新形勢下城建檔案管理全面數字化淺析

[摘要]本文以新形勢下的城建檔案工作中出現的問題為出發點，繼而闡述了城建檔案管理全面數字化的必要性，隨后又提出了一系列有益的創新構想，尤其是制度標準化方面，不僅在技術層面上有所突破，更加結合行業的特殊性，發表了自己獨特的見解，最終總結了行之有效的實施策略，為城建檔案的數字化管理提供了新思路

[關鍵詞]城建檔案；數字化

一、新形勢下城建檔案數字化工作出現的問題

（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數字化信息的程度，是下一步工作的基礎。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數字化的著錄工作設置了很大的障礙，浪費了大量的人力物力資源。

（2）有效利用問題。城建檔案全面數字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設服務。隨著工程建筑的大量增加，新形勢下這個問題表現得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。

（3）計算機網絡傳播技術應用與發展為全面數字化工作提出了新要求。在計算機網絡環境下開展城建檔案全面數字化是新時期城建檔案管理部門面臨的一個全新的課題，計算機網絡的應用與發展不僅給原有的工作帶來新的影響，而且還將使某些舊的觀念發生根本性的變化。

二、新形勢下城建檔案管理全面數字化的必要性

（1）城建檔案管理全面數字化是信息時代發展的必然走向。信息經濟時代的來臨已成為不可逆轉的潮流，信息產業正逐漸成為經濟發展的支柱產業。城建檔案館運用現代數字技術，增加科技含量并結合本身的優勢，保證工程竣工檔案的完整、準確、及時歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場條件下，把城建檔案工作作為信息產業來管理、開發和經營，走上科技強檔之路。充分利用現代化的科技設備和手段，建立檔案信息，方便對各地用戶隨時對檔案目錄、數據進行查詢，消除時間、區域的限制，實現資源共享，使其在城市可持續發展中發揮重要價值。

（2）城建檔案管理全面數字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對于應對突發事件、保障居民生命財產安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災害，或者遇到煤氣泄漏等應急事件后，城建檔案資料的完整可以為實施營救、制定對策提供重要的參考依據。鑒于我國一些地區自然災害發生頻繁，國家建設部提出城建檔案異地備份的思路，即有計劃地將本地區的城建檔案進行全面數字化加工以后，與相隔較遠的另一區域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對應的是河南省，哈爾濱對應鄭州，齊齊哈爾對應開封，牡丹江對應洛陽等。因而，城建檔案全面數字化勢在必行。

（3）城建檔案管理全面數字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數字化是對傳統檔案管理方式的發展，使傳統的檔案由本冊式檔案變為蘊藏豐富的現代化信息資料，使檔案內容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內涵。數字化技術已成為經濟發展的重要推動力，城市經濟建設給檔案工作帶來了無限的發展機遇與挑戰，對城建信息管理提出新的要求。社會各階層對城市建設信息的利用日益頻繁，社會理念由封閉變為開放，城建檔案的現代數字化管理可以為各企事業單位、各機構以及廣大市民最高效率地提供準確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復建設，減少經濟損失。

三、新形勢下城建檔案管理全面數字化的實施策略

（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進，在開展城市規劃建設管理的各項活動中，應將城建檔案管理內容納入城市建設管理序列，把是否具備完整的技術檔案資料、檔案管理部門是否驗收合格，作為能否進行工程竣工驗收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關。另外，還要及時對采集的數據、收集的文件采用自動化的電子掃瞄等方法，進行輸入、校對、管理，對能形成檔案的資料進行嚴格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準確性和實效性，為檔案管理工作全面轉向數字化奠定基礎。

（2）資金上投入。資金是加強城建檔案管理的基本保障，在具體運作過程中，財政部門要充分考慮新形勢下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，不斷更新現代化設備，為檔案的數字化提供硬件上的保障。同時，要避免長期一成不變，應該建立年度遞增機制，隨著政府財政收入的增長和城建檔案管理的實際要求，每年遞增財政投入，確保設備的更新與時代信息技術發展同步。當然，也要提高資金的使用效率和效益，避免出現重復購置等問題。

（3）制度上規范。從技術層面講，城建檔案數字化首先要求的是標準化，但不少地方的城建檔案管理水平比較低，檔案分類不科學，沒有完善的管理程序和流程，隨意性很大。因此，在城建檔案管理領域，完全采用信息化操作的并不多，許多地方都采取的人工操作方式，數字化水平非常低，這極大地影響了檔案管理的效率和效果。因而，一定要細化規章制度。以《中華人民共和國檔案法》為依據，結合行業特殊性，細化規章制度，明確操作流程和接收標準，使城建檔案的收集工作真正做到有法可依，執行明確，從而保證進館檔案的數量和質量。

（4）人才上引進。在各項工作中，人的地位和作用始終應該是第一位的。城市建設的發展速度越來越快，對現代化的管理手段要求越來越高，幾乎每年都有大量的新技術和新成果涌現，迫切要求建設一支掌握數字城建檔案、對信息加工技術有較高造詣、掌握多媒體知識、通訊、信息處理等技術的管理團隊，這就要求我們要努力優化知識結構，成為具備多種知識體系的復合型人才。因而需要引進一些年輕化的人才并不斷地培養他們緊跟時代發展的腳步，改變城建檔案管理應用技術方面停滯不前的局面。