歷史悠久院系的資料室建設

摘 要 在當前高校的教學管理工作中，院系資料室的管理大部分由教務管理工作人員兼職，本文針對目前高校資料室的管理現狀，提出院系資料室改革的建議，提出要加大資料室的利用率，使其規章制度規范化、合理化，經過改革修正，使資料室能夠更好地為廣大師生提供服務，為學院的教學、科研以及學科做出貢獻，達到建立資料室的目的。

關鍵詞 資料室 改革 利用率 服務

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

Historic College Reference Room Building

WANG Caiqin[1]， ZUO Jing[2]

（[1] College of Geology and Environment， Xi'an University of Science and Technology， Xi'an， Shaanxi 710054；

[2] School of Chemical Engineering， Xi'an University of Science and Technology， Xi'an， Shaanxi 710054）

Abstract In current university teaching management， the department reference room in educational administration from the management of the majority of part-time staff， aiming at managing the current status of university libraries， department reference rooms reform proposals put forward to increase the reference room utilization， make regulations standardization， rationalization， through reform amendment to make the reference room for the majority of teachers and students to better provide services for college teaching， research and disciplines to contribute， to achieve the purpose of establishing a reference room.

Key words reference room； reform； utilization； service

1 高校資料室的現狀

目前，我國高等院校的文件保存、檔案管理系統，一般都是由圖書館、檔案館和資料室三種結構形式組成，圖書館保存著歷年來學校購買的各種圖書以及本校今年教職工發表的文章專著等等；檔案館則除了管理學校在職學生的學籍檔案之類的，還保存了學校的規章制度、報告、總結、學校的發展規劃、統計年報以及與校外交流的有關資料等；而資料室的類型又是多種多樣的。其中有以系（所）為單位建立的、受系（所）領導資料室；也有以機關單位部門管轄下的部門資料室，目前筆者所在或者說所管轄的資料室是在院系領導下的資料室，更確切的可以說是檔案保存室。

目前資料室的主要數據是近些年學校慶典或者學院發展史還有歷年文件的保存，但占更大比率的是試卷、課程設計、各類實習報告的存檔。本文就本學院資料室的建設發展情況提出改革發展目標及策略。

2 新時代對資料室的要求

目前各院系對資料室的要求不在僅僅局限于考試卷的保存、課程設計的保存以及畢業論文的保存，而是為了適應學校教育教學的改革與發展，新時代對資料室有了不同的要求。但目前資料室仍然停留在老式的管理模式當中，為了有效地提高資料室管理工作水平，使其更好地為教學與科研服務，筆者經過認真的調查研究，認為應該有一套完整的管理模式。首先，應該與圖書館建立協作機制，并進行定期交流，建立學科、科研小組，及時對學科、科研書籍進行更新，也可建立學院學科小圖書館，劃出一定資金給學院可以獨立購買書籍。其次要完善資料室崗位職責、借閱規章。經過認真地梳理，對資料室工作如采購、登記、借閱、流通和賠償等各個方面都作詳細的要求，進一步規范資料管理行為，有效地避免人為因素的影響，實現資料室管理科學化與規范化管理。①再次，為了更好的服務于教學、科研以及學科，資料室必須拓展資料管理范圍。學院將原本教學或科研秘書完成的部分資料整理交由資料室完成。教學和科研資料的整理則需要由專業人士進行系統的管理，資料室工作特點正好符合這一要求。進入資料室管理之后，需要在加強資料室與教學科研工作的密切聯系的同時，還需高度利用目前資料室已有的資料，比如先前的試卷試題，可以建立試題庫等等。利用以前學生的畢業論文，給即將畢業的學生提供資料查詢，可以有效提高學生工作效率。最后，針對學院簡單的借閱方式管理模式，可以簡單地開發出一套資料管理系統，經過調試，使各項功能運行正常。與其他同類型管理軟件相比較，該系統開發成本較低、平臺獨立性高、定位準確、功能實用，具有較強的拓展性和維護性，實現了圖書資料的信息化管理。②

3 院系資料室改革的建議

3.1 提高服務質量，加大資料室的利用率

院系資料室傳統的定位是在保存資料以備查驗的基礎上，為高校本院系師生進行教育教學改革和科學研究提供服務的信息機構，重點在于收藏與本專業教學和科研相關的文獻資料。資料室是為本院系師生提供服務的小型文獻工作機構，可以簡化為專業性質的小型圖書館，是高校圖書館工作的補充和延伸，簡言之，院系資料室具有“面向專業師生”的特點，具有專業性和專一性。因此，在圍繞為“師生”與“專業”提供服務這一主題上，學院及學校必須對資料室現有場地規模、結構以及保存模式進行調整，對規章制度進行整理并使其規范化、正規化，允許學院自主采購一些專業書籍及資料并安排專人進行借閱登記。現有的資料室服務局限于提供信息服務，但提供服務的前提是對院系整體教學體系和學院的科研任務情況有所了解。日常工作中如果資料室的使用沒有參與到教學、科研工作中，提供優質的信息服務也就成了空談。因此，資料室可以設置專人管理，并兼職諸如科研管理、學科建設之類的工作，一方面可以增加對全院的整體教學、科研情況的有所了解；另一方面，還能增加資料室與教學、科研工作的密切聯系程度，既拓展了業務范圍，又融入院系的主流工作，使資料室真正成為院系教學與科研工作的信息中心。

3.2 健全管理制度，加強人員培訓

首先，必須理順學校檔案室、校圖書館、院系資料室三者之間的關系。需要建立一套三方權責分明、配合協作的管理制度，在校屬圖書館的工作當中，使院系教師更多地參與到圖書的購置工作中去，以更好的滿足教師和學生的需求，另外可以給院系資料室一部分購置圖書的資金，充實到院系資料室的建設及管理工作中。在業務指導和人員培訓等方面給予學院大力支持。其次，建立建全資料室的各種規章管理制度，為實現資料室規范化管理提供保障和依據。同時還要明確資料室管理人員崗位職責，強化管理人員培訓工作，使其在服務意識、計算機水平、專業知識等方面都能有明顯提高，為資料室將來實現信息化管理做好準備。

3.3 突出專業優勢，豐富資源形式

院系資料室主要任務為學院的教學、科研提供服務，其收藏的內容應更顯專業化、系統化。但是目前很多高校的資料室僅僅限于用來保存和收藏歷年來學生的考試試卷、畢業設計以及課設等等。目前很多高校的都在做特色專業、專業認證等發展優勢學科的工作，院系資料室應以此為契機，收集和整與專業相關的特色資源，為教學、科研、教改與學科建設提供豐富的前沿信息。隨著電子科學信息技術的快速發展與普遍，多種載體共存是目前資料室的管理一大特點。因此，資料室應及時地對教學與科研中產生的各類資料進行收集與整理，為將來的教學、科研工作提供便捷的信息服務支撐。

3.4 優化管理模式，改革管理手段

院系資料室應建立科學規范、統一的管理模式。管理人員應對資料室的資源進行全面的清理統計，結合目前計算機技術的普及與發展，資料室應實現數字化，建立適合院系自身資料室管理特點的管理系統。同時，院系需加大投入，對現有場地布局進行科學有效的改造，對硬件設備進行更新換代。

注釋

① 萬超，宋向榮，張春樓.高校院系資料室管理改革與實踐.教育與職業，第3期（總第 751 期）.

② 趙懷忠.試論高校資料室管理體制的現狀及改革構想.渭南師專學報（社會科學版），1996（4）（總第34期）.