新時期檔案管理工作中的問題研究及對策思考

【文章摘要】

隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

【關鍵詞】

新時期；檔案管理；對策；建議

《全國檔案事業發展“十二五”計劃》要求各級管理部門充分認識到檔案管理工作的重要性，要加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。

1 當前檔案管理存在的問題

1.1 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

相當部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理.歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確，不夠規范和標準。

1.2 檔案室硬件環境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 新時期作好檔案管理工作的對策和建議

2.1 提升檔案管理水平

隨著經濟社會不斷地發展，各類文檔數量不斷增多，給檔案管理工作提出了新的要求。一是配備責任心強、懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學化、規范化、現代化的管理技能。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網絡技術。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

2.2 提高檔案人員業務素質

加強檔案管理人員繼續教育顯得尤為重要，要盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才。一是建立健全繼續教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質也需要不斷地提高，要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平。二是要因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業人員提供全面、系統的學習機會。

2.3 促使檔案管理工作規范化和標準化

首先，文書處理要規范化和標準化。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的人口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

其次，公文制發要規范化、標準化。一是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題等是否符合標準。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。

然后，堅持“以我為主”的立卷歸檔原則。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，它要求我們注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，又要注意防止應歸檔文件的散失。

最后，提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

2.4 加強基礎業務建設

按照檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設。一是要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環節納入到檔案管理的范圍。二是要學習檔案信息化。隨著辦公自動化的普及，要加快檔案信息電子化建設進程，充分利用計算機存儲、網絡、計算的功能，加快檔案信息系統建設。三是建立電子影像檔案數據庫，實現對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統之間的數據借口。四是學習現代化技術。檔案管理工作者要主動開發或引進先進的管理軟件，努力學習國內外先進的技術和經驗，及時配置不斷更新檔案現代化管理所必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現代化辦公設備，充分利用現代化技術。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

【參考文獻】

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