科室資料歸類管理是建設規范化科室的基礎

摘要：本文旨在建立一個既能節省時間和空間，又提高科室規范化運行水平的信息與實物相結合的科室資料管理方法，介紹借助計算機與實物資料相結合的科室資料管理新模式；該模式強化了科室資料的整理、分析及信息化管理，使科室運作更為規范化、制度化，對醫療工作質量的提高起到了十分主要的作用。

關鍵詞：功能科室；資料管理；規范化

作為科室日常行政工作的一個重要內容，資料管理也是積累科室無形資產的基礎性工作。如何讓資料管理上升為知識資源管理，并使一個科室的人才和設備都發揮最佳效能，使人盡其才，物盡其用，使得整個科室處于良性運行狀態[1]。既往科室各種資料管理混亂，甚至記錄不完整。通過此次評三甲、創百優，我們心功能室按照評審要求，注重了科室資料的管理、分析，使科室運作更為規范化、制度化，對醫療工作質量的提高起到了關鍵作用。現總結如下：

1心功能室各項資料儲存方法及相關工作要求

1.1加強資料管理意識培養 ①樹立全員意識。加強宣傳，讓每一位科室職工認識到資料管理工作的重要性，取得科室每一位職工的理解與支持。②提高管理意識。科室資料秘書是科室資料管理工作的中堅力量，強化資料秘書的管理意識很是關鍵。資料秘書除做好職能工作外，要加強檔案知識的學習，接受相關職能科室的監督與建議。③加強利用意識。科室資料管理建設的最終目的是利用，即為醫院管理提供更加高效、合理的管理手段。資料管理秘書一定要熟悉自己職能范圍內的各項工作，能夠提供優質高效的檔案信息服務[2]。

1.2資料管理的總體要求 專人負責，對所有科室資料常整頓，做到雙重標識，嚴格定位。同類的文件要求整理成冊，分別固定于文件夾，相同或相似主題的文件夾又歸檔于同一個文件架并進行相應標記，將位置輸入計算機中，便于查詢。進行雙重標記，按照\"創三甲及百優\"對資料的要求，設有組織領導、創優方案、規章制度、績效考核等資料；豎標則表明對應文件夾內資料的主要內容，如會議記錄、規章制度、工作方案等，使文件定位起到了雙重保障的作用。當資料數量或位置變動時，用計算機對所輸入的資料進行檢查、修改、刪除、重排等，使資料規范無誤。

1.3各種規章制度 為方便學習，要求將每個制度建一張卡片，整理成冊，科室進行定期按計劃學習，做到每個工作人員對規章制度了熟于心。

1.4各種儀器操作規程、保養制度 按本科室工作人員掌握情況，定期進行演練，按標準帶教科室新進人員及實習生、進修生，要求人人均能按正規程序進行操作、保養。

1.5人員的規范化培育計劃，考核措施 記錄每位工作人員入職時間及個人基本信息，分析人才發展趨勢，有助于科室人才培育計劃的制定。定期進行考試，內容包括基礎理論及技術操作。

1.6心功能室應急預案 定期進行對各種應急預案的學習和考核，使人人掌握應對突發事件的能力。確保醫院安全，將突發事件產生的損害控制在最低水平。

1.7各種管理檔案 工作計劃及總結包括年計劃、月重點、周安排，每月重點講評、分析，并討論執行情況，每年進行年終總結及來年工作計劃；教學實習記錄 記錄帶教計劃、進修學習安排、教學成效評估及學生反饋信息的收集；科室管理學習記錄 記錄主持人、與會人員、學習內容以及學習效果；質控記錄本科室出現的問題點，定時進行匯總，科室負責人進行品評，分析提出優化改進方案； 差錯事故登記本由當事人如實填寫，情節嚴重的上報醫院，以備查閱；對于科室或科員獲得的獎勵及受到的批評應如實記錄在案。對獎勵要給以當眾表揚宣導，對于批評則應采取合適的方式，可單獨進行分析評論，以便于評先樹優；對于上級及相關科室的各類文件資料要按部門、內容分別進行存放管理，以便于確保執行及查閱。

2對資料進行分類管理后的效果分析

2.1各項資料分類合理，材料充分、齊全，使科室的日常工作思路更加清晰，提高了迎檢能力，得到了醫院及評審專家的好評。

2.2提高了科室工作人員參與管理的主人翁意識，通過各種規章制度的實施，科內工作人員參與管理的能力明提高，形成一支工作經驗豐富、業務嫻熟的隊伍，效果滿意。

2.3通過資料的分類管理，使科室工作秩序更加有序，并通過資料的有效保存能使對科室工作質量的評價有據可查，比如說通過查閱帶教記錄，參考進修及實習同學的反饋意見，使我們更加清楚學生到底需要什么樣的帶教方式，從而制定切實可行有效的帶教計劃；通過查閱質控記錄能使我們克服以前工作的不足，不斷改進工作質量。

2.4通過各種資料的記錄，可以對科室的每個工作人員進行合理的評價，從而使其意識到科室對管理工作的重視，對知識及人才的尊重，并會根據每個人的優點和特長給他們安排適當的工作，增強了科室的競爭氛圍，從而充分發揮個人的主觀能動性。這樣不僅有助于科室工作的開展，也便于人才培養及梯隊建設。

3討論

3.1對科室資料分類管理是資料管理工作的必然要求 資料管理工作是為了管理好科室資料而建立起來的一項工作制度。科室資料數量較大，品類繁復，內容多元化，必須采用科學化的管理。而分類正是科學管理科室資料的基礎。只有進行分門別類，才可以使得資料整齊有序、條理清晰，進而在此基礎上進行科學的學習管理、統籌等工作。

3.2對科室資料執行分類管理也是強化科室管理工作規范化的客觀要求 資料管理工作是科室管理工作的重要組成部分。是堅持科學發展、優化科室管理能力的重要部分。無論是規劃長遠的工作目標，還是安排管理科室日常活動，優化質量管理，都必須靠精準、全面的資料管理為依據。而唯有整理過、條理清晰的科室資料，才可以加以迅速、準確的利用，滿足科室資料在各方面的需求。

3.3對科室資料采取分類管理是創建專業化科室的必然要求 為了更快捷便利地利用科室資料， 醫院各科室、各部門已經開始建立或籌備專業的資料管理系統。收集和存檔本單位產生的、對科室發展有參考和研究價值的重要檔案。這就更要求科室對資料進行分類，根據資料的內容、特性以及重要程度進行收集整理，確保資料的完整性， 以利于按一定的規定， 將需要永久保存的重要資料完整、準確、系統地保存。

3.4對科室資料進行分類處理，是實現科室管理現代化的必然要求 科室日常工作和科室管理工作的現代化，需要科室資料管理現代化，這是現代化科室管理工作的發展方向。科室資料應該按照標準化和統一化的要求進行分類編目、系統整理，否則，進行信息儲存和快速查找都是不可能的[3]。

參考文獻：

[1]易利華.醫院科室管理學[M].北京：人民衛生出版社，2009.

[2]劉少德.三級綜合醫院科室檔案建設的實踐與探索[J].黑龍江檔案，2012，4：7-8.

[3]張玉初，吳強.堅持以人為本、促進醫院和諧發展[J].中外健康文摘，2009，6（25）：278-279.

編輯/申磊