事業單位檔案管理者如何面對檔案管理新形勢

【文章摘要】

事業單位檔案管理工作是事業單位的一項基礎性管理工作，隨著社會信息化程度的加深，檔案管理工作對管理者的要求也在不斷提高。本文分析了當前我國事業單位檔案管理的現狀，并針對檔案管理者面臨的新形勢提出了相關舉措。

【關鍵詞】

事業單位；檔案管理；新形勢

0 引言

檔案管理工作具有管理性和服務性，事業單位通過對檔案資料的科學管理，不僅能夠為單位發展提供依據，使單位處于高效有序的發展之中，而且能幫助單位鞏固管理、樹立良好形象。隨著我國經濟社會的不斷發展，事業單位改革也提上日程，事業單位檔案管理工作作為一項基礎性管理工作也面臨越來越來的新問題，雖然事業單位正努力完善檔案管理工作，可是仍然存在許多不足。本文重點分析了當前我國事業單位檔案管理工作的現狀，針對檔案管理者面臨的一些新形勢提出了相關改革策略。

1 事業單位檔案管理的現狀

隨著我國網絡化、信息化的不斷深入，當前事業單位檔案管理工作出現了許多問題，主要體現在：

1.1 檔案管理制度不健全

常言道：“無規矩不成方圓”，完善的規章制度是檔案管理工作高效運行的基本保障。當前一些事業單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理制度不健全，甚至部分單位根本沒有形成一套正規的檔案管理制度。在這種情況下，檔案管理工作無章可循，管理方式、管理標準都不統一，檔案管理者往往認為只要保證檔案不泄露、不丟失便完成了工作，結果造成檔案管理混亂、工作效率低下等一系列問題。

1.2 檔案管理技術和手段缺乏創新

“科學技術是第一生產力”，科技的發展對事業單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而，當前我國在事業單位檔案管理方面的手段和方法仍然很陳舊，尤其是信息技術引入不足，還是以傳統的紙質管理為主，隨著事業單位信息量的不斷增加，傳統的檔案管理方式不僅效率低下，而且出錯率高、安全性差，嚴重制約著檔案管理工作的提高。

1.3 檔案管理人員素質相對薄弱

事業單位擁有一批專業的檔案管理人員是保證檔案管理工作質量的重要保障。然而當前事業單位檔案意識淡漠，認為檔案管理是一項普通的材料整理工作，通常把檔案管理工作交給一些普通文職人員負責。而且在事業單位改革過程中崗位的變動較大，許多有經驗的員工被調走，上任的人員大多是新手，沒有經過專業的培訓，工作中管理意識和管理能力都不強。實際上檔案管理工作專業性很強，需要有專業知識和專業修養的檔案管理者來完成，檔案管理者的綜合素質也將直接關系到檔案管理的質量。例如有些事業單位對檔案管理工作缺乏重視，讓普通文職人員負責檔案管理工作，造成檔案管理者抱著“做一天和尚撞一天鐘”態度，工作積極性差、工作效率低下，檔案管理極其混亂。

2 完善事業單位檔案管理工作的新舉措

面對檔案管理中出現的新問題，檔案管理者應積極應對，努力開創檔案管理工作的新局面。具體做到以下幾點：

2.1 加強業務學習和培訓

隨著事業單位檔案管理工作對管理者的要求不斷提高，檔案管理者要樹立終身學習理念，加強對業務的學習和培訓，不斷提高自身綜合素質，從而適應新形勢下檔案管理工作的要求，力求成為具有高水平的檔案管理人才。檔案管理者一方面要繼續鞏固檔案管理基礎理論和知識，同時要加強對檔案管理技術的學習，掌握檔案管理領域的信息技術手段，學會將電子信息技術和信息檢索工具運用到檔案管理之中。此外，檔案管理者還要注重相互之間的經驗交流，通過交流實現取長補短。

2.2 強化檔案管理意識

檔案管理不是一項無足輕重的工作，而是具有很強的服務性，在事業單位發展中承擔著為領導決策提供參考和依據的重任。檔案管理者應該認識到檔案管理工作的重要性，切實從工作態度和工作質量上改善自身的不足。面對當前事業單位檔案管理工作中出現的問題，檔案管理者要樹立檔案管理意識，提高自身職業道德水平，增強服務意識、改善服務質量，并在做好本職工作的基礎上力求改革創新，利用新的技術手段加大對信息資源的開發，使得檔案信息資源的價值盡可能的發揮出來，力求成為一名高素質的檔案管理者。

2.3 學會科學管理檔案

事業單位檔案管理者要適應新形勢下檔案管理工作的要求，學會科學管理檔案資料。對此，檔案管理者首先要定期審查單位檔案，對于過期無效的資料及時整理清除，以免占用存儲空間，而對于重要部分予以妥善保留。其次，目前仍有許多事業單位的檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設備，這與現代化的發展水平是不相符合的，落后的技術水平導致了檔案檢索效率低下，因此事業單位檔案管理部門要跟上信息時代的步伐，利用計算機、光盤、數碼相機等輔助性的技術手段提升檔案管理質量，及時更新檔案信息和內容，盡可能的為單位提供充實豐富的新信息，從而促進單位的科學發展。

3 結語

總之，隨著事業單位對檔案管理的不斷重視和完善，檔案管理工作有了一定突破，但是信息技術的發展使得愈來愈多的檔案信息資源需要有效管理，于是對事業單位檔案管理者提出了新的要求。事業單位檔案管理的創新與改革具有重要的意義，檔案管理者要與時俱進，不斷提高自身綜合素質，努力做好事業單位檔案管理工作。

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