淺談如好做好基本建設項目檔案管理工作

基本建設檔案是指從建設工程項目立項、規劃設計、施工、竣工、驗收整個過程直接形成的，必須進行整理立卷的，具有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工圖紙、竣工文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等組成?；椖繖n案不但反映了建設項目管理工作的真實性過程，通過公司檔案室信息資源管理平臺；向公司所屬的下級單位提供方便快捷的檔案文檔查閱、利用；為設備檢修提供及時有力的依據和保證。因此基本建設項目檔案是企業科技發展的催化劑，是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

1 認識項目檔案的重要性

基本建設項目檔案均有技術含量高、系統成套性原始記錄性、完整準確性等特點。它是基本建設工程各個階段勘探、設計、招標、施工、竣工、結算等活動的痕跡和憑證。是以后產生糾紛單位維權的法律依據。

基本建設項目檔案記錄了工程建設的全過程，真實的反應了工程項目管理過程中的實體情況。基本建設項目檔案還是工程質量的的反映。工程檔案管理納入了工程質量管理體系中，而工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面。在工程建設中形成、積累的建設檔案質量好壞，對工程事故分析、認定責任、提出改進方法提供了技術依據。正確認識基本建設檔案的重要性、保證檔案系統、齊全完整，檔案人員要變被動為主動有為有位和各級領導達成共識、齊抓共管，提高基本建設檔案管理水平。

1.1 領導重視、健全機構，為檔案管理工作提供有力的組織保障

統一領導、分級負責、專業管理的原則，將項目檔案工作納入領導責任制，并將檔案管理作為工程建設的重要組成部分例如工作計劃和發展計劃，使檔案工作和項目建設同時起步、同時安排、協調并進。同時，制定專職檔案人員工作職責和各項檔案管理工作制度，形成分系統、分專業、責任到人的檔案工作責任制。

1.2 注重培訓、提升素質、為檔案工作的規范化建設提供人才保證

針對新建項目檔案管理力量薄弱的實際情況，采取檔案人員送出去學習培訓，檔案老師請進來進行工程文件的收集、整理指導幫帶的結合方式，重視檔案人員的職稱評定。有效的提升了檔案人員的整體素質，從而推動和提高了本項目檔案管理水平，提高了項目檔案的質量。

1.3 完善制度、明確職責，為檔案工作的制度化建設提供有力的制度保障

根據項目建設的實際情況建立一套與之相適應的檔案管理工作體系，使之檔案工作從上到下形成一種檔案工作鏈，完整的檔案工作管理制度，使之檔案工作責任落實到實處。同時建立一整套與企業自身相適應的科學、完整的檔案管理制度，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、利用的程序化，如果責任不明確，條塊管理各行其是，不重視資源的收集，勢必造成檔案的失散，就會給企業造成不必要的損失。

1.4 完善設施、管理到位、為檔案工作的標準化建設提供有力的基礎保障

現代化檔案管理離不開必要的硬件設施，檸條塔項目一開始領導就非常重視檔案室硬件設施，共有300多平方米的庫房及辦公室，實現了，“辦公室、閱覽室、庫房三分開”，安裝了自動化密集柜，配備了檔案管理軟件，多臺電腦、打印機、防磁柜、掃描儀、大型復印機、防光窗簾、滅火器、監控系統等設備。實現防水、防火、防塵、防光、防霉、防蟲、防盜等條件。進一步保證了檔案管理的設施、設備需求。

