醫院檔案管理現代化建設的研究

摘要：醫院檔案管理信息化的應用給醫院的檔案管理帶來了巨大的機遇和挑戰。醫院檔案管理者要審時度勢，不斷創新管理理念、制度和手段，提升醫院檔案管理水平，以便更好的服務于醫院和患者雙方。

關鍵詞：醫院檔案管理；現代化建設；應用研究

有效的醫院檔案管理能營造更好的醫院服務環境，提高醫院服務水平，提升醫院市場競爭力[1]。醫院檔案管理建設要適應時代要求就必須進行現代化建設。信息時代要求醫院要滿足醫務工作者和患者的信息需求，且要保證其時效性[2]。傳統的醫院檔案管理模式在現在醫院管理中存在一定缺陷，難以滿足醫院發展需求。完善醫院檔案管理現代化建設才能使醫院服務水平適應時代發展需要。醫院檔案管理工作作為一項基本管理內容，在醫院日常工作開展中具有重要作用[1]。加強信息資源管理是實現醫院檔案管理現代化的基本任務。

1 醫院檔案管理現代化建設的要求

1.1及時收集患者檔案信息 隨著我國基層醫院的快速發展和居民醫療消費水平的提高，醫院檔案數量越來越多，若不能及時收集整理，將可能導致部分重要信息遺漏而引發醫療糾紛[3]。

1.2檔案管理標準化 實現檔案管理標準化才能保證檔案完整有效。標準化的檔案管理包括技術性和制度性建設。醫院要建立完善的、科學規范的管理制度，提高檔案管理工作水平[4]。

1.3檔案信息存儲數字化 應用現代計算機技術將紙質檔案信息轉變為電子信息，可選擇光盤存儲，有利于更好的保護檔案，還具有快速復制和檢索優勢。數字化電子存儲時間更久、存儲量更大、成本更低[5]。

1.4檔案管理網絡化 隨著現代計算機和網絡技術的快速發展，檔案信息可以通過進行傳輸和共享，具有遠程服務優勢，大大提高了醫院工作效率。

2 醫院檔案管理現代化建設中存在的主要問題

2.1缺乏重視，整體氛圍不佳 醫院最為重要的工作就是提供醫療衛生服務，因此而忽視了檔案管理工作。僅有少數條件較好的醫院開展檔案管理現代化建設的研究和應用，但整體環境尚不成熟，存在各種問題，包括大范圍網絡信息平臺不完善、信息資源共享困難、廣大醫務人員和患者不接受等[6]。

2.2建設資金和人員投入不夠 隨著科技進步，現在多數醫院將主要資金投入醫療設備購買以及規模擴大中，對檔案管理建設資金投入甚少。許多人存在檔案管理是一項簡單重復性工作的思想，多數不愿意接受這份工作[7]。部分醫院采取部分管理者兼職完成工作。醫院檔案管理人員中極少數人能熟知信息技術的應用，檔案管理現代化建設深入開展難度增加。

2.3檔案管理不規范 多數醫院檔案管理不規范現象嚴重，包括檔案標號不規范、標題不規范等，甚至有檔案缺少目錄或組卷混亂，檔案檢索難度極大。醫院檔案管理現代化建設中提供的計算機檢索檔案明顯優于手工檢索，大幅度提高檔案管理工作效率。

3 醫院檔案管理現代化建設措施

3.1提升檔案管理人員的綜合素質 ①加強檔案管理人員培訓：要選擇合格的檔案管理人員負責工作，要求精通檔案管理知識和技能，熟悉計算機通訊技術。醫院領導者要重視檔案管理工作，提供更多的機會讓檔案管理人員接受培訓和教育，并對其進行工作考核，督促檔案管理人員自覺地認真工作；②吸納更多優秀管理人才：醫院管理者要盡可能創造良好的工作環境，吸納更多具有檔案管理經驗的優秀管理人才；③檔案管理人員要積極學習提升自身業務水平，注重日常業務學習，提高綜合素質。醫院檔案管理作為服務性工作之一，要求工作人員熟練使用計算機網絡、檔案管理基本技能，具備極高的服務意識，注重患者的切身利益。

