關于目前醫院檔案管理工作存在缺陷及對策的分析

摘要：醫院檔案管理能夠對全面客觀反映醫療體系的運行情況，為醫院管理提供科學的參考依據，并能夠最大程度規避醫療風險，促進醫院的和諧發展。我國的醫療改革正處于攻堅階段，醫療單位發展狀況呈現出地域性差異和優勢科室之間的差異，這些狀況都為醫院檔案管理制造了更為復雜的環境，迫使醫療體系管理者和檔案管理工作人員以及全員職工協同合作，全面提升檔案管理的科學性、有效性和可持續性。

關鍵詞：醫院；檔案管理；改進措施

檔案工作是醫療衛生服務機構管理的重點內容，在現今信息化發展的時代背景下，醫院檔案管理必須緊跟時代發展步伐，大力引進先進的信息化處理技術和管理技術，使醫院檔案切實發揮出應有的效力。受到地域經濟差異和資金投入以及政策方面的影響，我國多數醫療單位的檔案管理仍存在較大的提升空間，亟需相關人員做出不懈的努力以提升檔案管理質量[1]。

1 醫院檔案管理工作存在的缺陷

1.1 醫院檔案管理制度不完善 長期以來，我國醫療衛生機構呈現出極不平衡的發展特點，一方面是對醫療工作的重點扶持和大力投入，而另一方面則是基礎性的支持工作長期受到忽視，不能發揮出其應有的功能。反應在醫療檔案管理方面，主要表現為相關制度的不完善，并由此造成職責劃分不明確、政策落實不到位、出現事故不能及時整改等狀況，使醫院檔案管理工作嚴重滯后于醫院整體發展。

1.2 醫院檔案管理結構混亂 我國醫院檔案管理雖然多數已經采取了集中管理，統一協調的管理結構模式，但是科室或者部門單獨管理檔案資料這種模式仍具有較大影響，甚至仍有醫院按照這種發展模式管理檔案。長期以來，醫療衛生機構由于業務種類繁多加上各部門之間溝通不通暢，造成每個部門都掌握大量資料，例如人事科掌管人事資料，醫務科掌管病歷資料，科研科掌管研究資料等，還有其他一些零散的資料分布與業務科，這種結構形式增加了醫院檔案管理的業務量，又不能有效實現檔案資料的共享，甚至造成由于信息不協調引發的醫療糾紛。目前很多醫院在某種程度上還存在以上痹病，影響醫院的現代化建設。

1.3 檔案管理服務質量差 檔案管理工作屬于服務性工作，其工作職責是強化醫院管理結構的信息支撐能力，為檔案使用者和相關部門提供完善的服務。目前我國檔案管理服務質量差主要表現在以下方面：①檔案本身質量差，主要是由于在收集歸檔時不注重對資料進行甄別，沒有使用有效的分類技術對檔案進行科學的整理，致使提供給使用者的檔案資料存在殘缺、失真、數據量冗余等現象；②檔案管理人員服務技能差，不能有效掌握檔案檢索方法，致使其在提供資料時效率低下。

2 改進醫院檔案管理工作的措施

2.1 強化檔案管理意識 以上各種問題的出現根源在于醫院管理者和檔案相關工作人員沒有充分檔案管理工作，忽視其在醫院現代化建設過程中所具有的重要意義。因此必須從加強管理者和工作人員檔案意識抓起，形成良好的建檔管檔氛圍。①要加強醫院管理者的檔案意識，使其認識到檔案管理工作是醫院管理的有機組成部分，做好檔案管理能夠為醫院提供極強地查證依據，避免各種醫療糾紛和管理漏洞的出現和擴大；②要加強檔案管理工作人員的責任意識，加強檔案管理人員的業務培訓，使其掌握較強的理論知識和操作技能；③要加強醫院全體工作人員的檔案意識，使其認識到自身工作內容和檔案建設管理的有機聯系，并通過宣講、集中討論、專題報告等形式將檔案管理思想灌輸到全員工作人員中。

2.2 加強檔案管理的應用性 檔案建設的原始目的不僅僅是單純地保存醫療機構資料和信息，更為重要的是發揮出檔案資料的實際作用，使其為醫療機構的良心運行服務。因此要增強檔案管理工作在醫院管理中的比重就要真正發揮出檔案的功能，改變以往“只保存不利用，重收集輕研究”的狀況。首先必須提高醫院檔案信息收集質量，并加強歸檔分類的科學性，以便為后期研究和應用服務；其次要重視對檔案資料的研究和分析，加大科研投入力度，增強檔案管理工作的軟實力；最后要形成完善的檔案調取機制，為醫院各個部門順利開展工作，取證調查提供全面有效的服務。

2.3 加強檔案管理的信息化建設 醫院檔案信息量巨大并且專業化程度高，尤其是涉及到臨床診斷和大型手術的資料，數據精密，涉及要素眾多，很多內容具有極高的科研價值和保密性質。針對這種情況，傳統的檔案資料收集、歸檔、分類手段表現出極大的滯后性，迫切要求檔案管理部門引入信息化處理技術，并加強工作人員的技術培訓，提升管理管理的精確性和工作效率。檔案管理信息化建設要注意對電子數據庫的大力建設，增強與門診、臨床等科室信息化操作的兼容度，增強大數據處理能力和資源共享能力。此外還要加強檔案管理處理軟件的更新，在條件允許的情況下盡量保持與國際先進水平接軌[2-3]。

3 結論

我國醫院檔案管理存在制度、結構、技術等方面的缺陷，在醫院現代化建設過程中要抓住醫療改革這一契機，通過強化檔案管理意識、增強檔案應用性、實施檔案管理信息化建設以及強化檔案管理人才隊伍建設等方式提升醫院檔案管理的質量和效果，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]黃桂敏，陳露萍，劉蕓.醫療設備檔案管理工作的現狀分析與對策[J].右江醫學，2013（03）：458-459.

[2]侯文娟.電子病歷檔案管理存在的問題及對策[J].求醫問藥（學術版），2012（06）：554.

[3]徐曉鳳，徐淳.對醫院聲像檔案管理的思考[J].現代醫院管理，2009（01）：56-58.

編輯/蘇小梅