淺析高校科研管理信息平臺設(shè)計思路

【文章摘要】

針對高校內(nèi)部信息平臺的特點和弊端，本文引入了科研管理信息平臺的部分共性特點。指出目前高校科研管理信息平臺運行中存在的問題，提出了一些設(shè)計思路。緊扣智能模式，規(guī)劃了信息平臺的功能模塊和結(jié)構(gòu)模塊，對各部分的功能進行了討論。將科研管理信息平臺的登錄者進行了分類，便利數(shù)據(jù)庫的人性化設(shè)計，提高科研人員的工作效率。

【關(guān)鍵詞】

高校；科研管理；信息平臺

0 引言

高校行政管理需要現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，特別是科研項目管理是高校科研發(fā)展的保障，傳統(tǒng)的信息管理平臺已不能滿足日益復(fù)雜化、智能化的管理模式。高校科研項目管理不僅僅是數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲，還應(yīng)包括統(tǒng)計與監(jiān)督，可以對數(shù)據(jù)進行準確的查詢、統(tǒng)計、決策。

高校科技管理部門每年申報的項目種類繁多，包括國家自然基金重大項目、教育部各類重大專項、科技部科技創(chuàng)新專項、發(fā)改委等各部門的科技專項等等。一般來說，項目申報受理的手續(xù)繁雜，以項目名稱的登記為例，申報項目時首先要在學(xué)院科研負責人處簽字印章，然后統(tǒng)一送至科技部，由科技部組織校內(nèi)評審。校內(nèi)評審?fù)戤吅髮徍送ㄟ^的項目由申請者提出申請報科技部蓋章，再由科技部報至學(xué)校蓋校印。校級制作好清單后統(tǒng)一上報國家各部委。項目立項后的項目管理在工作中顯得非常被動，通常是上級管理部門打電話來催促結(jié)題。隨著申報項目數(shù)量與種類不斷增加，在項目的結(jié)題與中期考核時，隨著數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜及對跟蹤分析的要求，科技部的項目管理方式也從手工分析逐漸發(fā)展到電腦無紙化辦公，智能化辦公，但是目前機械性的電腦批量處理已經(jīng)顯得不太適應(yīng)內(nèi)部項目管理的需要。因此，信息平臺的革新顯得尤為重要。

1 信息平臺的智能模式

高校內(nèi)部的項目管理平臺可以借助信息系統(tǒng)對所有項目進行業(yè)務(wù)支撐，可以將很多流程同步化與自動化，有效的節(jié)約了管理人員的時間、精力。信息平臺的日常維護模式為管理人員登陸信息平臺系統(tǒng)，發(fā)布項目申報通知、項目申報明細要求、篩選、評審、遞送、匯總結(jié)果等工作。平臺可以識別登陸者身份，學(xué)院科研秘書和項目負責人分別進入自己對應(yīng)的信息平臺門戶，通過平臺與校管理部門進行溝通并進行跟蹤管理和進度查詢。信息平臺可以根據(jù)登錄者的不同身份提供不同的輸出結(jié)果供使用者決策分析，如科研人員可以瀏覽項目的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，不同專項的處理人員可以瀏覽自己對應(yīng)負責的項目模塊，而管理部門的負責人可以總覽全校科研情況（學(xué)院分布、經(jīng)項目等）的分析數(shù)據(jù)等。信息平臺向用戶提供了大量操作簡便、功能完備的分析手段，諸如圖表分析、定量分數(shù)、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)匯總，以及支持 web系統(tǒng)、提供管理功能等。

2 內(nèi)部信息管理系統(tǒng)設(shè)計

2.1 內(nèi)部信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)功能設(shè)計

內(nèi)部管理系統(tǒng)是整個信息平臺的核心，項目的管理工作主要體現(xiàn)在內(nèi)部管理系統(tǒng)，其主要功能包括9個分模塊，分別為綜合發(fā)布信息平臺、科研評估子模塊、軍工項目管理子模塊、成果管理子模塊、經(jīng)費管理子模塊、項目管理子模塊、基本信息管理子模塊、系統(tǒng)模塊、內(nèi)務(wù)管理子模塊。

2.2 項目管理系統(tǒng)的設(shè)計

項目管理是高校科技部的日常工作核心。項目管理部分主要由橫向項目、縱向項目、項目驗收、和項目經(jīng)費幾個部分構(gòu)成。項目管理和學(xué)校師生的關(guān)系十分密切，因此在這個管理信息系統(tǒng)設(shè)計上實現(xiàn)項目管理的辦公自動化和流程規(guī)范化是十分關(guān)鍵的。

橫向項目多為高校與地方企業(yè)或單位合作開發(fā)的以經(jīng)濟效益為主要目標的項目，一般涉及多個學(xué)科的不同知識領(lǐng)域，是較為綜合的研究項目，部分理工科還涉及實驗承接等工程。橫向項目主要包括編號合同、買方市場、計劃分類、項目背景等信息。縱向項目多為國家政府機關(guān)或者地方政府機關(guān)所管理的項目，可能涉及民生、科技、社會等方方面面。縱向項目的管理主要是科研經(jīng)費、配套設(shè)施、承接單位、學(xué)科分類、項目類別、所屬部門、項目來源等信息。其中，項目經(jīng)費管理涉及的內(nèi)容比較繁雜，有但不限于負責人、付款日期、撥款單位，付款數(shù)額等信息，主要由經(jīng)費分配和項目分配兩部分組成。

在內(nèi)部信息平臺中，一般操作流程是先進行項目分配管理，通過關(guān)鍵詞的選擇進行項目查詢。財務(wù)處收到經(jīng)費到達通知以后，將選中項目添加入經(jīng)費所屬欄目。操作人員進行項目預(yù)分配，對撥款所屬明細項目進行選擇。這樣清楚明了，準確度較高。項目成果考核是項目結(jié)題的最后階段，在考核中要對貢獻和成本之間進行明細考核，包括對項目管理人員人力資本的考核，最終決定項目等級。高校科研管理內(nèi)部信息平臺應(yīng)該設(shè)置橫向項目于縱向項目到項目成果考核的通道，方便操作人員統(tǒng)一的管理。

3 結(jié)語

闡述了高校科研管理信息平臺的智能模式與系統(tǒng)設(shè)計原則。對高校科研管理信息平臺的系統(tǒng)框架、版塊設(shè)計思路提出觀點。其中，重點列舉了信息平臺內(nèi)部管理系統(tǒng)中的經(jīng)費分配、成果考核等模塊進行分析。在后續(xù)研究中，本文將結(jié)合現(xiàn)實使用情況，對高校信息平臺的設(shè)計進一步細化與優(yōu)化，提高科研人員的工作效率。

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【作者簡介】

張昊（1986-），男，江蘇鹽城人，南京市御道街南京航空航天大學(xué)科技部高技術(shù)項目管理辦公室科員，實習研究員，碩士，研究方向科技管理。

張研（1980-），江蘇南京，南京航空航天大學(xué)科技部高技術(shù)項目管理辦公室主任，助理研究員，碩士，主要從事高校科研項目管理工。

劉周成（1979-），男，湖南，南京航空航天大學(xué)科技部科技開發(fā)辦公室主任，助理研究員，博士，主要從事高校科研項目管理工作。