淺談企業文書工作人員素質的提升

【文章摘要】

本文首先簡要介紹了企業文書工作的特點，并立足于企業文書工作的特點，指出企業文書工作人員應具備的素質，并結合企業發展需要就該如何提高企業文書工作人員的素質淺顯談談自己的看法。

【關鍵詞】

企業文書；素質提升

對于一個企業來說，不可能沒有辦公室這樣機構或部門；而在辦公室里，就更少不了文書工作人員。文書工作是一個企業辦公室工作的重要組成部分，工作不但具體、繁瑣，而且事務多、事務急，隨機性大、接觸面廣，不可預料的事情很多。其實，一個企業文書工作的好壞，關系到了企業的形象，對企業領導決策、強化管理、提高工作效率都有很大的促進作用。其實，文書工作的好壞，我認為很大程度上還是取決于文書工作人員自身素質的高低。

下面，就企業文書工作人員應該具備什么樣的素質？該如何提高？粗淺地談談自己的認識和思考。

1 企業文書工作的特點

一是具有復雜多變性，不可知因素多。每天除跟蹤上、下級及地方政府部門來文的辦理情況外，還要處理領導安排的其他工作，處理新收發的文件，有時還涉及到會務、接待等工作。

二是具有較強的時效性。文書通常接收、處理的文件都有一定的時效性，加之隨著信息化程度的不斷提高，電子辦公常態化，企業文書處理工作必須高速運轉。

三是企業文書通常都是一崗多責。企業文書和地方政府文書不盡相同，分工不細，很多企業文書除文書崗位職責外，還兼有其他崗位職責。

四是企業發展對文書人員的要求越來越高。隨著企業的不斷發展和管理的不斷加強，以后企業管理會更嚴、更細、更實、更具體，這對企業文書工作人員也相應提出了更高的要求。

2 企業文書工作人員應該具備的素質

一是要有政治素質和道德修養。面對復雜的形勢，文書工作人員必須始終保持清醒的頭腦，熱愛本職工作、忠于職守，為部門服務，為領導服務，努力提高工作效率，嚴謹精細，高質量地提供服務；要遵守紀律，嚴守秘密；要廉潔自律，無私奉獻。

二是要有良好的文化素質。文書人員經常和文字、文章打交道，所涉及的內容包羅萬象，所涉及的領域十分繁雜，這就要求文書人員必須有較高的文化素質和綜合能力，才能在工作中充分發揮出自身的作用。

三是要有很高的業務素質。在不同部門、不同崗位上工作的文書工作人員，對業務素質的要求有所不同，但總的說，都應具備公文寫作、信息管理、檔案管理、文書、信訪等相關學科的專業知識，具備綜合處理能力、文字書寫能力、速記能力、校對能力、運用現代化辦公設備的能力，特別是在電腦打字機、電子計算機、復印機、傳真機等辦公自動化設備廣泛應用的情況下，熟練地掌握它們的使用方法，不僅可以提高工作效率，而且可以大大提高文書工作的質量。

3 如何提高文書工作人員的素質

一是關心關注文書工作人員成長，及時掌握文書工作人員的思想動態，強化政治素質和道德修養的建設。對于國有企業來說，必須發揮黨的政治核心作用，對文書工作人員的思想政治工作不可放松，切實提升文書工作人員的政治素質和道德修養。要利用開辦培訓班、政治學習、談心交心等各種有效形式，展開對文書工作人員在政治素質方面的教育培訓工作。尤其是針對在平時工作中，文書工作人員在思想上、工作上表現出來的問題，一定要及時采取措施，幫助引導，將問題及時解決，避免文書因這些問題影響到工作。作為企業來說，要切實關心關愛職工，建立完善屬于自己的企業文化，通過文化來感化職工，提升職工對企業發展的責任感和主人翁意識，使之能夠全身心投入到崗位工作來，積極為企業發展做出貢獻。要建立健全文書正常的成長成才機制，避免文書工作人員一輩子都在文書崗位，干一輩子文書，從而失去工作的激情。

二是聯系企業發展的實際，著重加強文書工作人員的系統培訓工作，提升文書工作人員服務的質量和水平。加強職工群眾的技術業務培訓，提高廣大職工隊伍的素質，是一個企業發展的需要。長期以來，大家都認為文書工作不重要，誰都可以勝任，是以沒有得到足夠重視，培訓工作基本沒有，全靠自學。以我們單位為例，全公司所有的文書工作人員，基本上沒有接受過專門的教育和培訓，大多數都是半道出家，臨時上任，根本不掌握文書學的專業知識，很多工作都是根據前輩的工作經驗來開展。目前就我們公司來說，文書工作人員的素質和企業發展需要極不匹配。特別是現在辦公自動化、信息化水平的不斷提高，對文書工作提出了更高的要求，若再不系統培訓，很大一部分文書工作人員勢必跟不上企業發展的步伐。所以，加強對現有的文書工作人員進行系統培訓顯得尤為重要。但是我們的一些企業偏重于主體專業人員的教育培訓，對文書等崗位人員的培訓覺得可有可無，這是個錯誤的觀點。其實，更應該加強對這些崗位的教育培訓，讓大家和企業融為一體，共生共存。

三是聯系崗位職責要求，加強對文書工作人員的業務指導，提升他們的業務能力，確保勝任崗位。文書工作本就是一個事務性極強的工作。要提高文書工作人員的業務工作能力，就必須結合單位文書工作人員存在的問題，有針對性地采取措施加以解決。首先，要對文書工作人員進行摸底，掌握目前文書工作人員的現狀和存在問題，做到有的放矢，制定好方案措施。第二，要按照高質量的工作標準要求，通過講座形式，外聘老師進行系統的培訓，讓大家對文書工作有個更新更細的認識。第三，要進行重點指導，對一些問題較多的單位和素質較低的個人派專人進行指導、幫教，使其盡快整改。最后，通過舉辦經驗座談會、交流會以及現場觀摩會等形式，推廣好的單位及做出突出成績的個人的經驗，使文書工作人員學有目標，趕有方向，增強提高素質的緊迫感。

四是堅持理論聯系實踐，強化實踐鍛煉，確保工作效果。實踐出真知。我們公司一些老同志，雖然不是科班出生，沒有系統地經過相關培訓，但他們通過自身的努力，不斷地在工作實踐中摸索，逐步掌握了文書工作專業知識，成為勝任本職工作的優秀文書人員。其實，光學理論知識，不結合實際，不運用到工作實踐當中來，也是假把式。要想做好文書工作，在經過系統教育、培訓同時，還需要進行實踐，以理論指導實踐，不斷豐富，真正做到把理論同實踐有機地結合起來，才能提升工作效率。每個從事文書工作的同志，都必須在實踐中刻苦鉆研本職業務，不斷提高業務工作水平，才能成為過硬的文書工作人員。當然，企業還應該通過舉辦文書管理競賽、打字競賽、計算機操作競賽等文書專業的各種競賽，調動學習的積極性，提高文書工作人員素質和工作水平。

對于一個大型企業來說，文書工作不是可有可無的，只是崗位描述不一樣而已。企業文書質量的好壞和水平的高低也能體現企業的基本素質，事關企業形象，關系到企業領導層的決策效率，對企業發展與進步具有十分重要的意義。所以，提高文書工作人員素質，提高文書工作水平，是企業不可忽視的一項重要工作。