提升檔案管理效率的研究

【文章摘要】

在檔案管理范式既定條件下，檔案管理效率將主要由由檔案管理人員的人力資本水平、檔案管理硬件水平來決定，而檔案管理人員作為具有能動(dòng)性的資源，直接影響到檔案管理的成敗。人力資本投資是提升檔案管理人員人力資本水平的關(guān)鍵，主要手段包括正規(guī)教育投資、健康投資、遷移投資、信息投資、在職教育投資五大方面。加強(qiáng)檔案管理人員人力資本投資，有利于全面提升檔案管理效率。

【關(guān)鍵詞】

人力資本投資；教育投資；檔案管理；效率

我國(guó)檔案管理體制是建立在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的，檔案管理范式、檔案文化、檔案管理制度等都帶有濃郁的計(jì)劃色彩，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制也較為混亂，難以適應(yīng)改革開放的發(fā)展需要。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立，經(jīng)濟(jì)成功轉(zhuǎn)型，檔案管理體制改革也緊鑼密鼓的開展開來，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)變遷中把握檔案管理范式的轉(zhuǎn)型，有效推動(dòng)檔案事業(yè)的大繁榮大發(fā)展，是當(dāng)下檔案管理工作的重心。然而，我國(guó)檔案管理體制改革在處理歷史遺留問題、信息管理敏感問題等深層次問題過程中，困難重重，造成檔案管理體制改革滯緩且膚淺，各項(xiàng)工作的開展也受到了較大影響，對(duì)此，政策理論界展開了廣泛而深入的探討。

1 提升檔案管理效率的研究現(xiàn)狀

數(shù)字化背景下，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息數(shù)字技術(shù)，提升檔案管理硬件水平，不僅有利于檔案管理創(chuàng)新，對(duì)于提升檔案管理效率也大有裨益。云計(jì)算作為集網(wǎng)絡(luò)計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、信息共享的信息技術(shù)新模式，具有廣泛的應(yīng)用空間。對(duì)于數(shù)字化檔案管理建設(shè)而言，云計(jì)算已顯示出強(qiáng)大的生命力，檔案管理也迎來了信息數(shù)字化發(fā)展的春天，云計(jì)算將從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)角度降低成本、從檔案信息管理角度提升安全可靠性、從資源共享性角度滿足多元化需求，但是作為一種發(fā)展不過十年的數(shù)字信息技術(shù)，云計(jì)算更多的還是處于理念設(shè)計(jì)階段，對(duì)其科學(xué)開發(fā)和在檔案管理中的應(yīng)用還有很長(zhǎng)的一段路要走，如信息安全問題、執(zhí)行的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)問題、建設(shè)投資問題等，都是擺在當(dāng)前檔案數(shù)字化管理面前的、不能回避的難題。此外，還有學(xué)者強(qiáng)調(diào)要建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)管理流程設(shè)計(jì)、安全檢查、分類管理等制度建設(shè)，以此提升辦公室檔案管理的工作效率。

事實(shí)上，當(dāng)前檔案管理過程中存在的主要問題在于，檔案管理人員素質(zhì)不高致使檔案管理的重要性、安全性未得到相應(yīng)關(guān)注，是導(dǎo)致檔案管理效率低下的根本原因。對(duì)此，學(xué)界卻較少給予關(guān)注。科學(xué)發(fā)展觀和和諧社會(huì)建設(shè)下，如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作是一個(gè)值得深思的話題。在回答這一問題的過程中，勢(shì)必會(huì)談及到檔案管理人員的素質(zhì)提升問題、檔案管理工作的重視程度等。要在提升檔案管理工作者綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，依靠廣大員工提供相應(yīng)資源，來提升檔案管理工作水平。檔案管理效率的提升不僅依賴于檔案管理流程的改進(jìn)、基礎(chǔ)設(shè)施的完善、硬件水平的提升，還必須要求檔案管理人員不斷提升自身素質(zhì)。

綜上所言，筆者認(rèn)為在檔案管理范式既定條件下，檔案管理效率將主要由由檔案管理人員的人力資本水平、檔案管理硬件水平來決定，而檔案管理人員作為具有能動(dòng)性的資源，直接影響到檔案管理的成敗。基于此，接下來將系統(tǒng)闡述靈活運(yùn)用人力資本投資手段，提升檔案管理人員的人力資本水平。