2 加強基建檔案的收集工作

基本建設檔案的收集整理是一項細致而艱難的工作，基本建設檔案文件形的時間長、牽扯面廣、是由施工單位、監理、業主、質量監督單位等共同活動中逐步產生的、貫穿整個工程建設的全過程。要圓滿完成這項工作需要各級領導的重視和各個單位的大力配合的，基本建設工程各個階段相互銜接，檔案資料收集不完整就可能影響到其他階段的工作的開展，制定收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等具體分解圖抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全程跟蹤服務，貫徹落實基本建設檔案工作的歸定和措施分工明確，細化責任確保各參建單位履行基本建設項目檔案移交的責任落實。設有專職檔案人員和各科室設有兼職檔案員。堅持檔案集中統一管理，檔案收集要及時化，集中統一管理有利于公司檔案的安全完整，能有效防止文件流失，有效提高檔案資源的開發利用。例如：檸條塔洗煤廠在竣工移交文件時發現沒有所有設備隨機文件，檔案人員多次電話催要，遲遲未交，檔案人員親自坐車到洗煤廠辦公室取回全部設備隨機文件，，確保了洗煤廠單位工程竣工文件系統、齊全、完整。

3 規范基建檔案的分類整理工作

基本建設檔案的整理質量是基本建設檔案管理和利用的保證各個參建單位應該嚴格做好職責范圍內的基本建設文件的整理、編目等工作，要遵循基本建設檔案的形成規律，保持文件材料的有機聯系和單項工程的相對獨立，堅持便于利用的原則，構成分類清晰、連續成套的整體文件，分類體系和整理標準執行國家和行業的標準要求。首先單位工程劃分要符合設計要求。分類、組卷、整理符合GB/T-50328《建設工程文件歸檔整理規范》、DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》及GB/11822-2000《科學技術檔案構成的一般要求》等標準。編寫一套符合自身企業檔案管理的分類體系表。提供檔案人員和借閱人員利用。

4 重視檔案信息化建設

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提條件，俗話說得好“沒有規矩不成方圓”做好檔案信息化工作，最重要的事建立完善相關的管理制度，形成標準化、規范化管理體系。同時對檔案管理軟件系統進行設置：權限設置、文件管理、收集整編、檔案管理、檔案檢索、文件掃描掛接等多功能模塊于一體的數子化設置。信息化時代對檔案的利用也要與時俱進，成千上萬的文件怎么在權限范圍內快速、準確查到所需要的文件是關鍵。不能認為買個檔案管理軟件就行了，企業檔案管理體系的建立是要在整個項目文件收集齊全、完整的體系下。檔案管理軟件編程人員必須要會同檔案管理人員一起對檔案軟件系統模塊設置進行分類設置，同時具有題名查找、責任者查找、分類號查找、合同號查找、施工圖號及同一類下拉菜單式查找等多途徑查找方法。

檔案管理軟件的運用?？梢约按蟮臏p輕檔案工作人員的工作負擔。掃描件掛接后需要紙質就直接打印處來，提高了工作效率，便捷了工作流程，還給查閱檔案的部門和個人帶來了方便，一是不受“孤本”的限制；二是檔案數據化以后，在權限范圍內網上傳輸、查看、打印，實現檔案管理系統檔案資源集成化、查閱使用便利化、開發利用效能化、創造效益最大化。

5 影響及效果

檔案管理軟件網絡化的使用，在項目檔案保證齊全、完整、系統收集的前提下公司部門和個人不在把查閱檔案當做一個頭痛發愁的事情了，不需要專業的培訓或者專業檔案人員進行幫助，符合要求查閱的人員，在檔案管理軟件系統中，可以通過不同查閱方法：提名查找、責任者查找、合同號查找、分類號查找、招標號查找等，在幾十秒到幾分中就可以查到歸檔文件了。極大地提高了歸檔文件的利用率，也為企業今后利用檔案進行專業匯編、設備采購、設備檢修等深層次的開發提供了保證。

由于檔案管理工作重要性和特殊性，在與時俱進不斷創新的今天，此項工作面臨著諸多的問題和挑戰，任重道遠。在電子政務的開展方面也存在很多問題亟待解決我們對此要有清醒的認識，在完善企業檔案事業、力爭把檔案管理工作提高到一個新水平做出自己的貢獻。

【作者簡介】

高麗，女，1985生，助理館員