紙質病歷掃描系統在現代化醫院管理中的應用

摘要：隨著醫療制度的不斷完善與發展，人們法律意識的增強，以及社會信息化的發展，病案資料更廣泛的應用于社會的方方面面。正是由于病案資料的利用率空前高漲，借閱、復印量日益增多，有限的庫房空間與無限增長的病案數量之間就成為各級醫院不可避免的矛盾。高效低碳的存儲方式必將改變病案管理現今消極、落后的面貌，向醫院的現代化管理邁進重要的一步。

關鍵詞：紙質病歷掃描系統；現代化醫院管理；應用

病案，顧名思義，是指醫務人員記錄疾病診療過程的文件，它客觀地、完整地、連續的記錄了患者的病情變化、診療經過、治療效果及最終轉歸，是醫療、教學、科研的基礎資料，也是醫學科學的原始檔案材料。由此可見，病案是將整個動態的診療過程永久固定保存的唯一途徑！一所醫院病案管理的水平可以直接體現出該醫院總體的醫療水平。

1病案使用狀況

隨著醫療制度的不斷完善與發展，人們法律意識的增強，以及社會信息化的發展，病案資料更廣泛的應用于社會的方方面面。它不僅為醫院臨床教學、科研提供原始數據，還在理賠、單位報銷、病退、傷殘鑒定、公檢法機關辦案以及醫療糾紛等方面起著舉足輕重的作用。正是由于病案資料的利用率空前高漲，借閱、復印量日益增多，有限的庫房空間與無限增長的病案數量就成為一個各級醫院亟待解決的課題。

2病案存放現狀

2.1我國《醫療機構管理條例實施細則》第53條規定，醫療機構的門診病歷保存期不得少于15年，住院病歷的保存期不得少于30年。以一個三線城市的三級甲等醫院為例，年出院患者數在30000左右，30年就是30萬份病歷，這其中還不包括門診病歷。如此龐大的存儲量，為醫院存放設置了一個難題。

2.2病案庫房應符合防火、防潮、防塵、防蟲、防霉變、通風良好等要求，并且應具備足夠的存儲空間來應對病案的持續化發展。但實際情況是，由于病案管理需要投入大量的人力、物力、財力和用房面積，并且不能直接產生經濟效益，因而難于引起領導的重視，忽視了病案在醫療、教學、科研、醫患糾紛、法律、醫療保險等諸方面所起的作用，使病案科的發展和庫房建設遠遠滯后其他科室的發展。許多醫院庫房面積小，本院內只能存放5～10年的病案。有些甚至沒有設立專門的病案庫房，導致病歷存放零散，年久病歷打捆堆放，查找困難，根本無法滿足住院病歷存放30年的要求。

3簡陋的存儲條件衍生出一系列問題

3.1以我院為例，病案庫房共6個，面積約400 m2，遍及院內院外不同地點。調取病歷往往要上下往返于各個病案庫房之間，費時費力，工作效率難以提高。

3.2臨床科研往往需要查閱大量的病歷資料，如神經系統疾病，心腦血管疾病至少要借閱近10年間的病歷來作為某項課題研究的輔助數據。病案室受到空間的限制，無法及時有效的提供相應數量的病歷，①不利于科學發展研究，造成珍貴的醫學資料流失；②臨床科室對行政科室的滿意度也直線下降，發揮不了病案為醫教研服務的作用。

3.3醫患矛盾增加 有些患者因辦理病退、大病救助等事由，需要復印10年前甚至更久以前的老病歷。醫院無法為患者提供查詢服務，即使能夠查閱到，大多也已是字跡模糊，無法使用。這種狀況必然導致患者不滿意，甚至訴諸法律，無形之中就增加了不必要的醫患矛盾。

4現代化存儲方式--紙質病歷掃描系統

4.1隨著時代發展，一些先進的高科技存儲病案方式浮出水面。病案掃描系統就是其中的佼佼者。掃描是將醫院門診、住院患者的病案資料，經過數字成像轉變為數字化圖像，存放在服務器和磁盤柜中，再備份刻錄到光盤或者保存到移動硬盤，制作成\"數字化病案\"并提供聯機檢索功能的一個系統。

4.2紙質病歷掃描系統優點

4.2.1病案保管安全 病案數字化管理應用后，原始的病案原件一旦入庫上架后將幾乎不會被再次借出使用，這樣可大大降低病案原件因使用而引起的丟失或損毀的風險。同時，也大大降低了醫院因為病案丟失損毀可能遭受巨額索賠的風險。

4.2.2節省庫房空間 病案原件采用排架式管理會占用大量的庫房空間，并且隨著出院患者人數的逐年增加，庫房資源的消耗勢必很大。如果采用病案電子化應用管理，電子化后的病案利用可基本脫離原件，因此原件可以打包堆放。據測算，病案打包存放后占用的庫房空間僅為原來的1/3左右，可以大大的節省房屋資源。

4.2.3提高工作效率 就二次入院患者而言，醫生需要了解患者上次診療的詳細過程，那么，他就必須從繁忙的臨床工作中抽出時間來病案室借閱患者的病案資料。而病案管理人員再根據醫生提供的信息從病案架上找出所需的病案并送給醫生，最快速度也得15 min左右。如果這份病案正被科研借用，則等待的時間還要更長時間。而采用電子病案管理的話，可以在病區設立醫生工作站，醫護人員無需再到病案室借閱原始紙質病案，醫生在自己的電腦上通過網絡就可以調閱這份病歷，隨時隨地了解到患者的既往醫療情況，2～3 min內即可完成病案的電子調閱，極大的縮短了問診時間，尤其是對于急重癥患者而言，意義非同一般！如果考慮到一個醫院的全年因臨床、科研、教學等借閱病歷的總和，采用病案電子化管理利用后，將會為醫生和病案工作人員節省大量時間，從而可以投入更多的時間到更有價值的工作中。

4.2.4提高服務效率和質量 病歷復印占據病案室日常工作相當大一部分時間和人員，原始的工作流程從查找到復印、蓋章、收費，每人次至少需要20～30 min，若患者需要復印歷史悠久的老病歷等候時間會更長。而采用掃描系統后，能夠非常有效的緩解病歷復印窗口擁擠排隊、等候時間長的問題，省略掉耗時最長的查找過程，大大提高服務滿意度。

病案掃描系統，使病案從手工管理提升到計算機管理，極大的提高了病案管理的科學性和工作效率，使得病案資源得到更好的利用。隨著現代化醫院建設的推進，老式的病歷存放模式必將會淘汰，取而代之的必將是新型的科技化存儲方式。這也是向現代化醫院管理邁進的重要步伐！

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編輯/肖慧