高校檔案安全管理體系建設

摘 要 高校檔案工作是高校發展的歷史見證，是高校教職工工作的記錄，高校學生學習生活的記錄，高校檔案的價值在于對高校建設的方方面面的指導作用。高校越來越注重檔案工作的建設，而高校檔案的安全工作也是其中重要的一部分，本文主要就高校綜合檔案的安全問題，包括實體檔案和數字化檔案的安全管理工作的必要性和重要性進行簡單論述。

關鍵詞 高校檔案 檔案安全 網絡化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

Establishment of University Archives Safety Management System

JIN Yi， WANG Chengyi， LIU Dongya

（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）

Abstract The University Archives systems are historical witness the development， which have been recoding teaching faculty works and the scholastic life of students. It is also a valuable reference of university development and establishment. Universities have been paying more attention on the establishment of archival work， meanwhile the safety of University Archive systems are one of the most important part of the works. This paper will mainly discuss on the security issues of university integrated file， which are including physical files and digital files safety management.

Key words university archives； archives security； network

高校檔案是學校在各個歷史時期建設、發展過程的歷史記錄，是學校歷史的體現和寶貴的精神財富，學校的繼續發展很多也需要歷史檔案的借鑒作為基礎。隨著高等學校的發展，檔案越來越受到大家的關注，高校檔案工作也得到了日新月異的發展。在信息化的背景下，新的檔案管理手段的應用也給檔案管理工作帶來了革命性的變化，數字化，網絡化，檔案信息載體多樣化等，為檔案管理工作和檔案服務工作創造了發展的新機遇。雖然如此，目前高校檔案工作仍存在諸多問題，其中檔案安全問題是現階段高校檔案不容忽視的一項工作，檔案具有歷史性，真實性和唯一性，一旦損毀，勢必給學校和社會造成難以挽回的重大損失，影響高校檔案工作的發展。

1 高校檔案安全工作存在諸多問題阻礙高校檔案的發展

部分高校檔案意識薄弱，規章制度的不健全，缺少組織保障。高校的領導和教職工，甚至檔案工作人員對檔案安全認識不到位，沒有制定有效的防范措施和搶救措施，疏于防范，導致許多檔案丟失，損壞，信息泄露等問題的出現。另一方面，高校檔案安全缺少制度保障，部分高校檔案沒有完整的檔案管理制度規范，甚至有些高校沒有設置專門的檔案管理部門和人員，檔案產生部門和利用部門負責保管檔案，對于檔案的安全問題更是無人負責，一旦檔案丟失造成損失更是互相推諉。

檔案實體管理在安全方面存在著流失，保管不當，損壞等問題。（1）由于檔案工作歸檔的滯后性，一些檔案形成部門不能及時將工作過程中形成的在歸檔之列的資料及時歸檔，或者因為工作方便而拒絕歸檔，造成大量檔案流失，留存在檔案形成初期的部門、單位，而檔案工作人員卻不能及時知曉，隨著時間的推移，很容易造成無檔可歸，無史可查的局面。（2）檔案借閱傳遞過程中也存在安全隱患，造成檔案損毀、丟失和泄密的安全問題主要出現在檔案的借閱過程中。借檔或閱檔人對檔案的保管不當，對于保密檔案未按照審批規章進行查閱等，都會對檔案的安全造成威脅。（3）對常規檔案收集之外，檔案的收集工作還應該注重隨時隨地的收集，比如學校重大事件的跟蹤等，現在高校檔案管理缺乏此項工作，直接造成的是學校某項重大事件后的檔案形成分布在各個部門，造成部分環節的丟失和不完整。（4）檔案保管環境和設備不符合檔案保存要求，會造成檔案文字模糊，紙張損壞，甚至蟲蛀、發霉等問題。對于歷史久遠和重要的檔案，需要專業檔案人員進行修護或者按照檔案原貌進行修補，因為這些檔案一般都具有很高的保存和利用價值，而在這方面，國內高校能夠做到這一點的也是屈指可數。

隨著信息化在高校檔案工作中的廣泛應用，由數字化、網絡化等新技術新手段帶來的安全隱患也隨之而來。數字化檔案管理在安全方面存在著信息泄露，網絡威脅，存儲介質壽命等問題。

（1）網絡化給檔案帶來的安全問題。網絡是檔案信息化的工作模式，網絡化工作必將同外界相互聯系，網絡的安全和穩定對檔案信息的傳輸造成了威脅，電子檔案的真實性在傳輸過程中如何保證真實性、有效性、和合法性成為了檔案信息安全的重點工作。

（2）數字化檔案的保管環境和條件不具備。目前高校對數字化檔案保管的環境和設備的投入不足，對于數字化檔案的存儲介質的保管缺少安全保障，數字化檔案的管理依賴于計算機和硬盤等設備，并需要時時備份和異地存儲，而現在高校檔案館幾乎都沒有這樣的配置，這樣的條件下，無法保障數字檔案的存貯安全。

