檔案信息化建設分析

陳洪星 檀麗靜

（河北 石家莊 050000）

一、文書檔案管理信息化的建設舉措

（一）更新升級軟硬件設施

針對管理文書檔案的軟硬件設施配置應做好準備、規劃，確保軟硬件設施跟上文書檔案管理需要，順利推進信息化。例如事業單位要在信息技術和網絡系統的支持下購進先進的數據收集設備、計算機控制設備，并及時更新、升級，使其適應信息化管理需要。并且在新科技持續取得突破的情況下，事業單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務于其他工作，能夠依托辦公自動化系統擴展其模塊、功能，由處理文書、管理文件、管理檔案構成三個既相互聯系又獨立的模塊組成。這三個模塊涵蓋整個事業單位文書檔案工作的流程，在收文發文處理中實現預歸檔，在整理著錄的文件及案卷時實現文件管理，在歸檔中編制電子文號、編制文書檔案存放號、鑒定及銷毀案卷、追加歸檔等管理工作，進一步提高文書檔案管理信息化水平。此外，事業單位應將檔案室建設工作納入整體規劃，因為文書檔案管理信息化離不開現代科技，單位要結合先進的科學技術打造數字檔案室，使其電子設備可以準確、完整地存儲并輸出檔案數據信息，增強處理文書檔案的功能。同時利用計算機技術和網絡技術對文書檔案管理中的檔案信息系統、文書檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實行現代化建設，充實文書檔案信息資源，為單位的發展、群眾需求的滿足等提供優質服務。。

（二）城建檔案實體數字化

城建檔案實體數字化指紙質城建檔案數字化，包括建設項目工程前期準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等的數字化，是數字城建檔案管理的基礎性工作之一。推進大市域城建檔案實體數字化是一項復雜而艱巨的任務。提高檔案管理效率，降低檔案管理成本人臉識別技術是與大數據和人工智能技術相結合應用的，個人的檔案信息被數據化后存儲在云端或大數據庫之中，不僅實現了無紙化的管理，而且節省了檔案管理人員梳理、存出檔案的工作體量，一切工作都以數據的形式自動完成。個人檔案信息以數據的形式存在，利用人工智能及算法技術自由歸檔和分類，同時避免了人為操作出現錯誤或偏差的問題，大大提高了檔案管理機構對個人電子檔案管理的效率。人臉識別技術的應用大大減少了檔案管理工作的日常工作量，進而降低了人工及材料成本的支出，降低了個人電子檔案管理的成本。

二、大數據時代科研檔案管理創新

（一）檔案管理觀念的轉變

在大數據時代的背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代社會人們對檔案發展的需求，各種計算機以及云技術等的發展為檔案儲存提供了新的媒介，大數據時代人們的檔案管理理念也發生了轉變，不僅注重檔案的收集、整理和儲存等，同時也越來越注重檔案的利用功能和服務功能。

（二）檔案數據的采集和處理

在大數據時代背景下，科研檔案數據的采集和處理也發生了很大的變化。首先是檔案數據的采集，需要對原有的相關數據進行整合，針對科研各領域來進行網絡數據建檔、數據分類整理、數據清洗、結構化，建立數據庫，以異構多維多源大數據融通管理為基礎支撐，通過建立各科研領域大數據的統一標準和規范，形成科研檔案指標本體?；诒倔w，實現各維度的數據挖掘分析利用及知識服務。

（三）搭建好科研檔案管理應用綜合服務平臺

面向科研檔案創新管理協同研究解決科學研究知識密集型平臺，集研究、學習、管理、創新于一體的科研檔案管理平臺，對科學研究的全部過程進行檔案化管理，包括研究資料、過程文檔、成果文檔等。從科研檔案資源數字化著手，到在線歸檔、檔案管理系統，到檔案數據資源知識化，最后再對科研檔案進行綜合發布與利用等全檔案生命周期業務需求，圍繞科研檔案管理的各個環節，堅持按照智慧檔案的數字化——數據化——知識化的建設思路，建設全省統一的科研檔案管理應用綜合服務平臺。

三、檔案成果轉化的利用策略

為進一步提高成果轉化效率、增強成果轉化效果、促進成果轉化良性發展，應充分發揮政府、成果研發機構、企業等多方優勢，整合政策、資金、成果、團隊等多種資源，合力打造具有公信力、適用性、影響力的科研檔案管理應用綜合服務平臺。該平臺是集檔案資源數字化—檔案資源管理—檔案資源知識化—檔案資源多元化服務一體化綜合平臺，在檔案資源多元化服務模塊層中含成果發布、轉化交易、信息互動、效果跟蹤、第三方評估等功能于一體，開展科技成果轉化全面服務。將有效縮小雙方信息鴻溝，使科技人才、成果、技術更好地服務于企業，為不同主體提供信息支持和市場服務，減少盲目性和重復性工作。一是通過科研檔案管理應用綜合服務平臺，建立科技成果立項機制。第一時間將成果信息在平臺發布，發布科研成果檔案，及時面向創新主體、企業及相關受眾公布，通過平臺的各種傳播手段進行傳播，以擴大受眾面及科技成果宣傳力度。二是在科研成果檔案的基礎上，通過信息化手段全程跟蹤成果轉化情況。三是通過平臺或引入第三方對成果轉化效果進行評估，通過平臺或第三方對成果檔案及跟蹤情況的了解，結合成果在企業生產中應用的情況，遵循科學、合理、公平的原則，對成果轉化效果進行綜合評估，形成成果議價基礎理論和數據，為成果轉化交易定價、議價提供依據。