3.2加強設施建設 ①醫院檔案管理人員要認識到檔案管理的重要性，積極投身工作；②醫院要盡可能投入更多資金為檔案管理室配備現代化硬件和軟件，為檔案管理現代化建設提供基本保障。其中計算機的配備能為信息資料查詢提供快捷和便利，節省人力物力，提高工作效率。計算機的配備還能大量減少存儲空間需求，保管保存更方便。同時能實現信息快速傳遞和共享。

3.3規范化管理檔案 醫院領導者要高度重視內部檔案管理工作，著重落實其現代化建設工作。要制定規范化的科學合理的檔案管理制度和工作程序，并嚴格執行。醫院各個部門要積極配合檔案室完成檔案管理工作，及時收集、上交檔案，為同一管理提供保證。同時制定工作考核制度，責任至人，逐級負責把關，與工作人員工資掛鉤，促進工作人員的積極性。對于檔案管理中存在的問題及時研究和糾正，找出其原因所在，及時改善。

3.4建立檔案管理新模式 醫院相關職能部門和科室配備計算機，安裝醫院現代化管理的硬件和軟件，利用網絡技術進一步優化和完善檔案信息管理系統。在依托計算機信息技術和網絡技術的基礎上，遵循檔案管理標準，建立靈活的檢索方式和途徑，以方便操作和易于掌控為原則，選擇適合醫院檔案管理的相關軟件，實現醫院檔案管理的現代化建設，提高醫院管理水平和服務水平。通過計算機網絡將各個科室和職能部門連接為一個整體，實現各科室和職能部門信息共享，提高檔案信息的準確和時效性，不僅提高了工作效率，還降低了醫院管理成本。

3.5檔案管理全程跟蹤 檔案管理現代化模式之間從單純性的檔案管理轉變為面向社會提供數字化信息服務。科學合理的檔案管理模式有利于統一規范數據信息，以數字化形式將不同載體信息資源統一存儲，保證檔案的準確、完整、安全，發揮檔案本身的最大作用。全程跟蹤檔案的使用、更新等情況有利于充分發揮檔案本身的信息共享作用。

3.6重視檔案開發利用 醫院管理過程中產生的文件、決議、方案、標書、協議、合同等是醫院建設發展的一種記錄，都具有重要的價值。檔案管理人員要拓展歸檔范圍，更多渠道、更多途徑開發檔案信息資源，提高檔案保存質量，充分發揮檔案管理價值，積極為一線醫務工作者和患者提供信息服務。尤其是在發生醫患糾紛時，醫院檔案管理要能準確提供檔案信息，為解決醫患矛盾提供有效證據。

4 結論

醫院檔案管理現代化建設對醫院長久發展具有積極影響，能為醫院領導各種決策提供科學依據。醫院管理者通過檔案信息的管理和查閱能掌握醫院運行情況，為醫院長期發展制定方針和政策。醫院檔案是醫院各種有形資產的證明，也是醫院各種科研成果與知識產權等無形資產的證明。簡單來說，醫院檔案就是醫院日常活動中各個過程和細節的真實記錄，對醫院的發展具有重要意義。通過醫院檔案管理現代化建設能充分調動醫務工作者的積極性和工作能力，提升醫院工作效率和服務水平，促進醫院現代化建設的完善。

參考文獻：

[1]王曉萍.醫院綜合檔案網絡化管理的思考[J].現代醫院，2011，11（4）：148-149.

[2]沈培林.新時期醫院檔案管理工作探討[J].現代醫院，2010，10（9）：137-138.

[3]張晉.加強綜合檔案信息資源的開發利用為醫院現代化建設服務[J].重慶醫學，2008，5（21）：55-57.

[4]肖榮芬.當前基層醫院檔案管理存在問題及對策[J].中國醫藥科學，2011，1（14）：149-161.

[5]陳洪.醫院檔案的門類與管理[J].蘭臺內外，2008，25（6）：45.

[6]劉皓.醫院檔案管理中存在的問題與對策[J].中國檔案，2007，14（11）：34-35.

[7]王丹.醫療設備檔案管理在服務醫患中的積極作用分析[J].醫學信息（上旬刊），2011，1（4）：12-13.

編輯/哈濤