探討發展醫院人事檔案管理信息化的重要性

摘要：人事檔案管理是醫院管理工作中不可缺少的重要組成部分。加強人事檔案管理，完善人事檔案管理信息化的優勢，才能更好、更快地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠、完整的信息，才能更好更快捷地提高人事檔案工作的管理水平。

關鍵詞：醫院；人事檔案；現狀；信息化管理

醫院人事檔案是醫院對個人管理的重要憑證和工作基礎，是開發人力資源的基礎庫，是醫院考察和選拔領導干部，加強醫院人才隊伍建設的重要依據。隨著人事制度的不斷改革和人員流動政策的逐步開放，把人事檔案管理從傳統的手工方式轉移到現代化信息技術層面上來，實現和發展人事檔案管理信息化，是人事檔案事業發展的必然趨勢，是人事管理工作發展的必然要求。

1 人事檔案工作的目前現狀

1.1檔案的規章制度不完善，執行力度不夠 人事檔案管理工作一直都是朝著法制化、制度化、規范化的軌道發展，它要求有完整規章制度和科學的工作制度。在制度建設方面我們還是在沿用舊的制度，隨著衛生體系制度的不斷改變，規章制度要求的歸檔范圍太過狹窄，對于人事檔案管理過程中不斷出現的新情況和新材料，舊的規章制度就比較不適用，也無法按章執行。不完善和健全收集、整理、鑒定、銷毀、利用、歸檔材料規范、保密、借閱、轉遞等這些規章制度，就很困難確保制度的有力執行，很難嚴格按章辦事和提高人事檔案工作的科學化管理水平。

1.2對人事檔案管理的意識不足，重視度不夠 人事檔案工作是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，它不只是日常抄抄寫寫、保管的事務性工作，醫院應根據檔案數量和管理的工作量來配備專職人事檔案工作人員，而不是由辦公室的人員兼任，使得人事檔案工作長期的處于被動應付的狀態。

1.3資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整 在日常工作中醫院每年都有晉升專業技術職稱、學歷繼續教育、調整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫院多個部門，材料時間不一，收集難度大，而這些都必須形成檔案材料分類整理到每個人的檔案中。

1.4管理人員專業性不強，檔案制作不規范 人事檔案管理是一項繁雜瑣碎且連續性極強的工作，如果沒有一定的人力投入，就不可能保證檔案管理的質量。部分人員雖然知道人事檔案要分類進行保存，但由于專業性不強、培訓力度不夠，在分類上把握不準，隨意性很大，影響了分類的統一性。近幾年，干部檔案材料的分類、裝訂的要求都在不斷的調整，不斷的按照新的標準來整理，例如，近兩年來紙張統一使用A4紙規格的辦公用紙，以往16開規格的檔案材料以及那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工。同時還要注意避免人事檔案中時再有16開紙規格的材料歸檔，逐漸將16開紙替換成A4紙的規格，避免影響了整份人事檔案的美觀。

1.5檔案資料利用度不夠，社會利用效率低 醫院的人事檔案資料是醫院廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫院的醫療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數檔案僅具保存價值，不能很好地發揮檔案信息資源服務于社會。

當然，人事檔案管理工作當前現狀遠不止這些，但足以引起我們檔案管理工作者的思考。在如今現代化的高科技信息時代，我們應及時分析醫院人事檔案管理所而臨的新形勢，改革和創新新形勢下醫院人事檔案管理方法，運用信息化技術發揮人事檔案在醫院重要作用，對數字信息化技術在人事檔案管理工作中的意義有以下幾點拙見。

2 信息化對人事檔案管理工作的作用

2.1發展檔案信息化，提高檔案標準化、規范化水平 檔案信息化管理是檔案管理工作思想上的一次重要飛躍，它使我們的觀察視野從純手工操作擴大到整個檔案數字信息化管理，它是一次點到面的轉換。檔案信息自動化包括檔案工作的各個模塊和各個環節，其中首要的是檔案業務工作規范性.檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一套體系.要發展檔案數字化信息建設，必須抓好檔案標準化、規范化、掌握好兩者相輔相成、互相推進的關系。

2.2提高檔案管理工作的效率 一直以來，人事檔案管理主要側重于檔案的實體管理，檔案人員往往都是手收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費時又費力。實現和發展人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統的人化向自動化、智能化轉變，人事信息檢索查詢、統計分析等將變得更為快捷、準確。管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開發和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。

2.3有效保護紙質檔案 人事檔案紙質載體是最原始的證據材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護顯得尤為重要。平時人事檔案利用率就非常高，如遇人事爭議、調資等特殊情況，翻閱次數就更多，加上反復拆裝，檔案往往不堪重負。有了人事檔案理系統，人員信息只需從數據庫，除了在信息輸入時需要使用檔案，很少再接觸原件，減少了與原始材料的接觸，大大延長了原始材料的壽命。

2.4檔案信息儲存更全面、及時、快速 建立醫院人事檔案信息資源數據庫，除了要加大數據庫信息完整、準確，提高數據庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數據庫，確保數據庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

3 發展人事檔案管理信息化技術的方法

3.1建立長期有效的信息化系統的管理制度 要保障人事檔案信息化系統運行的安全、規范，必須在人事檔案原有的規章制度上建立信息系統的規章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展?？芍贫ㄐ畔⑾到y科學的用戶權限使用制度，系統的維護要經常和定期的對系統進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數據庫，做到有備無患。

3.2強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識 單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統的數據，從而使得人事檔案信息系統能及時主動地為醫院的人事、科研、教學等各項工作服務。

3.3加強信息系統的建設與維護 人事檔案管理是一項政治性很強、嚴密性很高的工作，我們在確?；镜挠布O備建設完好的前提下，要加強對信息系統的日常管理與更新維護，嚴格管理控制設置使用權限，確保人事檔案信息數據的存儲安全。

總之，資源信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢，實現人事檔案現代化管理也是必然趨勢。它對醫院發展具有深遠影響，我們要采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，與時俱進、不斷創新，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，實現檔案信息綜合管理和利用，為醫院的改革與發展提供必要的服務。對醫院合理配置人員、開發人才資源，促進醫院快速發展起著重要的作用。

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編輯/哈濤