2 加強(qiáng)檔案管理人員人力資本投資

2.1 在進(jìn)人環(huán)節(jié)注重受正規(guī)教育程度

檔案管理系統(tǒng)同樣會(huì)面臨人員的進(jìn)入與退出問題，在進(jìn)人環(huán)節(jié)注重人員的受正規(guī)教育程度尤為重要，這也是人力資本投資手段之一的正規(guī)教育投資。由于受正規(guī)教育均是在工作之前進(jìn)行，因此，這一人力資本投資手段的應(yīng)用就體現(xiàn)在進(jìn)人環(huán)節(jié)的篩選上。一般而言，應(yīng)聘人員受正規(guī)教育程度越高，越表明其人力資本水平越高。我國(guó)教育體制改革與教育事業(yè)的發(fā)展并不同步，但是教育資源的集聚效應(yīng)卻充當(dāng)了市場(chǎng)無形的手的作用，自動(dòng)調(diào)節(jié)教育市場(chǎng)的有序發(fā)展，高等教育中層次體系，“985工程”、“211工程”、“部屬高校”、省屬高校、民辦高校等級(jí)分明，不僅為教育大發(fā)展提供了思路，也為用人單位提供了便利，節(jié)省了招聘成本。但這也不一定意味著，名校的畢業(yè)生就一定由于地方院校的畢業(yè)生。因此，在進(jìn)人環(huán)節(jié)中，要全面考察應(yīng)聘人員的求學(xué)經(jīng)歷與表現(xiàn)，以崗定人、擇優(yōu)錄取。

需要補(bǔ)充說明的是，檔案管理作為一種特殊的職業(yè)，不僅要具備一定的文化素養(yǎng)，還應(yīng)考察其職業(yè)操守、個(gè)人道德等內(nèi)容，以免魚目混珠，給檔案管理工作帶來不可估量的損失。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的健康投資

健康投資作為一種基本的人力資本投資手段，直接關(guān)系到員工的身體綜合素質(zhì)。俗話說，身體是革命的本錢。面對(duì)當(dāng)今巨大的生活壓力，檔案管理員必須擁有健康的體魄、飽滿精力，才能有效完成日常繁瑣艱巨的管理工作。加強(qiáng)健康投資，應(yīng)該從健康體檢出發(fā)，強(qiáng)化員工的健康生活意識(shí)，進(jìn)一步完善職工醫(yī)療保險(xiǎn)制度、養(yǎng)老保險(xiǎn)制度等基本制度，同時(shí)，加強(qiáng)體育鍛煉，定期組織體育比賽活動(dòng)，調(diào)動(dòng)員工運(yùn)動(dòng)鍛煉的積極性。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息投資是指通過信息化建設(shè)，將各個(gè)員工的基本情況、發(fā)展愿景置于一個(gè)共同的信息服務(wù)平臺(tái)，為員工的成長(zhǎng)發(fā)展提供機(jī)會(huì)。這種機(jī)會(huì)的創(chuàng)造不僅能調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，還有利于人力資管理部門對(duì)員工實(shí)行人本管理，從而形成良好的團(tuán)隊(duì)合作氛圍，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的目標(biāo)。在這種背景下，員工之間、上下級(jí)之間可以深入交流、廣泛學(xué)習(xí)，全方位提升員工的綜合素養(yǎng)。

2.4 強(qiáng)化“干中學(xué)”，加強(qiáng)繼續(xù)再教育投資

“干中學(xué)”機(jī)制被認(rèn)為是一種提升人力資本水平行之有效的人力資本投資手段。信息化時(shí)代，知識(shí)的更新速度越來越快，這不僅加重了檔案管理的難度，也增加了檔案管理人員的工作壓力，這種壓力不僅來自自身教育程度與學(xué)習(xí)能力，還直接源自工作適應(yīng)性。學(xué)習(xí)是最好的救世良方，對(duì)于檔案管理員工來說，加強(qiáng)繼續(xù)再教育投資顯得尤為必要。這種學(xué)習(xí)機(jī)制無論是員工主動(dòng)要求充電，還是單位制度所為，單位都應(yīng)該引起重視，報(bào)銷員工合理的學(xué)習(xí)費(fèi)用，甚至應(yīng)該酌情獎(jiǎng)勵(lì)部分因?qū)W習(xí)而創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值的員工，形成一個(gè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境、自我管理上升的環(huán)境。

3 結(jié)語

在制度和技術(shù)一定的情況下，檔案管理員工人力資本水平越高，配置資源的能力就越高，越有利于全面提升檔案管理工作效率。人力資本投資雖是員工人力資本水平提升的重要手段，但是各個(gè)手段的選取與應(yīng)用還應(yīng)因人而異，決不能忽視員工的個(gè)性化、特殊性。對(duì)員工人力資本水平的評(píng)估也不能僅僅憑借學(xué)歷、健康等單一指標(biāo)，而應(yīng)構(gòu)建科學(xué)合理的綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，以此加強(qiáng)員工隊(duì)伍建設(shè)，提升員工的向心力與凝聚力。

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【作者簡(jiǎn)介】

張改霞，女，1985生，助理館員，就職陜煤集團(tuán)神木檸條塔礦業(yè)有限公司。