（3）數字化檔案信息更容易外泄。檔案中涉及到一些需要保密的信息，在檔案信息化環境中更加容易被惡意侵占或者毀壞，檔案信息系統平臺的應用需要專業技術人員的管理和軟件、技術支持，以上條件不能滿足的情況下就會嚴重威脅檔案信息的安全。

（4）高校對檔案工作的人力和設施投入不足。高校檔案工作人員的專業技能和檔案管理能力不一，自身檔案安全責任感不強，高校檔案館沒有獨立辦公地點，和能保證檔案安全的配套設施，這些都是檔案存在重大安全隱患的所在。

2 建立健全的高校檔案規章制度，明確權責，提高檔案意識

首先要將檔案安全工作列入到學校領導直接負責制度，建立專門的檔案部門，檔案館至少設有檔案室。明確規定校長作為高校檔案管理的第一責任人，從高校分管領導到基層檔案工作者都必須高度重視檔案安全工作，強化檔案安全保護職責和社會責任。其次，嚴格執行檔案法律、法規，并制定檔案安全工作的相關規章制度，包括責任制度、安全工作制度、數字化電子檔案安全管理制度。再次，根據檔案的珍貴程度對所能想到的各種突發災害、突發事件到來時對檔案實行搶救和保護方案，制定預警措施和應急措施等。

3 高校檔案實體安全的保障

（1）根據本校的實際情況，完善歸檔門類，結合檔案利用的反饋信息，對以前的檔案歸檔范圍進行完善，聯合高校各部門針對部門工作性質對歸檔門類下的具體細節做以細化。嚴格按照歸檔范圍進行檔案收集，降低檔案滯留在各部門的現象，避免檔案形成環節的檔案遺失。

（2）注意學校重大事件的發生和事件跟蹤，有利于重大事件檔案的完整、系統的收集。學校有重大事件發生時，檔案館應該指定專人介入事件的始末，這樣有利于了解事件的全過程并有針對性的進行檔案資料的收集歸檔，避免接收檔案的被動型和部門歸檔造成的片面性，從而使重大事件的檔案歸檔系統全面。

（3）在檔案借閱規范中制定約束檔案借閱者保護檔案，對污損，丟失檔案的借閱者進行處罰，督促檔案借閱者在借閱過程中保證檔案的完整與安全。

（4）建設保障檔案管理安全的配套設施和符合標準的檔案保管庫房和辦公場所，完善安全監控和警報設施，獨立的檔案庫房和檔案辦公室，檔案庫房的溫濕度控制器，給檔案保管提供安全的環境。

4 高校信息化、電子化檔案安全的保障

（1）增加經費投入，保障數字化檔案信息安全。高校檔案事業經費投入應該予以增加，用于高校檔案信息化設備設施的配備，首先滿足對建設數字化檔案館在設備設施建設的條件和要求，第二步，需要緊跟其后進行數字化的信息庫的建立，實現計算機管理檔案，提高檔案信息采集、檢索的功能，實現館藏檔案目錄數字化，和重要檔案的全文數字化，建立聲像、照片等特殊檔案的多媒體數據庫，將檔案管理信息系統同檔案服務利用管理系統統一起來。同時實現檔案歸檔的數字化，電子檔案歸檔，網上歸檔和實體歸檔相統一。

（2）檔案的安全需要從管理人員的意識上進行提高，電子檔案管理更需要管理人員提高安全意識。因為電子檔案的管理比較傳統檔案的管理需要更多的專業知識和技術支持，電子檔案本身是無形的，又具有不穩定性和對存儲介質的依賴性，在電子檔案的歸檔以及存儲過程中還受到來自網絡漏洞的威脅，因此，電子檔案的管理人員必須嚴格執行檔案安全管理制度，樹立“安全第一”的理念。完善檔案利用安全保密利度，處理好檔案開放與信息安全的關系等。

（3）維護網絡安全，為數字化檔案管理建設安全可靠的環境。選用可靠的操作系統，并對操作系統進行安全配置。網絡服務功能中，加強用戶合法性的認證環節，嚴格限制登錄者的操作權限。

（4）保證電子檔案的真實性和有效性，必須保證電子檔案和紙質檔案的歸檔同步進行。目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也因目前技術手段難以實現檔案的原始性和真實性，解決的方法只能是電子文件與紙質文件同步歸檔。保證電子檔案真實有效性有所依據，實現電子檔案利用便利和實體檔案有效性的互補。

高校檔案工作的重要性已經在逐漸被認識，高校檔案的安全體系建設也正是檔案管理工作中重要的一環，只要高校的領導，檔案管理部門和高校各部門秉承著對高校的發展歷程，對自己工作負責的態度，高校檔案工作就會更上一層樓。完善高校檔案安全建設，是在保護學校的寶貴財富，是學校傳承歷史和文明的重任。

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