淺談如何完善公證證明材料的審查

公證證明材料的收集、審查、核實和判斷是在公證活動中正確運用證明材料、查明待證事實情況和正確適用法律的前提和保障。因此，有必要對此加以健全和完善。

一、公證證明材料的收集

證明材料一般出自有關單位，文字應規范、嚴謹，并加蓋有效印章。在我國現行的公證舉證模式采取當事人主義模式。即當事人是公證證明的主體，公證員處于被動和中立地位，其職能是對當事人提供的證明材料加以審查判斷，依據事實和法律對當事人所申請的公證事項從公證證明或公證確認的角度給出結論。故此，在我國公證活動中，舉證主體為當事人，而非公證員；且公證員對證明材料的審查、核實具有后置性和補充性。

不同的公證事項需不同的證明材料，所以還應按申辦的公證種類提交有關證明材料：例如，出生公證、親屬關系公證須提交《出生證》，結婚公證須提交《結婚證》，學歷公證須提交《畢業證書》。另外，涉及財產的公證應提交有效的產權證(如《房地產權證》、《山林權證》、《車輛行駛證》、《股權證》、《儲蓄存折》等。這些證明材料一般都由申請辦理公證的當事人自己提供，由相關的業務主管部門出具。

二、公證證明材料的審查

在公證活動中，公證員應多方位、立體式審查。對當事人提交的證明材料的審查應當區分形式審查和實質審查。從《公證程序規則》的規定可以理解為：公證機構對民事法律行為、有法律意義的事實或文書的公證，均應審查其行為、事實或者文書的內容和形式是否合法，即采用實質審查的方式；公證機構對文書上的簽名、印鑒、日期的公證及對文書的副本、影印本的公證，不涉及對文書的內容是否合法的審查，即采用形式審查的方式。

證明材料的審查是指公證機構依照法定程序，對證明材料進行審查、核實、確定證明材料是否具有真實性、關聯性和合法性以及證明力有無與大小的活動。

1.查證方法

一是分析的方法。公證員對當事人遞交的證明材料，圍繞證明材料的客觀性、關聯性、合法性、證明材料間有無矛盾、以及證明材料形式是否合法進行分析，最終確認哪些證明材料有效及效力大小，從而確認事實。二是調查的方法。比如對于證人證言，公證員必須了解證人的基本情況（包括文化程度、精神狀況）以及證人與當事人之間的關系，證言形成的環境等。三是鑒定的方法。如對于成年精神病人是否完全喪失民事權利能力，可要求法定鑒定部門進行鑒定。對于不同證明標準的公證事項，應該使用不同的查證方法。對于形式審查的公證事項，除了對于當事人的身份、民事行為能力以及意思表示進行實質審查外，對于當事人遞交的其他證明材料，一般無需特別的分析和調查，只要認為有合理根據即可認可。對于實質審的一般公證事項，除了對當事人的身份等材料進行實質審查外，對于當事人提交的其他證明材料，一般進行書面分析、審查，得出一個高度嚴密的結論。而對于實質審查的特殊公證事項，對當事人提供的重要的無疑義的證明材料仍需進行調查核實，由此得出一個確定無疑的結論。

2.審查內容

一要對證明材料的來源進行審查，即對當事人和證人提供的證明材料，應從提供的目的、證人和當事人的關系、證人的生理條件、文化水平、證明材料獲得的途徑進行審查。二要對證明材料的具體內容進行審查，即審查證明材料本身有無矛盾，是否符合邏輯和事物發展規律，證明材料內容是否含糊不清，模棱兩可或自相矛盾。三要對證明材料的形式進行審查。如證人證言應有證人的簽名或蓋章；如鑒定結論，應有鑒定機關蓋章及鑒定人簽名。四要對證明材料的關聯性進行審查。證明材料必須與案件事實有著某種聯系，因而能起到證明案件事實的作用。證明材料間必須存在互相印證的關系，即證明材料之間的聯系具有一定的相向性。

3.判斷規則

證明材料的判斷是指公證機構確認證據資格和證明力的行為。證明材料的查證和判斷，兩者密切相連、環環相扣。一般情況下，我國《最高人民法院關于民事訴訟證據若干規定》規定了若干判斷規則，公證領域可直接使用。如《規定》第9條規定的當事人無需舉證證明的事實（眾所周知的事實；自然規律及定理；根據法律規定或者已知事實和日常生活經驗法則，能推定出的另一事實；已為人民法院發生法律效力的裁判所確認的事實；已為仲裁機構的生效裁決所確認的事實；已為有效公證證書所證明的事實）等。

對于某些特殊的證明材料，須遵循以下規則來審查：

一是非法證明材料排除規則。公證證明材料的合法性是指證明材料的提供、收集、審查必須符合公證活動的要求。首先驗證證明材料的表現或者存在的形式是否違法；其次審查證明材料是否違反公證活動所應符合的程序。

二是對書證的判斷規則。當事人提交公證機構的證明材料中最多的是書證，其他形式的證明材料相對而言比較少。故此，公證員應根據公證工作的實踐，對書證進行一些梳理：①國家機關、社會團體依職權制作的公文書證，在查明印章屬實的情況下，公證機構對書證內容可直接認定。②其他機關、團體、企業、事業單位的名義出具的證明材料，應具體分析判斷。第一，單位非依職權作出的文書，不能認定為有效證明材料。第二，單位在自然人的書面證明上蓋章確認的，該份證明材料只能作為自然人的書面證言。單位的蓋章只能視為單位對證人身份資格的證明。

綜上所述，對公證證明材料的收集、審查、核實是公證員依法出具公證書的基礎，是降低公證員執業風險的保障，是維護公證誠信的關鍵。利用各種方法完善公證證明材料的收集、審查、核實將是廣大公證員在公證執業過程中永遠面臨的重要課題。