案的內容進行規范，但是要嚴格規定每一條經過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設定固定的內容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設置相應的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進行管理，這是檔案科學序列化管理中的一種方法[2]。

檔案科學序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現在三個方面：第一個方面，檔案自身就具備難以規范的性質，各個地區不同類型的檔案在序列長度的設置上難以保持相同的狀態，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個方面，檔案序列化的標準還沒有一個統一的規劃，也難以對標準進行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內，運用同一種方式對檔案進行序列化管理；第三個方面，我國在檔案科學序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導致檔案工作者無法科學地對檔案進行合理的序列化管理。

檔案中含有大量的信息數據，具有非常高的信息數據分析價值，對于檔案內含有的豐富信息數據進行合理分析，可以采用序列化管理方式，對其進行序列分類。經過序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對其進行特征分析與研究，然后通過傳統的序列分析算法對其蘊含的意義進行深入的挖掘，獲取它所存在的價值。

4結語

檔案科學序列化管理方法，具有十分廣闊的應用前景，它能夠有效地解決我國現階段檔案管理中存在的空間開銷大、結構混亂以及信息數據分散等一系列問題，而且檔案科學序列化管理方法具備非常高的應用價值[1]。我國檔案工作者應當加強自身對于檔案科學序列化管理方法的分析與研究，根據檔案工作中的實際狀況，采用合理的檔案科學序列化管理方法，能夠在很大程度上提高檔案工作的效率與質量，解決檔案管理中的難題，確保檔案工作的合理性，促進我國檔案事業的發展。

參考文獻

[1]杜建偉.淺談檔案序列化存儲管理[J].機電兵船檔案，2012（04）.

[2]李文.淺析檔案科學序列化管理的方法[J].檔案管理，2011（12）.

[3]劉文濤.檔案序列化管理的意義[J].湖南大學學報，2011（17）.